Know How

Firmowe czy prywatne – jakie konto wybrać do celów firmowych

Handel

Osoby planujące założenie działalności gospodarczej mogą zastanawiać się, czy istnieje obowiązek posiadania osobnego konta bankowego na potrzeby firmy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca wykorzystywał rachunek prywatny do rozliczeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Pod pewnymi względami jednak konto firmowe jest  korzystnym rozwiązaniem.

Prywatne konto może służyć do celów firmowych

W polskim prawie nie ma przepisu, który zabraniałby używania konta osobistego do celów firmowych. W związku z tym wielu przedsiębiorców, zwłaszcza prowadzących działalność na niewielką skalę, decyduje się na taki krok i podaje we wniosku CEIDG-1 prywatny numer konta. Wiążą się z tym określone konsekwencje.

Założenie konta firmowego może być korzystne

Niewątpliwie, posiadanie konta firmowego ułatwia prowadzenie księgowości, a zwłaszcza oddzielenie transakcji prywatnych od transakcji firmowych. Wówczas nie ulega wątpliwości które przelewy wychodzące i przychodzące są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ma to szczególne znaczenie wówczas, gdy przedsiębiorca otrzymuje wynagrodzenie z innych źródeł, niż działalność gospodarcza, np. z umowy o pracę. Przy okazji warto mieć na uwadze, że bez obaw można dokonywać przelewów pomiędzy kontem firmowym, a kontami prywatnymi przedsiębiorcy.

Z powyższą kwestią wiąże się istotny fakt – odrębne konto firmowe pozwala zaoszczędzić nerwów podczas kontroli skarbowej. Jeżeli przedsiębiorca posiada osobny rachunek na potrzeby firmy, urzędnicy mają wgląd wyłącznie w transakcje dotyczące tego rachunku (podanego we wpisie do CEIDG). Natomiast w przypadku, gdy konto osobiste wykorzystywane jest do celów firmowych, kontrolerzy z natury rzeczy mają wgląd zarówno w operacje firmowe, jak i prywatne.

Z założeniem konta firmowego może wiązać się jeszcze inna korzyść, która zależna jest od zasad stosowanych w danym banku. Banki oddzielają ofertę dla firm od oferty dla osób prywatnych i konto firmowe może być jedynym sposobem dla przedsiębiorcy, aby np. uzyskać kredyt na firmę lub skorzystać z innych produktów kierowanych tylko do firm.

Konto osobiste do celów firmowych, czyli mniej PIN-ów i haseł do zapamiętania

Mimo powyższych zalet kont firmowych, niektórzy (zwłaszcza najmniejsi) przedsiębiorcy nie otwierają dodatkowego rachunku bankowego i wykorzystują prywatny do celów firmowych. W takim przypadku na wyciągu z konta widnieją oczywiście transakcje każdego rodzaju i nie da się ich łatwo oddzielić. Powodem do niezakładania konta firmowego jest najczęściej po prostu wygoda – przedsiębiorcy nie chcą dokładać sobie obowiązków, związanych z koniecznością zapamiętania kolejnego PIN-u, czy haseł do bankowości internetowej. Ponadto, w większości banków założenie konta firmowego możliwe jest dopiero po złożeniu wniosku CEIDG-1, a w takiej sytuacji korzystanie z konta firmowego obliguje do zaktualizowania wpisu do CEIDG. Na to również trzeba poświęcić czas. (Są już na rynku banki, które oferują rozwiązanie tego problemu – jest to opisane poniżej.)

Oprócz tego, przy wyborze rachunku bankowego w grę mogą wchodzić wspomniane wyżej odrębne zasady produktów bankowych dla firm i osób prywatnych. Niewątpliwie konta firmowe częściej niż prywatne wiążą się z miesięcznymi opłatami za prowadzenie, czy wydanie karty i korzystanie z niej, a także z niskim oprocentowaniem zgromadzonych środków. Nie jest to regułą, ale warto się upewnić jak jest w przypadku wybranej oferty.

Koszty związane z prowadzeniem rachunku firmowego można rozliczyć

Jeśli konto firmowe wiąże się z ponoszeniem wydatków, warto pamiętać, że można je ująć w kosztach uzyskania przychodu. Chodzi zarówno o koszty jednorazowe (np. za przelewy), jak i cykliczne (np. opłata za prowadzenie konta lub korzystanie z karty). Aby rozliczyć takie wydatki, przedsiębiorca nie potrzebuje faktury – wystarczy wyciąg z konta. Wówczas za dzień poniesienia kosztu uznaje się datę sporządzenia wyciągu, bez względu na to, czy przedsiębiorca sporządza taki wyciąg samodzielnie (korzystając z bankowości internetowej), czy uzyskuje go w banku.

Numer rachunku trzeba podać podczas rejestracji firmy

Numer rachunku bankowego związany z prowadzoną działalnością gospodarczą figuruje we wpisie do CEIDG. Jeżeli przedsiębiorca posiada więcej niż jeden rachunek do celów firmowych, może zgłosić dowolną ich liczbę (służy do tego załącznik CEIDG-RB). W niektórych przypadkach jest to wygodne, np. dla osób, które prowadzą kilka rodzajów działalności i chcą oddzielić od siebie związane z nimi rozliczenia.

Konto firmowe można założyć tylko dla istniejącej firmy – co za tym idzie, osoba zakładająca firmę we wniosku CEIDG-1 musi najpierw zamieścić numer rachunku prywatnego, a po założeniu konta firmowego zaktualizować wpis. Niektóre banki rozwiązały jednak ten problem i umożliwiają uzyskanie numeru firmowego konta przed rejestracją działalności gospodarczej. W takim przypadku, konto firmowe jest aktywowane po założeniu firmy, ale aktualizacja wpisu nie jest konieczna.

A co jeśli w trakcie prowadzenia firmy przedsiębiorca zmieni bank lub otworzy kolejne konto firmowe? Wówczas w ciągu 7 dni powinien dokonać aktualizacji wpisu do CEIDG, aby  zapisane w nim dane były zgodne z prawdą.

 

Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.

Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© aspirant2)

Komentarze