Jak wprowadzić samochód prywatny do majątku firmowego?

Koszty z tytułu użytkowania samochodu w firmie obniżają zobowiązania podatkowe. Co istotne, rozliczane wydatki mogą dotyczyć zarówno samochodu firmowego, jak i prywatnego pojazdu wykorzystywanego do celów firmowych. Wprowadzenie samochodu do majątku firmowego może jednak okazać się korzystnym rozwiązaniem. Jak tego dokonać?

Wprowadzenie samochodu prywatnego do majątku firmowego ma kilka istotnych zalet. Należy do nich zaliczyć:

1. rozliczanie kosztów pojazdu bez ograniczeń wynikających z kilometrówki,

2. możliwość rozliczania amortyzacji.

Zwłaszcza pierwsza z wymienionych kwestii może być ważnym czynnikiem skłaniającym do wprowadzenia samochodu do majątku firmowego. Jest to związane z tym, że w przeciwieństwie do firmowego, samochód prywatny wykorzystywany do celów firmowych pozwala rozliczać koszty tylko do kwoty wynikającej z kilometrówki. Jest to prosta ewidencja, w której zapisuje się się przejechane kilometry i mnoży je przez określoną w przepisach stawkę, co daje maksymalną kwotę do rozliczenia w kosztach firmowych.

Natomiast minusem dotyczącym wprowadzenia samochodu do majątku firmy może być konieczność zapłaty podatku dochodowego lub VAT-u w związku ze sprzedażą. O tym decydują liczne czynniki, które zostały opisane w tym artykule.

Kiedy samochód można wprowadzić do majątku firmowego?

Samochód można wprowadzić do majątku firmowego, gdy jest to:

• własność przedsiębiorcy,

• współwłasność przedsiębiorcy,

Tutaj warto podkreślić, że samochód, którego przedsiębiorca jest współwłaścicielem jak najbardziej może zostać wprowadzony do majątku firmy. Wówczas jednak odpisy amortyzacyjne dokonywane są tylko do kwoty wynikającej z procentowego udziału przedsiębiorcy w danej własności.

Nieco inaczej wygląda sytuacja samochodów w leasingu. Taki samochód nie zapisuje się w środkach trwałych i nie amortyzuje, ale mimo tego można rozliczać jego koszty bez ograniczeń związanych z kilometrówką. Oczywiście, w momencie ewentualnego wykupu po okresie leasingu, samochód można wpisać do ewidencji środków trwałych i amortyzować.

Jak wprowadzić samochód do majątku firmowego?

Przedsiębiorca, który podjął decyzję o wprowadzeniu do firmy prywatnego samochodu spełniającego powyższe kryteria, spisuje oświadczenie, które dokumentuje tę czynność. Takie oświadczenie nie jest konieczne, gdy do majątku firmowego trafia samochód kupiony „na firmę”, tzn. na dokumencie sprzedaży figurują dane firmowe. Wówczas podstawą wprowadzenia pojazdu do firmy jest dokument nabycia, np. faktura.

Aby wprowadzić samochód do majątku przedsiębiorstwa, należy ustalić jego wartość początkową. Ta kwota jest istotna ze względu na zapisywane w kosztach odpisy amortyzacyjne. Wartość początkową ustala się na podstawie:

• wartości zakupu pojazdu na podstawie faktury, rachunku, umowy kupna-sprzedaży – o ile te dokumenty istnieją,

• na podstawie ceny rynkowej – o ile nie ma żadnych dokumentów stwierdzających wartość początkową.

