Jakie znaczenie ma adres siedziby firmy?

Adres prowadzenia działalności gospodarczej jest istotny nie tylko ze względów biznesowych, ale i z uwagi na możliwość rozliczania kosztów oraz miejsce dopełniania formalności. Jak wybrać optymalny adres siedziby dla swojej firmy? Przedsiębiorca może podać dowolną liczbę adresów we wniosku CEIDG-1. W pkt. 10 formularza podaje adres głównego miejsca wykonywania działalności (jest to wymagane), zaś w pkt. 11 może podać adres dodatkowego miejsca wykonywania działalności. Jeśli dodatkowych adresów jest więcej, może skorzystać z załącznika CEIDG-MW i w ten sposób podać ich dowolną liczbę. Przedsiębiorca ma także możliwość ustalenia adresu do korespondencji, innego od adresów prowadzenia działalności. Biuro, czy mieszkanie? Przedsiębiorca ma do wyboru dwie możliwości wyboru adresu siedziby: - własny lub wynajęty lokal (np. biuro), - własne lub wynajęte mieszkanie. Ustalenie siedziby pod danym adresem pozwala rozliczać wydatki związane z tym miejscem, oczywiście o ile są udokumentowane i służą prowadzeniu działalności gospodarczej. Chodzi o takie opłaty, jak telefon, łącze internetowe, prąd, gaz, woda, ogrzewanie, czynsz dla administracji, wynajem, itp. Dotyczy to zarówno głównego miejsca, jak i dodatkowych adresów przypisanych do danej firmy. Wynajęcie lub kupno osobnego lokalu w niektórych działalnościach jest zrozumiałe i konieczne (np. dla sklepów, restauracji, pubów czy gabinetów kosmetycznych), ale są firmy, które mogą z powodzeniem działać bez odrębnego adresu. Wówczas można rozważyć ustalenie adresu siedziby firmy w mieszkaniu, z czym wiążą się dodatkowe korzyści. Jak rozliczać koszty mieszkaniowe w kosztach firmowych? Jeśli dla przedsiębiorcy biurem jest miejsce, w którym jednocześnie mieszka, ma możliwość ujęcia w kosztach firmowych części wydatków mieszkaniowych, które i tak ponosi. Takie rozwiązanie może okazać się korzystne. Właściciel firmy musi oszacować jaka część mieszkania przeznaczona jest do celów działalności gospodarczej. Najłatwiej tego dokonać, gdy do działalności służy jeden wydzielony pokój. Jeśli zaś nie jest to możliwe, należy posłużyć się zdrowym rozsądkiem, aby w razie potrzeby udowodnić przed urzędnikiem zastosowany procent metrażu. Ten szacunek najlepiej zapisać na sporządzonym oświadczeniu i przekazać księgowej lub zachować w dokumentacji firmy. Następnie część wydatków odpowiadającą procentowi wykorzystania mieszkania do celów działalności można ująć po stronie kosztów. Oczywiście, znów należy zachować pod tym względem zdrowy rozsądek, gdyż nie zawsze można powiązać poniesiony koszt z uzyskanym przychodem. Np. raczej trudno jest logicznie uzasadnić powiązanie przychodu z e-biznesu ze zużyciem gazu, natomiast prąd czy internet nie wzbudzą wątpliwości urzędników. Adresy przypisane do firmy to informacja ogólnie dostępna Należy jednak pamiętać, że ustalenie siedziby firmy w mieszkaniu wiąże się z utratą prywatności.  Od dokonania wpisu do CEIDG, zarówno główny adres siedziby, jak i dodatkowe adresy, w tym adres do doręczeń, stają się informacjami jawnymi. Aby je sprawdzić wystarczy komputer z dostępem do Internetu. Na stronie ceidg.gov.pl znajduje się wyszukiwarka, która pozwala wyszukiwać wpisy do CEIDG według praktycznie dowolnych kryteriów. Np. można wyświetlić wszystkie firmy osób o danym nazwisku w danym mieście. Z adresem siedziby wiąże się miejsce rozliczania VAT-u Z adresem siedziby firmy wiąże się także urząd skarbowy, w którym przedsiębiorca powinien dokonywać formalności pod względem podatku VAT. Dokładnie chodzi o miejsce, w którym dokonywane są „czynności opodatkowane”, co oznacza, że niekoniecznie chodzi o główny adres. Innymi słowy, z podatku VAT należy rozliczać się w tym urzędzie skarbowym, któremu podlega adres wykonywania działalności gospodarczej. Dla urzędu skarbowego kluczowy jest jednak nie adres zapisany w CEIDG, ale adres podany na formularzu VAT-R, przy czym przedsiębiorca musi pamiętać, aby były one ze sobą zgodne. W razie zmiany adresu, należy złożyć aktualizacyjne formularze VAT-R i CEIDG-1, w terminie do 7 dni od daty, w której następuje zmiana. W przeciwieństwie do VAT-u, dla rozliczeń podatku dochodowego właściwy urząd skarbowy ustala się biorąc pod uwagę miejsce zamieszkania, a zatem adres siedziby nie ma znaczenia.   Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.   Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© XtravaganT)