Know How

Jak wybrać księgowość podczas zakładania firmy

infakt-ksiegowosc

Każdy nowy przedsiębiorca musi podjąć decyzję dotyczącą sposobu prowadzenia księgowości. Może zająć się nią samodzielnie lub oddać w ręce księgowych. Warto poświęcić chwilę na uważne  porównanie obu opcji, aby szybka zmiana w zakresie księgowości nie była konieczna.

Czy każdy przedsiębiorca musi prowadzić księgowość?

Część przedsiębiorców może działać bez prowadzenia księgowości w najpowszechniejszej formie, czyli KPiR. Taka możliwość pojawia się u właścicieli firm korzystających z karty podatkowej lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Są to formy opodatkowania, które m.in. wykluczają możliwość rozliczania kosztów. Fakt, że nie bierze się ich pod uwagę wyliczając podatek dochodowy skutkuje np. tym, że stosowanie KPiR nie jest wymagane.

Warto jednak pamiętać, że nawet „kartowcy” i „ryczałtowcy” mogą być zobligowani do prowadzenia rozmaitych ewidencji, np. związanych z kasą fiskalną czy rozliczeniami podatku VAT oraz do regularnego składania deklaracji podatkowych. Ponadto, każdy właściciel firmy musi gromadzić i przechowywać dokumentację księgową.

Biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość?

Polscy przedsiębiorcy mają w praktyce dwie opcje, jeśli chodzi o wybór sposobu prowadzenia księgowości:

  1. Skorzystać z usług biura rachunkowego.
  2. Poprowadzić księgowość samodzielnie.

Poniżej opisane zostały najistotniejsze cechy obu możliwości.

1. Biuro rachunkowe

Większość przedsiębiorców decyduje się na wykupienie usługi księgowej w specjalistycznej firmie. Świadczenie takiej usługi wymaga m.in. certyfikatu Ministra Finansów i wykupionej polisy OC. Koszt księgowości waha się w zależności od zakresu oferowanych usług oraz liczby księgowanych dokumentów. Standardowa usługa sprawia, że przedsiębiorca jest wyręczany przez księgowych w takich czynnościach, jak:

  • wypełnianie i drukowanie KPiR,
  • wyliczanie kwot podatków i składanie deklaracji podatkowych,
  • sporządzanie i drukowanie rejestrów VAT,
  • kontakty z urzędem skarbowym i ZUS-em,
  • przechowywanie dokumentacji księgowej.

Oprócz tego, klient biura rachunkowego uzyskuje wsparcie merytoryczne księgowych.

Niektóre biura rachunkowe oferują jednak w standardzie dodatkowe usługi, takie jak: aktywne doradztwo (np. pomoc w optymalizacji kosztów firmowych, czy wyborze korzystnego sposobu rozliczania podatków), stały dostęp do finansów firmowych w aplikacji online, narzędzia do fakturowania, czy alternatywne sposoby dostarczania dokumentów do biura (np. w formie elektronicznej lub kurierem).

Współpraca z biurem rachunkowym z punktu widzenia przedsiębiorcy przebiega zwykle w następujący sposób:

  • przedsiębiorca wystawia faktury przychodowe oraz gromadzi faktury kosztowe w danym okresie (może to być miesiąc lub kwartał – w zależności od sposobu rozliczenia),
  • przedsiębiorca przekazuje do biura rachunkowego komplet dokumentów w umówionym terminie (np. do 5 dnia miesiąca przypadającego po rozliczanym okresie)
  • przedsiębiorca otrzymuje informacje z biura rachunkowego o wysokości składek ZUS oraz o kwotach podatków do zapłaty,
  • w dowolnym momencie, przedsiębiorca może skontaktować się z księgowymi, aby uzyskać wsparcie merytoryczne.

Korzystanie z biura rachunkowego oznacza przede wszystkim wygodę i oszczędność czasu, wiąże się jednak z wyższymi kosztami, niż w przypadku księgowości prowadzonej we własnym zakresie.

2. Samodzielna księgowość

Prowadzenie księgowości na własną rękę jest dostępne dla każdego przedsiębiorcy – nie wymaga określonego wykształcenia, czy certyfikatu. Wiąże się jednak m.in. z koniecznością poszerzenia wiedzy dotyczącej księgowości oraz samodzielnym sporządzaniem i przechowywaniem dokumentacji.

Samodzielne prowadzenie księgowości opartej na KPiR nie należy do trudnych, ale aby uniknąć błędów, najlepiej w tym celu skorzystać z dedykowanego oprogramowania, które automatycznie:

  • generuje KPiR i wylicza kwoty podatków na podstawie wprowadzonych przychodów i kosztów,
  • generuje deklaracje podatkowe i rejestry VAT,
  • podaje aktualne składki ZUS.

Korzystanie z programu do samodzielnej księgowości może sprawić, że czas poświęcony na księgowość wyniesie kilka godzin w miesiącu. Jednocześnie można liczyć na  oszczędność w porównaniu z wydatkami na obsługę przez biuro rachunkowe.

Wybrałem księgowość – jakich formalności dokonać?

Informacja o sposobie prowadzenia księgowości figuruje we wpisie do CEIDG, dlatego należy zadbać, aby była ona zgodna z prawdą. Wypełniając formularz CEIDG-1, który warunkuje założenie firmy, należy odpowiednio wypełnić:

  • pkt. 20 – podając rodzaj prowadzonej dokumentacji (w większości przypadków jest to KPiR),
  • pkt. 21 – podając nazwę i NIP podmiotu prowadzącego księgowość (w przypadku samodzielnej księgowości, to pole należy pozostawić puste),
  • pkt. 22 – podając adres przechowywania dokumentacji.

Należy także pamiętać o tym, że powyższe dane trzeba aktualizować za każdym razem, gdy zachodzi zmiana, np. przedsiębiorca przechodzi z samodzielnej księgowości na obsługę biura rachunkowego lub zmienia biuro na inne. Aktualizacji dokonuje się w terminie do 7 dni od daty w której nastąpiła zmiana (np. upłynął termin obowiązywania umowy o świadczenie usług księgowych). Do aktualizacji służy ten sam formularz, czyli CEIDG-1.

 

Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.

 

Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© pzAxe)

Komentarze