Lektury przedsiębiorcy: David Allen "Getting Things Done"

David Allen nie odkrywa Ameryki. Jego system GTD (ang. Getting Things Done) to zbiór porad i zwyczajów, które pomagają zapanować nad otaczającym nas chaosem. Zacznijmy od tego, że jeśli myślimy o więcej niż tylko kilku rzeczach naraz, to już mamy w głowie mętlik i na pewno trudno będzie nam się skupić. Allen radzi więc, aby spisać wszystko, o czym myślimy, i wraz z całą korespondencją, dokumentami i zadaniami wrzucić do „Skrzynki” (ang. Inbox). Potem po kolei wyjmować te rzeczy ze „Skrzynki” i szybko decydować, co mamy z nimi zrobić. Na tym etapie dochodzi wyższy szczebel organizacji, czyli pogrupowanie zadań w projekty oraz podział na to, co może nam się kiedyś przydać albo co warto zarchiwizować. Całą resztę należy wyrzucić. Proste, prawda? Projekty to według Allena wszystkie te zadania, które wymagają więcej niż jednego kroku. Czyli np. „zorganizowanie urodzin” to nie zadanie, a projekt. Napisanie tej recenzji może być zadaniem, ale może być też projektem, jeśli wziąć pod uwagę, że muszę znowu zajrzeć do książki, zrobić trochę notatek, napisać artykuł, wysłać do sprawdzenia itd. Allen w ogóle radzi, abyśmy rozbili wszystko na jak najmniejsze zadania, wtedy po prostu będzie nam łatwiej je zrealizować. Często, gdy stoją przed nami duże projekty, nie wiemy, od czego zacząć. Wówczas trzeba zadać sobie pytanie: „Co jest moją następną akcją? (ang. What's the next action?)”. I wybrać tylko jedno zadanie, i na nim się skupić. Po jego wykonaniu przysłowiowa śnieżna kula zacznie się toczyć i wykonywanie kolejnych zadań pójdzie już szybko. Zadania najlepiej realizować w „kontekstach”, czyli dzielić je na te, które możemy zrobić w domu, biurze, w biegu, przez telefon itd. – niezależnie od projektu, jakiego dotyczą. Moim ulubionym kontekstem jest właśnie telefon: kiedy po dobrym lunchu wykonuję kolejne telefony, siedząc wygodnie w fotelu, czuję się bardzo produktywny. Wśród wielu innych sztuczek przedstawionych przez Allena warto szczególnie zwrócić uwagę na kluczowy w jego metodyce zwyczaj „cotygodniowych przeglądów” tego, co już zrobiliśmy i co planujemy zrobić w przyszłym tygodniu. Dlaczego to tak ważne? Bo mając nawet bardzo dobrze zorganizowany system, jeśli nie będziemy go regularnie przeglądać, znowu ogarnie nas chaos. Polecam tę książkę każdemu. W obecnych czasach wszyscy musimy nauczyć się dobrych praktyk zarządzania czasem. Michał Śliwiński Patronat nad działem książek: