Know How

Jak zlikwidować działalność gospodarczą?

Sebastian Bobrowski inFakt

Własna firma to nie tylko sposób na wysokie zarobki i realizację własnych pomysłów, ale także sporo obowiązków, które z czasem mogą okazać się kłopotem. Na szczęście zlikwidować firmę osoby fizycznej można stosunkowo łatwo i szybko. Trzeba jednak wiedzieć, że pewne konsekwencje podatkowe czy prawne mogą być odczuwalne także po likwidacji. Warto poznać je zawczasu – przed podjęciem decyzji o likwidacji. 

Wykreślenie wpisu w CEIDG

Najprostszą formą prowadzenia firmy w Polsce jest jednoosobowa działalność gospodarcza osoby fizycznej, czyli każdego z nas. Podstawą takiej działalności jest wpis do CEIDG, który zawiera szereg informacji, w tym także datę rozpoczęcia, zawieszenia i – ewentualnie – zakończenia działalności gospodarczej. Co za tym idzie, podstawowym krokiem do likwidacji firmy jest zgłoszenie do CEIDG faktu zaprzestania działalności gospodarczej.

Dokonuje się tego za pomocą formularza CEIDG-1. W polu 01 (Rodzaj wniosku) trzeba zakreślić podpunkt 5 – „wniosek o wykreślenie wpisu w CEIDG.” Co ciekawe, „wykreślenie wpisu w CEIDG” nie oznacza usunięcia z ewidencji informacji o firmie. Dane o działalności dalej są dostępne publicznie wraz z informacją o dacie wykreślenia.

Co prawda CEIDG przekazuje informacje o zakończeniu działalności do urzędu skarbowego, ZUS-u i GUS-u, ale nie zmienia to faktu, że z likwidacją wiąże się szereg istotnych obowiązków dotyczących przede wszystkim podatków.

Obowiązki związane z likwidacją działalności dotyczą także ZUS-u, choć w przypadku firmy bez osób zatrudnionych na umowę o pracę jest to stosunkowo proste. Wówczas przedsiębiorca musi jedynie wyrejestrować się z ubezpieczeń za pomocą formularza ZUS ZWUA. Jeśli pod ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorcy podlegają inne osoby, np. rodzina, to należy je również wyrejestrować z ubezpieczenia.

Likwidacja działalności wymaga przygotowania trzech ewidencji

Przedsiębiorca rozliczający się na podstawie KPiR, będący VAT-owcem, który podjął decyzję o likwidacji działalności musi sporządzić kilka ewidencji majątku firmowego. Oczywiście, może w tym celu skorzystać z pomocy księgowych, ale i tak sam odpowiada za posiadanie tych ewidencji w dokumentacji, trzeba więc dopilnować, by zawierały co potrzeba.

Likwidacja firmy wymaga sporządzenia:

  1. Wykazu składników majątku firmy na potrzeby podatku dochodowego. Wykaz ten powinien obejmować wszystkie rzeczy i wartości niematerialne (np. licencje) rozliczone w ramach działalności (środki trwałe, składniki wyposażenia, towary handlowe, materiały itp.). Nie trzeba sporządzać spisu rozliczonych w kosztach usług. Ten wykaz stanowi podstawę zamknięcia KPiR.
  2. Spisu z natury dla celów podatku dochodowego, który również jest po prostu ewidencją (tabelką) z wykazem majątku firmowego, przy czym zawiera nieco inne informacje, niż powyższa. Spis z natury do celów PIT to wykaz towarów i materiałów handlowych pozostałych na dzień likwidacji firmy. Spis zawiera szereg informacji o każdym z nich, w tym przede wszystkim wycenę. Ta ewidencja pełni funkcję remanentu końcowego pozwalającego ustalić dochód, od którego przedsiębiorca płaci ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy i który zostaje wykazany w zeznaniu rocznym.
  3. Spisu z natury dla celów VAT obejmującego wszystkie składniki majątku firmy (środki trwałe, towary handlowe, wyposażenie, grunty itp.). Różnica pomiędzy tym spisem z natury, a powyższym jest taka, że 1) zapisujemy w nim nie tylko towary i materiały, ale także np. wyposażenie; 2) zapisane w tym spisie części majątku firmowego pozwalały na odliczenie VAT. Innymi słowy, jeśli dana rzecz nie dawała prawa do odliczenia VAT (np. zakup dokumentowany fakturą marża), to w tym spisie nie trzeba jej ujmować.

Powyższych ewidencji nie trzeba składać w urzędzie skarbowym. Sporządza się je do celów rozliczenia podatków i przechowuje w dokumentacji na wypadek ewentualnej kontroli.

Uwaga:

Od  11 maja 2013 r. zmieniły się przepisy dotyczące spisu z natury dla celów  PIT (pkt. 2 na powyższej liście). Obecnie nie należy w nim ujmować składników majątku firmowego, które nie są towarami lub materiałami (np. wyposażenia). Ponadto, od tej daty składniki ujęte w spisie można wyceniać według cen zakupu lub nabycia albo cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia.

Likwidacja działalności a VAT

Sporządzenie spisu z natury do celów VAT to nie koniec obowiązków VAT-owca kończącego swoją działalność. Na podstawie zapisów w spisie z natury należy obliczyć podatek VAT do zapłaty.

