Aktualności Biznes

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Według badania ArchiDoc i Instytutu Outsourcingu 1 z systemu workflow korzysta 62 proc. średnich i
dużych firm w Polsce. Elektroniczny obieg dokumentów najczęściej jest wdrażany w działach
finansowych, HR i kancelarii. Znajduje zastosowanie także w obszarze obsługi klienta i IT.
Zmiana dokumentów papierowych na elektroniczne i automatyzacja ich obiegu to jeden z istotnych
elementów podnoszenia efektywności funkcjonowania organizacji. Usprawnienie procesów
biznesowych przekłada się na jakość obsługi klientów końcowych i relacje z kontrahentami – mówi
Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc z Grupy OEX.
Wdrożenie systemu workflow pozwala uporządkować procesy biznesowe i zorganizować je w oparciu
o zdefiniowane ścieżki obiegu danego typu spraw. Ułatwia precyzyjne monitorowanie każdego etapu
działań i raportowanie tych przeterminowanych. Dzięki temu organizacja może zdiagnozować miejsca
wymagające wprowadzenia działań naprawczych. Szybszy dostęp do danych dla wielu osób
jednocześnie usprawnia podejmowanie ważnych decyzji biznesowych. Według danych firmy
WEBCON oszczędność czasu po wdrożeniu systemu workflow sięga 60 – 85 proc. 2 , w zależności od
rodzaju obiegu. Przekłada się to na wymierne korzyści finansowe dla organizacji.
Od czego zacząć?
Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu
dokumentów powinna być poprzedzona
analizą procesów biznesowych organizacji.
Pozwoli ona zbadać sposób i czas realizacji
poszczególnych działań oraz zaplanować
sposób ich optymalizacji.

Istotne jest również zaangażowanie w proces pracowników firmy. Zrozumienie celu wdrożenia
rozwiązania i współpraca przy realizacji projektu pozwoli zmaksymalizować korzyści – dodaje Konrad
Rochalski.
Wybierając system warto wziąć pod uwagę nie tylko obecne wymagania biznesowe, ale także
uwzględnić przyszły rozwój organizacji. Rozwiązanie powinno zapewniać szerokie spektrum
funkcjonalności przy zachowaniu prostoty i szybkości działania. Wybór może dotyczyć także kwestii
związanych ze sposobem implementacji – w chmurze lub w infrastrukturze organizacji. Ważna jest
również decyzja o wyborze partnera, który wesprze firmę we wdrożeniu rozwiązania. Warto przy tym
uwzględnić długofalową współpracę, umożliwiającą wprowadzanie zmian będących efektem rozwoju
organizacji. Wówczas firma będzie w stanie skuteczniej podążać w kierunku cyfrowej transformacji
biznesu.

Komentarze