Aktualności Know How

Najczęstsze błędy w komunikacji mailowej

Unknown

Błędy w komunikacji mailowej bywają podwójnie dotkliwe, ponieważ nie tylko pozostawiają po sobie negatywne wrażenie, ale także psują naszą opinię na rynku pracy. Niestety często nie zdajemy sobie sprawy z popełniania tego typu potknięć – aby się ich wystrzegać, musimy je wcześniej odpowiednio zidentyfikować.

Nieadekwatny adres e-mail

Choć spora część firm korzysta z profesjonalnych skrzynek pocztowych to ich pracownikom nadal zdarza się używać prywatnych maili w kontaktach służbowych. Niestety pieszczotliwe zdrobnienia, przydomki z dzieciństwa czy zabawne nicki nie tylko źle świadczą o swoich nadawcach ale także utrudniają ich identyfikację.

Brak tematu wiadomości

Temat wiadomości jest niezwykle istotny – to on decyduje o otworzeniu danego maila. Fraza musi być krótka, ale przykuwająca uwagę, powinna także nawiązywać do relacji służbowych (w przeciwnym wypadku nasza wiadomość może wylądować w spamie). Krótkie opisanie w tytule przedmiotu e-maila pozwala odbiorcy zorientować się, czy to coś ważnego, a także pomaga w uporządkowaniu całej skrzynki.

Przywitanie i pożegnanie

Przywitanie i pożegnanie to zwroty, w które powinna być wyposażona każda wiadomość. Tymczasem nawet w służbowej komunikacji mailowej często zapominamy o ich użyciu. Bardzo ważne jest także podpisywanie się prawidłowym imieniem i nazwiskiem lub nazwą firmy.

Zwroty grzecznościowe

Zwroty grzecznościowe, których użyjemy w mailu, w dużym stopniu zależą od stopnia zażyłości z odbiorcą maila.  W przypadku partnerów biznesowych bądź potencjalnych klientów należy stosować poprawną tytulaturę. Użycie imienia odbiorcy, np. w formie „Pani Agnieszko”, warto stosować tylko w przypadku mniej formalnego rodzaju wiadomości.

Emotikony

Emotikonki, czyli popularne buzie z rozmaitymi minami, coraz częściej wkradają się do naszej biznesowej korespondencji. Posługiwanie się tego typu obrazkami w komunikacji z młodszymi klientami pozwala skracać dystans i zdobywać ich zaufanie, choć wśród starszych konsumentów takie zachowanie może budzić zakłopotanie. Przed używaniem emotikonek warto zatem sprawdzić wiek odbiorcy wiadomości i ocenić, czy taki gest nie będzie odebrany jako infantylny i nieprofesjonalny.

Błędy w komunikacji mailowej popełniamy wszyscy, choć nie wszyscy sobie je uświadamiamy. Tymczasem powielanie złych nawyków może być postrzegane jako brak profesjonalizmu, co negatywnie wpłynie na naszą opinię na rynku pracy.

 

źródło obrazka; [ internet ]

Komentarze