W praktyce sprowadza się to do zwrotu państwu VAT od tych zakupów wrzuconych „w koszty”, które pozwalały na jego odliczenie. Przy czym ten VAT jest oczywiście niższy niż pierwotnie odliczony, ponieważ wyliczany jest od cen rynkowych (a nie zakupu). Oczywiście, przed dokonaniem spisu z natury można także sprzedać lub zutylizować (te rzeczy, które nie mają już wartości rynkowej). Ta ostatnia czynność pozwala uniknąć konieczności zapłaty VAT.

Oprócz sporządzenia spisu z natury, w tym wyliczenia VAT do zapłaty, przedsiębiorca musi jeszcze:

  1. Zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego zaprzestanie wykonywania czynności podlegających VAT na formularzu VAT-Z.
  2. Złożyć w urzędzie skarbowym ostatnią deklarację VAT uwzględniającą podatek za bieżący okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) i podatek wynikający ze spisu z natury wraz z informacją o sporządzonym spisie. Oczywiście, z deklaracji może wynikać VAT do zwrotu. Deklarację składa się w standardowym terminie (do 25 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie).

Likwidacja firmy a podatek dochodowy

W momencie likwidacji działalności gospodarczej majątek firmowy staje się automatycznie majątkiem prywatnym przedsiębiorcy, co nie wiąże się z koniecznością zapłaty podatku dochodowego. Były przedsiębiorca może swobodnie korzystać z objętych wykazami składników majątku, np. samochodu, czy komputera. Może także przekazać je w darowiźnie.

Jednak sprzedaż składnika majątku firmowego może powodować powstanie przychodu z działalności gospodarczej – nawet jeśli jest zamknięta. Obowiązek zapłaty podatku w związku ze sprzedażą występuje, jeśli w dniu sprzedaży nie minęło 6 lat od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano likwidacji działalności.

W takiej sytuacji były przedsiębiorca powinien od uzyskanego ze sprzedaży dochodu zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy tak samo, jak robił to prowadząc działalność, a także wykazać go w rocznym zeznaniu PIT. Oznacza to, że jeśli prowadząc firmę korzystał np. z podatku liniowego, to zaliczkę związaną ze sprzedażą majątku również oblicza na zasadach podatku liniowego.

Natomiast po upływie wspomnianego okresu 6 lat majątek zamkniętej firmy można sprzedawać bez podatku dochodowego.

Gdy po likwidacji działalności powstaje przychód lub koszt

Data likwidacji działalności nie zawsze jest tożsama z datą zakończenia prowadzenia KPiR.  Jeżeli po zamknięciu firmy  na konto wpłynęły pieniądze z tytułu faktur wystawionych w trakcie jej funkcjonowania (np. od spóźnionego kontrahenta) należy zaksięgować je tak samo, jak w dotychczasowy sposób, a także zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy. Tak więc dopóki przewidywane jest osiąganie przychodów z działalności, dopóty konieczne jest  prowadzenie KPiR. Warto o tym pamiętać zwłaszcza, jeśli wraz z zamknięciem firmy przedsiębiorca kończy współpracę z biurem rachunkowym, które prowadziło dla niego rozliczenia.

A czy po likwidacji firmy można wciąż rozliczać koszty związane z zamkniętą działalnością? Niestety – nie ma już takiej możliwości. W KPiR można ująć tylko te wydatki, które zostały poniesione w trakcie prowadzenia firmy. Faktur wystawionych po zamknięciu firmy nie można już rozliczyć, nawet jeśli po zakończeniu działalności pojawiły się jeszcze spóźnione przychody.

Likwidacja firmy a kasa fiskalna

Przedsiębiorcy, którzy sprzedawali na rzecz osób prywatnych i stosowali do tego celu kasę fiskalną mają dodatkowe obowiązki.

Kończąc działalność w obecności urzędnika skarbowego należy dokonać odczytu zawartości pamięci kasy. Samo urządzenie bez pamięci fiskalnej można ująć w remanencie likwidacyjnym, sprzedać do serwisu na części lub innemu podmiotowi gospodarczemu albo zutylizować (zezłomować), sporządzając z tej czynności stosowny protokół.

Przy okazji warto wiedzieć, że jeżeli przedsiębiorca przy zakupie urządzenia skorzystał z ulgi na zakup kasy fiskalnej, a używał jej krócej niż 3 lata musi zwrócić odliczoną kwotę do urzędu skarbowego. Ta kwestia jest opisana w tym artykule.

Likwidacja firmy a kontrola podatkowa

Na koniec trzeba pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentacji – który obowiązuje zarówno w trakcie prowadzenia, jak i po zamknięciu firmy.

Urząd skarbowy ma prawo przeprowadzenia kontroli podatkowej także u przedsiębiorców, którzy zlikwidowali działalność gospodarczą. Bardzo ważne jest zatem zachowanie całej dokumentacji, w tym wydruków z KPiR, rejestrów VAT, faktur i rachunków, potwierdzeń zapłaty, itd. Obowiązek przechowywania tej dokumentacji wynosi 5 lat od końca roku, w którym dany dokument został sporządzony. Zapewne ryzyko kontroli u byłych przedsiębiorców, którzy zakończyli działalność jest większe, jeżeli wnioskowali o zwrot VAT-u.

 

http://proseedmag.pl/wp-content/uploads/2012/11/sebastian-bobrowski.jpgAutor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.

Komentarze