Know How

Jak i kiedy poprawnie wystawić fakturę VAT?

Sebastian Bobrowski inFakt

Podczas prowadzenia firmy faktury są zwykle na porządku dziennym, ponieważ potwierdzają zawierane transakcje. Są to zarówno faktury zakupowe, które standardowo służą do rozliczania kosztów uzyskania przychodów, jak i faktury sprzedażowe. W obu przypadkach dokumenty te wpływają na kwoty płaconych podatków, dlatego są niezwykle ważne. Podpowiadamy jak poprawnie wystawić fakturę VAT.

Faktura VAT to dokument potwierdzający sprzedaż lub wykonanie danej usługi, a co za tym idzie,  jest to podstawa do rozliczenia podatku dochodowego i VAT-u. Ponadto, na podstawie wystawionej faktury można dochodzić należności finansowych, jeśli te nie zostały zrealizowane zgodnie z jej treścią. Dla klienta to z kolei potwierdzenie zakupu – na wzór paragonów wręczanych osobom prywatnym.

Kto wystawia faktury?

Do wystawienia faktury zobligowani są tylko podatnicy VAT czynni, ale nie w przypadku każdej transakcji. Faktury muszą wystawiać wówczas, gdy nabywcą jest inna firma oraz gdy nabywcą jest osoba prywatna, która prosi o fakturę. W innych sytuacjach faktura nie jest konieczna.

Od początku 2013 roku faktury mogą wystawiać przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z  VAT, o ile złożą formularz VAT-R. Wtedy faktury mogą być stosowane równolegle i wymiennie z rachunkami. Nie ma to jednak znaczenia dla rozliczeń podatkowych firmy zwolnionej z VAT.

O czym trzeba pamiętać wystawiając fakturę VAT?

Faktura jest poprawna tylko wtedy, gdy zawiera elementy wymienione w odrębnym rozporządzeniu. Przepisy są sformułowane w taki sposób, że elementy obowiązkowe można poszerzać o dowolne inne, o ile po ich dodaniu faktura pozostaje czytelna. Do elementów niezbędnych na fakturze zaliczają się:

  • data wystawienia faktury,
  • data dostarczenia towaru lub wykonania usługi, jeśli jest inna od daty wystawienia,
  • numer faktury, który identyfikuje dokument – konieczne jest zachowanie ciągłości w numeracji,
  • dane firmy, która jest sprzedawcą wraz z numerem NIP oraz dane klienta wraz z numerem NIP (o ile nabywcą nie jest osoba prywatna – wtedy NIP nie jest konieczny),
  • nazwa towaru lub usługi, czyli przedmiot transakcji, np. telefon komórkowy, laptop, usługi motoryzacyjne (wymiana opon), usługi informatyczne (stworzenie strony www), itd.,
  • miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowa,
  • kwoty i stawki podatku VAT oraz kwota brutto.

Przedsiębiorca wystawiając fakturę VAT może zamieścić także termin zapłaty, przy czym nie jest to obligatoryjne. Dotyczy to oczywiście faktur przelewowych, a więc z odroczonym terminem płatności. Oprócz tego, na fakturze może znaleźć się sposób płatności, a także numer konta, w przypadku płatności przelewem.

Warto zwrócić uwagę, że na liście niezbędnych elementów nie ma nazwy dokumentu, która była niezbędna do końca 2012 r. Obecnie na fakturze można zamieścić oznaczenie „Faktura VAT”, ale nie ma takiej konieczności. Ponadto, warto mieć świadomość, że faktura VAT jest ważna bez podpisu zarówno wystawcy, jak i odbiorcy oraz bez pieczątki.

Kiedy wystawić fakturę?

Data wystawienia faktury jest obecnie istotna, ponieważ VAT z faktury rozlicza się w okresie przypadającym na datę wystawienia. Np. VAT z faktury wystawionej 3 października należy rozliczyć w październiku (płatność do 25 listopada) lub w IV kwartale (płatność do 25 stycznia). Kiedy zatem wystawić fakturę?

Podstawowa zasada jest następująca: fakturę trzeba wystawić do 7 dni od daty dostarczenia towaru, wykonania usługi lub uzyskania płatności. Od tej zasady jest kilka wyjątków.

1. Sprzedaż ciągła

Sprzedaż, dla której trudno określić datę sprzedaży określa się jako ciągłą. Zwykle chodzi np. o sprzedaż mediów lub wynajem. Fakturę dokumentującą sprzedaż ciągłą wystawia się do 7 dni od zakończenia miesiąca.

2. Faktura zbiorcza

Przepisy dopuszczają wystawienie faktury na szereg wybranych dostaw towarów lub wykonanych usług na rzecz jednego klienta, w ciągu jednego miesiąca. Taką fakturę wystawia się nie później, niż ostatniego dnia tego miesiąca.

3. Eksport

Fakturę dokumentującą eksport na rzecz odbiorców z Unii Europejskiej należy wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym miała miejsce transakcja.

Ważne zmiany w fakturowaniu od początku 2014 r.

Z początkiem 2014 r. zmienią się kluczowe zasady związane z podatkiem VAT, a także kilka zasad dotyczących fakturowania. Przede wszystkim inny będzie ogólny termin na rozliczenie VAT-u z faktury. VAT będzie trzeba rozliczyć w okresie przypadającym na datę sprzedaży, a nie na datę  wystawienia faktury. Z kolei prawo nabywcy do odliczenia VAT-u z faktury będzie powiązane z obowiązkiem rozliczenia VAT-u przez sprzedawcę – zazwyczaj będzie to data sprzedaży.

Zmieni się także termin na wystawienie faktury – funkcjonująca od wielu lata zasada 7 dni przestanie obowiązywać. Od początku 2014 r. maksymalnym terminem na wystawienie faktury będzie 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja (czyli tak, jak obecnie dla klientów z Unii Europejskiej). Ogólnie, od początku przyszłego roku faktura będzie miała znaczenie przede wszystkim dla rozliczenia podatków, czyli innymi słowy dla księgowości.

 

http://proseedmag.pl/wp-content/uploads/2012/11/sebastian-bobrowski.jpgAutor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.

Komentarze