Know How

Jak dobrze wyliczyć i uzasadnić budżet IT?

udzialowe-finansowanie-spolecznosciowe

W wielu polskich firmach budżety i działy IT nie rosną, rosną natomiast potrzeby i oczekiwania wobec wdrożonych systemów. W takich przypadkach szczególnego znaczenia nabiera dokładna informacja o stanie sieci i jej elementów, pozwalająca stwierdzić, co jest wystarczająco wydajne, co przeciążone, i ocenić, czy obecne zasoby wystarczą na obsłużenie nowych projektów i udoskonaleń sieci zaplanowanych na następny rok.

Chcąc odpowiednio przygotować budżet i uzasadnić wszystkie ujęte w nim koszty, szefowie IT muszą przede wszystkim stworzyć opartą na konkretnych celach strategię działania. Pomoże w tym monitoring sieci, który wskaże słabe punkty wymagające modernizacji, źródła występujących problemów, a także stopień, w jakim firmy trzecie wywiązują się z umów zawartych z przedsiębiorstwem.

Koszt, który daje oszczędność

Nieodpowiednia infrastruktura IT, słaby sprzęt, przestarzałe oprogramowanie mogą stać się źródłem wielu problemów, przestojów, spadku wydajności całej sieci oraz – tym samym – niespodziewanych kosztów, które trzeba ponieść na naprawę lub wymianę niedziałających elementów.

– Dzięki monitoringowi sieci można zidentyfikować najsłabsze elementy infrastruktury IT, wytypować te najbardziej przeciążone, wymagające wymiany lub rozbudowy. Dodatkowo administratorzy mogą sprawdzić, który sprzęt – jakiej marki czy od jakiego dostawcy – najczęściej się psuje. Dzięki takim działaniom można nie tylko poprawić działanie całej sieci, ale też zoptymalizować koszty ponoszone na utrzymanie i rozbudowę infrastruktury – tłumaczy Elżbieta Mistachowicz, wiceprezes AdRem Software, producenta systemu do monitorowania sieci komputerowych NetCrunch.

Dokładne monitorowanie zasobów sieci pozwala stwierdzić, co jest źródłem problemów, i dokonać właściwego zakupu.

– Jeden z naszych klientów miał problemy z wolno działającą siecią i wydał kilkadziesiąt tysięcy złotych na lepsze łącze, co jednak nie przyniosło poprawy. Zaczął testować NetCruncha, który szybko pokazał mu, że problemem jest niewystarczająca pamięć serwera – kosztująca ponad dziesięć razy mniej niż zakup łącza. Dołożenie pamięci natychmiast rozwiązało problem ‘zbyt wolnej sieci’ – opowiada Elżbieta Mistachowicz.

Oczywiście inwestycja w infrastrukturę IT nigdy nie odbywa się z dnia na dzień, potrzebny jest czas na analizy, zakup i wdrożenie nowych rozwiązań. Ciągłe monitorowanie i obserwacja trendów obciążenia zasobów IT pozwala uzasadnić plany budżetowe. Na przykład w ramach inwestycji w nowe oprogramowanie dlaksięgowości wymagana jest aktualizacja systemów operacyjnych na stacjach roboczych w tym dziale oraz nowe serwery dla tego oprogramowania. Rozwiązania takie jak NetCrunch pomogą szybko zweryfikować, które ze stacji roboczych mają niewystarczający sprzęt dla nowego systemu, co spowoduje, że zakupione zostaną tylko niezbędne stacje. Administrator będzie w stanie również wykazać na podstawie konkretnych danych z systemu, czy firma ma dostępny serwer do celów tej inwestycji, czy też musi w niego zainwestować lub też tak zoptymalizować zasoby, aby znaleźć wystarczającą ilość przestrzeni wśród maszyn wirtualnych.

Punkt dla administratora

Dane z systemu do monitoringu to także doskonała karta przetargowa w rozmowach o możliwościach już posiadanego sprzętu oraz stopniu jego wykorzystania. Wykresy i analizy pozwalają administratorom wykazać, że optymalnie zagospodarowali wszystkie dostępne elementy infrastruktury, a ich potrzeby są uzasadnione.

– W NetCrunch zastosowaliśmy funkcjonalność, która świetnie działa na szefów firm, którzy potrzebują wizualnych dowodów na to, że działy IT dobrze wykonują swoją pracę i mają pod kontrolą wszystkie elementy odpowiadające za sprawne i bezproblemowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. To wizualizacja stanu sieci i jej elementy, zestawienia najbardziej obciążonych urządzeń lub z kończącym się zasobem wolnej pamięci, najbardziej obciążone łącza czy użytkownicy przesyłający najwięcej danych. Jeden graficzny pulpit zbiorczy przedstawia dane o sieci w różnych przekrojach i widokach, często na kilku monitorach w tym samym czasie, ze zmieniającymi się mapami i wykresami, dzięki czemu pozwala na całościowy wgląd we wszystkie elementy składowe sieci zebrane przez system monitorujący – tłumaczy Elżbieta Mistachowicz.

Możliwość zobaczenia tego, co dzieje się w sieci firmy, pozwala lepiej zrozumieć procesy w niej zachodzące, rolę zastosowanych elementów i oprogramowania, a także wpływ niewystarczająco wydajnych narzędzi na całą infrastrukturę IT i tym samym – codzienną pracę przedsiębiorstwa.

Budżet pod kontrolą

Wykorzystując dane płynące z systemów monitoringu sieci, działy IT mogą zdefiniować swoje potrzeby, wiążąc je jednocześnie z planami modernizacji lub rozbudowy infrastruktury IT. Zdefiniowane choćby problemy z wydajnością stają się podstawą strategii działania administratorów IT, którzy zakładają zwiększenie sprawności i mocy zastosowanych elementów, co przełoży się na lepsze i produktywniejsze działanie całej firmy. Pod tak przygotowaną strategię układany jest budżet, który łatwo uzasadnić, pokazując zarządowi wykresy i konkretne dane z systemów monitorujących.

Pozytywny wpływ na budżet ma też możliwość dokładnego rozliczania firm trzecich z realizacji umów, zwłaszcza tych dotyczących dostarczania usług ciągłych (usług internetowych, VOIP, aplikacji online itp). Monitoring sieci pozwala sprawdzić, czy czas niedostępności usługi mieścił się w czasie dopuszczonym w umowie – jeśli tak nie jest, firma ma podstawy naliczyć swoim dostawcom przewidywane w takich umowach opłaty karne.

Konstruowanie budżetu IT wymaga rozwagi i doskonałego wglądu w całą infrastrukturę IT. Dopiero twarde dane i ich odpowiednia wizualizacja pozwalają na podejmowanie codziennych i długofalowych decyzji biznesowych.

AdRem Software

Komentarze