Porady: weź kanapki w podróż służbową

Jedziesz w podróż służbową albo wysyłasz w nią pracownika? Sprawdź jak rozliczyć koszty. Aha - do jedzenia weź kanapki, bo standardowa stawka na całodniowe wyżywienie to 23 złote. Po pierwsze - podróż służbowa musi mieć na celu zwiększenie przychodów firmy bądź ich zabezpieczenie. Warto zawczasu dobrze opisać ten cel, by później nie tłumaczyć się przed fiskusem. Nie jest ważne, czy podróż przyniesie pożądany skutek (np. nowy kontrakt), liczy się sam zamiar. Aby to udokumentować, warto zachować korespondencję dotyczącą przyczyny spotkania. Do kategorii podróży służbowej nie można zaliczyć wyjazdu na tzw. integrację. Po drugie - środek transportu może być dowolny. Samolot, pociąg, autobus, samochód a nawet motocykl lub skuter - każdy z nich można rozliczyć. Najłatwiej jest z biletami, do prywatnych aut i motocykli stosuje się kilometrówkę (52 gr/km dla auta do 900 cm³, 83 gr/km powyżej 900 cm³, 23 gr/km za motocykl i 13 gr za motorower). Po trzecie - polecenie wyjazdu służbowego najlepiej wydać na piśmie. Powinno ono zawierać dane pracownika, cel podróży, miejsce wyjazdu i miejsce docelowe, czas podróży i środki lokomocji. Każdy pracownik w umowie powinien mieć określone miejsce pracy. Podróż służbowa oznacza wyjazd poza to miejsce - np. miasto, powiat, województwo. Po czwarte - wzorem rozliczeń i stawek za diety służy budżetówka. Pracodawca z pracownikiem może zawrzeć w zasadzie dowolną umowę z dowolnymi stawkami, byle nie były niższe od "państwowych". A te akurat do podróży nie zachęcają - dobowa stawka na wyżywienie to całe 23 złote. Za te pieniądze ciężko wyżywić się nawet w więzieniu. Dobre chociaż to, że jeśli w cenie noclegu w hotelu zapewnione jest również śniadanie, to nie trzeba go specjalnie rozliczać- mamy bonus! Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę (24h od wyjazdu do powrotu), a od 8 do 12 godzin podróżującemu przysługuje połowa diety; powyżej 12 godzin - cała dieta. Za każdą pełną dobę - cała dieta, za każdą następną rozpoczętą - połowa do 8 godzin, całość od 8 godzin. Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika a także gdy pracownik przebywający w podróży trwającej co najmniej 10 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego, jeżeli zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie. W podróż służbową nie można wysłać kobiety w ciąży oraz rodziców wychowujących dzieci do lat 4 - jechać mogą, ale muszą się na to zgodzić. Po piąte - zbieraj rachunki. Sposoby na rozliczanie wydatków na dojazdy na miejscu są dwa. Albo ryczałt (20% diety, czyli 4,60 zł), albo na podstawie faktycznych wydatków. Zdecydowanie lepiej pozbierać zużyte bilety komunikacji miejskiej i faktury za taksówki, chyba, że 4,60 pokrywa akurat koszty dojazdów. Fikcją jest również rozliczanie noclegu ryczałtem - wg. "państwowych" stawek przysługuje na to 150% diety, czyli niecałe 35 zł. Za tę sumę można znaleźć miejsce na polu namiotowym. Po szóste - zaliczka. Pracownika można wysłać na jego koszt jeśli się na to zgodzi. Jeśli zażąda zaliczki na koszty podróży - trzeba mu ją dać. Pracownik musi rozliczyć wyjazd w ciągu maksymalnie 14 dni od powrotu. Wnioski: w firmie warto wprowadzić jasne zasady dotyczące podróży: stawki diet oraz pakiet usług, które można rozliczyć (np. taksówki). Raz, że będzie przejrzyście, dwa - pracownik nie będzie głodował na wyjeździe.