Biznes

Nie wystarczy e-mail

© DOC RABE Media - Fotolia.com

Czym właściwie jest projekt? Istnieje wiele naukowych definicji tego zagadnienia określających jego strukturę czy złożoność, jednak najprościej wytłumaczyć ten termin poprzez „zbiór czynności, które są jednorazowe i niepowtarzalne”.

Idealnym przykładem jest coraz częściej stosowany project finance – szczególny sposób finansowania inwestycji poprzez tworzenie spółek celowych – po zakończonym procesie, spółka zostaje rozwiązana a projekt się kończy. Oczywiście, definicja projektu przekłada się także na najmniejsze zadania a zespoły mogą liczyć nawet więcej niż 2-3 osoby.

Skuteczna praca managerów, niezależnie od tego czy jest on obecnie w Dubaju czy w Nowym Jorku, opiera się nie tylko na odpowiednim zaplanowaniu zadań, ale także na optymalizacji kosztów, usprawnianiu pracy zespołu poprzez maksymalizacje efektywności i motywację ludzi. Dawno już minęły czasy, kiedy do komunikacji pomiędzy pracownikami wystarczył e-mail. Coraz większa złożoność oraz rozwój technologii sprawia, że standardowy klient poczty internetowej zostaje zastąpiony przez nowoczesne aplikacje, a oprogramowanie desktopowe przez cloud computing. Zmniejsza to koszty firmy, usuwa problem zakupu software’u i jego ciągłych aktualizacji. Zespół ma dostęp do podglądu postępu projektu z każdego miejsca, gdzie jest udostępniony Internet – nawet z poziomu smartphone’a czy tableta.

Tradycyjne metodyki zarządzania projektami, takie jak Prince2 czy PMBOK, opierają się na tworzonym harmonogramie i czynnościach jakie muszą zostać wykonane. Jednym ze sposobów prowadzenia projektów, który stale zyskuje coraz większą rzeszę zwolenników jest zbiór metodyk zwinnych, w tym Scrum. Zgodnie z nią rozwój produktu podzielony jest na mniejsze iteracje zwane sprintami, które następują kolejno po sobie. W sieci możemy znaleźć dziesiątki różnych narzędzi wspierających zarówno metodyki tradycyjne jak i zwinne.

Zdecydowanie najpopularniejszym programem, z którego korzysta wielu profesjonalnych project managerów jest Microsoft Project, jednak jest on również skuteczny przy małych i średnich projektach. Narzędzie mocno skupia się na definiowaniu szczegółowego planu przedsięwzięcia i jego późniejszej aktualizacji zgodnie z przebiegiem prac. Definitywnie jest to jedno z najbardziej rozbudowanych narzędzi dostępnych na rynku i ciężko znaleźć funkcjonalności, których nie posiada: od zarządzania portfolio projektów, ustalania terminów zadań na podstawie zadań zależnych, narzędzi do analizy ryzyka, tworzenia wykresu Ganta, przypisywania osób do zadań, aż po śledzenie procentowego stanu projektu czy dotychczas poniesionych kosztów. Czy na pewno jest idealny? Obraz perfekcyjności zdecydowanie zaburza jego skomplikowana struktura, w którą trzeba się wdrożyć oraz fakt, że program jest płatny. Z dodatkowych funkcji, dostępnych w innych aplikacjach brakuje możliwości komentowania obecnego stanu przebiegu projektu czy forum dyskusyjnego.

O alternatywach dla Microsoft Project przeczytacie w drugiej części artykułu.

Autor: Michał Smółka

Project Manager, ConQuest Consulting

Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© DOC RABE Media – Fotolia.com)

Komentarze