Aktualności Biznes

Jak zorganizować event? 6 kroków do udanej imprezy

Szkolenie firmowe, show motoryzacyjne, konferencja czy bal dla pracowników. W zależności od rodzaju eventu, podczas jego organizacji priorytetowe stają się różne czynniki. Warto wziąć jednak pod uwagę pewne uniwersalne elementy. Jeśli wybrane miejsce spełnia poniższe kryteria, możemy być niemal pewni, że wszystko przebiegnie gładko i zgodnie z planem.

LOKALIZACJA

Organizowany event powinien odbywać się w miejscu, w które bez problemu dotrą wszyscy uczestnicy. Jeśli planujemy warsztaty motywacyjne albo imprezę świąteczną dla pracowników, dobrze, by odległość od miasta była niewielka, lecz jednocześnie, aby było to miejsce trochę odseparowane od zabieganej codzienności. W przypadku eventów, w których udział mają wziąć osoby z zagranicy, bardzo pomocna może się okazać bliskość lotniska.

PARKING

To element, o którym niestety często zapominają organizatorzy, tymczasem w ogromnym stopniu wpływa na ogólne zadowolenie gości. To część imprezy, o którą uczestnicy nie powinni się martwić w najmniejszym stopniu. Frustracja spowodowana szukaniem miejsca do pozostawienia auta może na długo pozostawić niesmak.

PRZESTRZEŃ

Wybrane miejsce powinno być dostosowane do liczby gości. Często jednak duże obiekty oferują sale o różnej wielkości, w zależności od tego, ile osób bierze udział w danym wydarzeniu. – Mamy profesjonalnie wyposażoną salę konferencyjną na 30 miejsc, ale też salę balową na 300 osób. Pośrednim rozwiązaniem jest przestronny hol, mieszczący kilkudziesięciu gości – mówi Jakub Urbaniak, właściciel Rezydencji Miętowe Wzgórza pod Warszawą, organizującej różnego rodzaju eventy. – Do dyspozycji jest również przestrzeń na zewnątrz. W ogrodzie o powierzchni ponad 1,5 ha, na pół tysiąca osób, z powodzeniem mogą się odbywać imprezy plenerowe, np. show motoryzacyjne czy gry terenowe.

ZAPLECZE TECHNICZNE

W zależności od rodzaju eventu, pod tym hasłem kryją się różne rzeczy. Organizując konferencję czy szkolenie, koniecznie trzeba sprawdzić, czy wynajmowana przez obiekt sala konferencyjna jest w pełni wyposażona. Czy dysponuje rzutnikiem i ekranem, a także – czy na miejscu dostępny jest pracownik, który pomoże zająć się kwestią podłączenia sprzętów, znalezieniem odpowiednich przejściówek itp. W przypadku dużych eventów, które odbywają się na zewnątrz, ważne jest, czy na miejsce będą mogły wjechać samochody. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy do rozłożenia jest duża ilość nagłośnienia lub innych sprzętów.

MENU

To jeden z ważniejszych aspektów organizacji eventu. Serwowane w trakcie bądź po zakończeniu wydarzenia potrawy powinny być smaczne, ale też pięknie podane. W Miętowych Wzgórzach autorem menu jest Robert Wojnarowski, uczestnik II edycji „Top Chefa”. Dba o oryginalne połączenia smaków, ale też przykłada wagę do najdrobniejszych detali w kwestii serwowania dań. Wybierając lokal na event, catering możemy oczywiście zamówić oddzielnie. Zdecydowanie wygodniej jest jednak, kiedy posiłki zapewnia obiekt.

CZAS WOLNY

To coś, na co z upragnieniem czekają nie tylko dzieci podczas szkolnej wycieczki, ale też dorośli uczestniczący w służbowych wyjazdach. Kiedy głowa jest już pełna wiedzy po intensywnym szkoleniu, dobrze się zrelaksować w miłej atmosferze. I tu istotną rolę odgrywają wszystkie dostępne w danym obiekcie lub jego pobliżu atrakcje. Rezydencja Miętowe Wzgórza posiada odkryty basen z podgrzewaną wodą, taras z wygodnymi krzesłami i hamakami oraz duży, pełen mięty ogród. Można wybrać się stąd na spacer do pobliskiego Lasu Złotopolskiego, nad rzekę Strugę bądź nieco dalej – do Twierdzy Modlin. Jeśli natomiast wieczorem planowana jest część rozrywkowa, do dyspozycji gości jest sala balowa mieszcząca nawet 300 osób lub duża przestrzeń w holu.

To tylko kilka najistotniejszych elementów, na które warto zwrócić uwagę, zabierając się za organizację eventu. Wiedza w tym zakresie zapewne przyda się w początkowym etapie realizacji przedsięwzięcia. Zdecydowanie jednak warto wybrać miejsce, które, poza wymienionymi wyżej cechami, będzie również miało doświadczoną, wykwalifikowaną kadrę. Wtedy możemy być pewni, że we wszelkich wątpliwych kwestiach otrzymamy wsparcie. Co więcej – wiele spraw organizacyjnych może zostać zdjętych z naszej głowy.

Komentarze