Aktualności

Prowadzenie firmy w mieszkaniu – jak rozliczać koszty?

Sebastian Bobrowski inFakt

Część przedsiębiorców zaczyna działalność gospodarczą w pojedynkę, prowadząc firmę w mieszkaniu. Choć wydaje się, że w takiej sytuacji koszty nie mogą być wysokie, warto pamiętać o tym, że część opłat mieszkaniowych można ująć w kosztach firmy i dzięki temu obniżyć podatek dochodowy. W tym celu należy zastosować specyficzny mechanizm rozliczania i dokumentowania wydatków.

Firma w mieszkaniu – za i przeciw

Jak wyjaśnialiśmy w poprzednim artykule, przedsiębiorca zgłasza główny adres i (opcjonalnie) dodatkowe adresy prowadzenia działalności gospodarczej we wpisie do CEIDG. Adresem firmy może być zarówno odrębne biuro, czy gabinet, jak i lokal, w którym przedsiębiorca jednocześnie mieszka.

Możliwość prowadzenia firmy w mieszkaniu dotyczy oczywiście tych przedsiębiorców, którzy mogą sobie na to pozwolić, a zatem nie potrzebują np. magazynu na towar, czy dogodnego miejsca do spotkań z klientami. Co za tym idzie, prowadzenie firmy w mieszkaniu rozważają zwykle właściciele firm, które świadczą np. usługi przez Internet (programowanie, grafika, tłumaczenia, marketing, itp.).

Do plusów prowadzenia firmy w mieszkaniu można zaliczyć:

  • niższe koszty – z wydatków firmy odpadają wynajęcie biura i dojazdy, a posiadane w mieszkaniu media i elektronika mogą służyć do celów firmowych,
  •   opłaty mieszkaniowe w kosztach firmy – wydatki na mieszkanie, które i tak są ponoszone, mogą stanowić część wydatków firmowych,
  • możliwość spędzania większej ilości czasu z rodziną.

Prowadzenie firmy w mieszkaniu ma też kilka istotnych minusów, do których zaliczają się:

  • praca w samotności i brak rozdziału pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym,
  • brak miejsca do spotkań biznesowych,
  •   brak prywatności – adres działalności wpisany do CEIDG jest ogólnie dostępny na stronie firma.gov.pl,

Opłaty związane z adresem firmy w kosztach

Wpisanie wybranego adresu prowadzenia działalności do CEIDG sprawia, że można rozliczać związane z nim wydatki. Chodzi tutaj m.in. o takie opłaty, jak:

  • czynsz dla spółdzielni,
  • opłata za wynajem dla wynajmującego,
  • media, w tym np. prąd, gaz, ogrzewanie, Internet, telefon stacjonarny.

Niewątpliwie, osobny lokal (np. biuro) sprawia, że rozliczenia są bardzo proste. Wówczas przedsiębiorca ujmuje w kosztach po prostu wszystkie wydatki, które ponosi w związku z tym lokalem, np. wynajem, Internet, prąd, ogrzewanie. Analogicznie jest, gdy korzysta z usług popularnych biur coworkingowych – wówczas do kosztów trafia faktura za korzystanie z „biurka” oraz wszelkie dodatkowe opłaty z tym związane. Natomiast sprawa jest bardziej skomplikowana, gdy przedsiębiorca jednocześnie mieszka i pracuje w danym lokalu, choć rozliczanie kosztów nadal jest możliwe.

Należy oszacować procent metrażu mieszkania wykorzystywanego do celów firmowych

Jeśli przedsiębiorca jest właścicielem lub wynajmującym dane mieszkanie, to ponosi związane z nim opłaty niezależnie od tego, czy prowadzi firmę w tym lokalu – a zatem „wrzucenie” tych opłat w koszty sprawia, że w praktyce są one mniejszym obciążeniem. Aby możliwe było rozliczenie wydatków mieszkaniowych, trzeba wskazać jaki procent metrażu mieszkania wykorzystywany jest do celów firmowych.