Wartość początkową można zwiększyć dodatkowo o niektóre wydatki dokonane przed wprowadzeniem samochodu do majątku firmowego, np. opłata za rejestrację pojazdu, naprawy dokonane przed rejestracją, ubezpieczenie, przegląd przed rejestracją lub montaż instalacji gazowej, itp. Z ustalaniem wartości początkowej wiąże się istotny fakt. Jeżeli przedsiębiorca dysponuje dowodem zakupu samochodu, to jako wartość zakupu przyjmuje się zapłaconą kwotę, niezależnie od tego ile czasu upłynęło od nabycia. Co za tym idzie, wprowadzenie do majątku firmowego pojazdu, który od dawna jest w majątku prywatnym przedsiębiorcy, może być niezwykle opłacalne, gdyż amortyzowana kwota jest wtedy wyższa od realnej wartości pojazdu. Oczywiście, może się zdarzyć, że właściciel firmy nie posiada żadnego dokumentu potwierdzającego nabycie pojazdu. Wtedy wartość ustala się na podstawie aktualnej wartości rynkowej analogicznych pojazdów.

Wprowadziłem samochód do firmy. Co teraz?

Od daty zapisania samochodu w ewidencji środków trwałych firmy, można zacząć rozliczać koszty związane z eksploatacją tego pojazdu. Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć wydatków poniesionych przed tą datą, chyba że wchodzą w zakres jego wartości początkowej. Przedsiębiorca ma prawo zapisywać w kosztach uzyskania przychodu następujące wydatki:

• paliwo (w tym benzyna, olej napędowy, czy gaz),

• koszty serwisowe (w tym cykliczne, np. przegląd okresowy, wymiana opon),

• wydatki na części zamienne,

• koszty ubezpieczeń (zarówno obowiązkowych, jak i dobrowolnych).

Oprócz tego, przedsiębiorca zapisuje w kosztach odpisy amortyzacyjne (szczegóły zostały opisane na końcu tego tekstu). Jak natomiast wygląda możliwość odliczania VAT-u w związku z wydatkami na eksploatację samochodu? Jeżeli przedsiębiorca dysponuje fakturą dokumentującą nabycie samochodu na dane firmowe, może odliczyć wynikający z niej VAT, ale tylko 60% podatku - maksymalnie 6000 zł.  Natomiast jeśli chodzi o wydatki na eksploatację, przedsiębiorca:

• nie może odliczać VAT-u w związku z zakupem benzyny, ale w kosztach zapisuje wówczas kwoty brutto,

• może odliczać VAT w związku z wszystkimi innymi wydatkami (naprawy, części, itp.).

Na jakich zasadach rozlicza się amortyzację samochodów? Ustalona wartość początkowa jest podstawą do obliczenia amortyzacji samochodu. Ogólnie, amortyzacja to stopniowe zmniejszanie się wartości pojazdu w czasie, co w kosztach obrazuje się za pomocą odpisów amortyzacyjnych. Zazwyczaj stanowią one po prostu część kwoty wartości początkowej. Długość trwania amortyzacji, a tym samym wysokość każdego z odpisów amortyzacyjnych, określa się za pomocą stawki amortyzacji określonej w przepisach. Ma ona formę procentową – określa bowiem jaki procent wartości początkowej można rozliczyć w kosztach w danym roku podatkowym. Ujmowanie w kosztach amortyzacji samochodu rozpoczyna się od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych. Odpisów amortyzacyjnych można dokonywać na kilka  sposobów, z czego dla samochodów osobowych dwa poniższe są najczęstsze:

• stawka 20% - dla pojazdów nowych (w tej opcji co roku amortyzuje się 20% wartości początkowej – amortyzacja trwa 60 miesięcy);

• stawka przyspieszona 40% - dla pojazdów używanych przynajmniej 6 miesięcy (w tej opcji co roku amortyzuje się 40% wartości początkowej – amortyzacja trwa 30 miesięcy).

Co za tym idzie, szczególnie istotne jest prawo do stawki 40%, która zwiększa wysokość odpisów amortyzacyjnych (a tym samym zwiększa koszty uzyskania przychodu w poszczególnych okresach). Prawo do tej stawki mają przedsiębiorcy, którzy są w stanie udowodnić, że przed wprowadzeniem do majątku firmy, samochód był używany przez okres 6 miesięcy albo w majątku prywatnym przedsiębiorcy, albo przez poprzedniego właściciela. Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu. Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© Comugnero Silvana - Fotolia.com)