Aktualności Inspiracja

Czy polski przedsiębiorca radzi sobie z zarządzaniem danymi?

informatyzacja firm

Każdy odruchowo przytaknie, że informatyzacja przedsiębiorstwa to inwestycja pozwalającą na efektywniejsze zarządzanie zasobami firmy bez względu na jej wielkość. Dzięki automatyzacji procedur, procesy przebiegają szybciej, wydajniej i przede wszystkim taniej. Truizm, jednak czy przedsiębiorcy wprowadzają takie myślenie w życie?

Firma Sekwencja przeprowadziła badanie wśród blisko 250 polskich przedsiębiorstw z sektora MŚP. Są to przedsiębiorstwa, których wielkość zatrudnienia nie przekracza 249 pracowników, a obroty roczne wynoszą maksymalnie 50 mln euro. Analiza wykazała, że:

  • Tylko 6 na 10 przedsiębiorców w perspektywie 2 lat planuje unowocześnienie infrastruktury sprzętowej w firmie oraz inwestycje w oprogramowanie bądź szkolenia pracowników czy też zatrudnienie specjalistów (także w ramach outsourcingu). W przypadku 83% przedsiębiorców wydatki te z założenia nie przekroczą jednak 15 tys. zł. Najczęściej dotyczą one zakupu bądź wymiany systemu informatycznego do zarządzania przedsiębiorstwem lub poszerzenie obecnie użytkowanego o dodatkowe moduły (79,8% badanych). W ciągu następnych dwóch lat firmy planują unowocześnienie oprogramowania sprzętowego, co dotyczy ponad 77% przypadków. W parze z inwestycją w technologie, idą szkolenia i rozwój kompetencji pracowników w tej dziedzinie.

Firmy, choć małymi krokami, chcą się rozwijać na polu informatyzacji i automatyzacji procedur. Rozwiązań można szukać na własną rękę, niektórzy jednak będą potrzebowali profesjonalnej rady. Pojawia się okazja biznesowa dla firm zajmujących się wdrożeniami oraz konsultingiem informatycznym.

  • Co 7 badana firma z sektora MŚP nie posiadała własnego działu IT ani dedykowanych, zatrudnionych osób do obsługi posiadanego zaplecza informatycznego. Tylko czasami opieka nad infrastrukturą programową i sprzętową zlecana jest firmie zewnętrznej. Współpraca polega na doraźnym wsparciu w zapewnieniu prawidłowego działania sprzętu i oprogramowania oraz interwencji w przypadku awarii. To raczej firmy dynamicznie rozwijające się, które czują wyraźną potrzebę informatyzacji, nawiązują ścisłą współpracę z zewnętrzną firmą informatyczną, bądź decydują się na zbudowanie własnego działu (20,4% badanych).

Firmy tego typu są świadomym i wymagającym klientem. Dostawcy usług informatycznych muszą lepiej zgłębiać specyfikę działalności takich firm oraz wyspecjalizować się w świadczeniu usług dla konkretnych branż.

  • Blisko 7 na 10 firm sporządza kopie zapasowe danych firmowych. Backupowanie danych odbywa się automatycznie na serwerze, w ramach posiadanych systemów bazodanowych oraz z lokalnych stacji roboczych. W większości przebadanych firm dodatkowo sporządza się kopie na zewnętrznych nośnikach danych (pendrive, dyski zewnętrzne). W co drugiej firmie pracownicy mogą dowolnie przegrywać dane z komputera poprzez pendrive lub inne nośniki, często będące prywatną własnością pracowników. W co czwartej firmie natomiast pracownicy nie mają ograniczeń w zakresie instalacji oprogramowania na służbowych komputerach. A w zaledwie 32% firm przeprowadza audyty oprogramowania zainstalowanego na komputerach swoich pracowników.

Audyty tego typu chronią dane firmowe przed potencjalnym zagrożeniem z zewnątrz pochodzącym z niezaufanych aplikacji itp.

  • 20,5% firm nie zablokowała dostępu do danych osobom niepowołanym, korzystając z systemu zabezpieczenia typu firewall. Zabezpieczenie to chroni dane wewnętrzne firmy przed użytkownikami nieposiadającymi do nich uprawnień. Tym samym istnieje realne zagrożenie występowania luk bezpieczeństwa w obrębie posiadanej przez firmę infrastruktury IT. Występowanie takowych luk grozi m.in: kradzieżą istotnych danych firmowych (np. danych osobowych, wewnętrznych danych przedsiębiorstwa), co skutkować może utratą reputacji firmy i stratami finansowymi. Dużo bardziej popularną formą zabezpieczenia są systemy antywirusowe, których użytkownikami jest ponad 96%, spośród badanych firm.