Wyliczenia najłatwiej jest dokonać, gdy do celów firmy przeznacza się np. jeden konkretny pokój. Wtedy nie ma wątpliwości. Gdy nie jest to możliwe, przedsiębiorca musi oszacować metraż, kierując się po prostu zdrowym rozsądkiem. Np. sklep internetowy, który wymaga przestrzeni na składowanie towaru zajmie więcej miejsca, niż działalność grafika, który do celów firmowych używa tylko biurka i komputera. Następnie należy spisać odpowiednie oświadczenie i zachować je w dokumentacji firmowej, aby przedstawić w razie kontroli.

Teraz przedsiębiorca może ujmować w kosztach część opłat wyliczoną według powyższego szacunku. Np. jeśli faktura za prąd opiewa na kwotę 100 zł netto, a do celów firmowych przedsiębiorca używa 25% mieszkania, to w kosztach zapisuje 25 zł z tego rachunku.

Dokumentowanie kosztów mieszkaniowych i rozliczanie VAT-u

Standardowo, wydatek można ująć w kosztach mając fakturę lub rachunek, na których jako nabywca figuruje przedsiębiorca. Opłaty mieszkaniowe mogą być jednak wyjątkiem od tej reguły.

Można wyróżnić dwie możliwości dokumentowania opłat mieszkaniowych:

1. Dowody wewnętrzne i potwierdzenia zapłaty

Te z opłat, na które nie ma faktur (np. czynsz dla spółdzielni), księguje się na podstawie dowodów wewnętrznych, które sporządza się biorąc pod uwagę dowody zapłaty i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku (np. umowę z wynajmującym dany lokal mówiącą o tym, kto ponosi opłaty z nim związane).

2. Faktury

Z kolei te wydatki, które są udokumentowane fakturami, księguje się na ich podstawie, przy czym także wówczas, gdy są to faktury wystawione na przedsiębiorcę, jako osobę prywatną (co jest możliwe w przypadku opłat mieszkaniowych). Ten drugi przypadek jest o tyle korzystny, że pozwala także odliczyć VAT.

Oczywiście, w obu przypadkach księguje się nie cały wydatek, a odpowiedni jego procent, obliczony według zasad opisanych powyżej. Podobnie jest z VAT-em – można odliczyć tylko tę część VAT-u, która wynika z ustalonej proporcji.

Na co zwrócić uwagę rozliczając w firmie koszty mieszkaniowe?

Skorzystanie z opisanej opcji rozliczania kosztów mieszkaniowych wymaga jednak zachowania pewnej dozy ostrożności. Można wyróżnić 3 istotne kwestie, na które przedsiębiorca-freelancer pracujący w mieszkaniu powinien zwrócić uwagę.

1. Powiązanie wydatków z przychodami

Wydatki mieszkaniowe mogą pojawić się w kosztach tylko wówczas, gdy da się udowodnić ich związek z prowadzoną działalnością. Np. łatwo udowodnić, że programista wykorzystuje w swojej działalności prąd i Internet, ale już trudniej udowodnić, że zużywa także gaz.

2. Wyższy podatek od nieruchomości

Prowadzenie działalności gospodarczej w danym lokalu może wiązać się z wyższym podatkiem od nieruchomości. Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych ustala maksymalną stawkę podatku za metr, a jej konkretną wartość precyzują władze lokalne (np. gminy). Podatek od lokalu służącego do działalności gospodarczej może być nawet 30 razy wyższy, niż dla lokali mieszkalnych. Warto jednak pamiętać, że tę wyższą stawkę podatku stosuje się nie wobec całego mieszkania, ale tylko wobec tej jego części, która jest użytkowana do celów firmowych.

3. Zgoda właściciela mieszkania

Jeżeli przedsiębiorca chce założyć firmę w mieszkaniu, które wynajmuje, musi upewnić się, że właściciel mieszkania wyraża na to zgodę. Taki zapis powinien znaleźć się w umowie. W przeciwnym razie, trzeba liczyć się z zarzutem wykorzystania lokalu niezgodnie z jego przeznaczeniem, co może wiązać się np. z natychmiastowym rozwiązaniem umowy.

sebastian-bobrowski Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.

Komentarze