Wykres 1: Popularność dostawców oprogramowania antywirusowego wśród firm sektora MŚP (źródło: Sekwencja)

https://mail-attachment.googleusercontent.com/attachment/u/0/?ui=2&ik=129f46f06b&view=att&th=13ff6852e7b4508c&attid=0.3&disp=inline&safe=1&zw&saduie=AG9B_P80vzJTt9-62X4_A56ITdjX&sadet=1374234361707&sads=fascU4Rj7cICwaWTroY1UL2v1MY

  • Co piąty przedsiębiorca korzysta z dedykowanych systemów typu CRM. Choć działalność firm ukierunkowana jest głównie na obsługę klientów, to jak wynika
    z badania, aż w 80% firm brakuje dedykowanego systemu, który usprawniłby porządkowanie i zarządzanie danymi o klientach.
  • W niektórych branżach, głównie związanych z produkcją niszowych towarów, ze względu na swoją specyfikę, wdrażane jest rozwiązanie dostosowane pod konkretne potrzeby przedsiębiorstwa. Pozostali, albo korzystają z tzw. rozwiązań pudełkowych bądź jeszcze nie zidentyfikowali u siebie takiej potrzeby. Wynika to głównie z braku aktywnej analizy i pełnego wykorzystania informacji o klientach do wyciągania wniosków będących podstawą do budowania strategii. W firmach, w których nie wdrożono profesjonalnych systemów, wykorzystywane są proste rozwiązania, które co prawda służą przechowywaniu danych, natomiast nie są one wykorzystywane do celów analitycznych. Przykładem takiego rozwiązania są klasyczne arkusze kalkulacyjne, których edycja możliwa jest tylko przez jednego użytkownika w danym czasie. Dane nie są tu automatycznie zasilane w czasie rzeczywistym np. w wyniku przeprowadzonej transakcji i wymagają ręcznego opracowania.
  • Informacje o klientach gromadzone są u 75% badanych przedsiębiorstw. Profesjonalne narzędzia informatyczne typu CRM zostały wdrożone u ponad 20% podmiotów. Niewiele ponad 34% planuje wdrożenie takiego rozwiązania. Przedsiębiorcy gromadzą dane o klientach najczęściej w postaci książki kontaktów (21%) lub w arkuszu kalkulacyjnym (29%). W co dziesiątej firmie za bazę danych
    o klientach służy system ERP, najczęściej moduł finansowo-księgowy, gdzie znajdują się dane o fakturach itp.
  • W połowie badanych firm stali klienci stanowili ponad 60%.

Wykorzystanie profesjonalnego narzędzia pozwala między innymi na ocenę atrakcyjności poszczególnych klientów i wydzielenie tych, którzy zostaną na dłużej i zapłacą więcej.

Nawiązując do zasady Pareto, 20% klientów, generuje 80% marży. Zdobycie nowego klienta jest 10-krotnie droższe od utrzymania dotychczasowego, stąd bardzo ważne jest utrzymanie kluczowych klientów. CRM pozwala odnaleźć tych nierentownych, wyliczyć odsetek sukcesów i porażek w zdobywaniu kontrahentów w podziale na pracowników. Szacuje się, że małe firmy przez brak skutecznego i umiejętnego wykorzystania strategicznych informacji o klientach tracą na tym rocznie 20% (źródło). W firmach brakuje świadomości o konieczności dokonywania analiz dla bardziej efektywnego podejmowania aktywności sprzedażowej. Obecnie użytkowane, proste rozwiązania nie przynoszą takich efektów.

  • 29,4% przedsiębiorców posiada lub wdraża system ERP (Enterprise Resource Planning). Dotychczas rozwiązania tego typu były skierowane do dużych graczy na rynku, zbyt kosztowne dla sektora MSP. Trendy w tej chwili ulegają zmianie, małe firmy stają się świadomym i wymagającym odbiorcą, dla którego producenci dostosowują rozwiązania.

  • Wdrożeniem systemu ERP w większości przypadków (72%) zajmowała się firma, która była dostawcą systemu lub jego dystrybutorem. Najczęściej wdrażane moduły dedykowane były do zarządzania gospodarką magazynową (16,5%), finansów i księgowości (17,9%) oraz sprzedaży (17%).

Autor:

Justyna Kostrzewa

Konsultant w firmie Sekwencja Sp. z o.o. Posiada kilkuletnie doświadczenie w zarządzaniu i realizacji ilościowych i jakościowych projektów badawczych, dotyczących głównie rynku medyczno-farmaceutycznego, FMCG, IT, ICT, outsourcingu i branży przemysłowej.

Fot. Flickr, by Boston Public Library na lic. CC BY-NC-ND 2.0

Komentarze