Know How

Kiedy faktura elektroniczna jest zgodna z prawem?

Sebastian Bobrowski inFakt

Badania pokazują, że polskie firmy wciąż stosują papierowe faktury, mimo że ich elektroniczne wersje mają sporo zalet, także dla klientów. Zmiana przepisów dotyczących fakturowania w 2013 r. może zmienić ten stan rzeczy. Oto kilka wskazówek dla firm, które chcą wprowadzić elektroniczny obieg faktur.

Oszczędność czasu, łatwiejsze przechowywanie i – co najważniejsze – niskie koszty wystawienia i przesłania dokumentu – oto zalety rezygnacji z papierowych dokumentów na rzecz e-faktur. Zamiana koperty ze znaczkiem na e-mail pozwala obniżyć koszty obsługi rachunków nawet o 80%. Tymczasem elektroniczne faktury są wciąż mało popularne wśród polskich przedsiębiorców.

Według raportu Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan, każdego roku w Polsce wystawia się ok. 1,5 mld faktur. Zaledwie 8-11% z nich to dokumenty elektroniczne, co stawia nas na jednym z ostatnich miejsc w Unii Europejskiej. Przywiązanie firm do papieru może dziwić tym bardziej, że klienci dostrzegają wady tradycyjnych faktur. Zbigniew Gajewski, zastępca dyrektora generalnego PKPP Lewiatan, w wywiadzie dla serwisu Wyborcza.biz stwierdził, że ponad 60% osób woli otrzymywać faktury w formie elektronicznej.

Niewielka popularność e-faktur wynika z rozbieżności w interpretacji przepisów. Dotychczas wiele firm wolało pozostać przy papierze, mając wątpliwości, czy dokumenty wysyłane pocztą elektroniczną są zgodne z prawem. Przywołane statystyki może jednak poprawić zmiana przepisów, dotyczących faktur elektronicznych, które weszły w życie na początku 2013 r. Na czym polegają?

Jak uzyskać zgodę klienta na e-fakturę?

Do niedawna operatorzy komórkowi zachęcali swoich klientów do wyboru e-faktur, oferując np. punkty w programach lojalnościowych. Ta praktyka wynikała z przepisów, które wymagały akceptacji klienta otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Co istotne, kupujący musiał wyrazić zgodę przed otrzymaniem pierwszej e-faktury.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (…) wyraźnie uprościło obrót e-fakturami. Zgodnie z nowymi przepisami i ich objaśnieniem wydanym przez Ministerstwo Finansów, od stycznia 2013 obowiązuje zasada domniemanej zgody, co oznacza, że fakturę można wysłać e-mailem nie prosząc wcześniej nabywcy o akceptację. Wystarczy, że klient dokona płatności, aby przedsiębiorca mógł uznać, że klient akceptuje tę formę przesyłania dokumentów. Podobnie zadziała deklaracja ustna. Przepisy nie wymagają bowiem, by firma posiadała w swojej dokumentacji potwierdzenia akceptacji  otrzymywania faktur drogą elektroniczną.

Warto pamiętać jednak, że zgoda wyrażona w ten sposób jest umową pomiędzy przedsiębiorcą a klientem. Wciąż wiele osób jest przywiązanych do otrzymywania papierowych faktur, dlatego powinny mieć możliwość wyboru tej formy przesyłania dokumentów. W przypadku, gdy składanie zamówienia odbywa się drogą elektroniczną (np. w sklepach internetowych), dobrym rozwiązaniem jest dodanie odpowiedniej opcji w panelu klienta.

Jakie warunki musi spełniać faktura elektroniczna?

Pod względem danych, jakie powinny znaleźć się na dokumencie, e-faktury nie różnią się od papierowych odpowiedników. Każda z nich powinna zawierać wszystkie elementy, wymienione w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów z 11 grudnia 2012. Są to m.in. imiona i nazwiska albo nazwy nabywcy i sprzedawcy, numery NIP obu stron transakcji, nazwa towaru lub usługi, data wystawienia, czy numer identyfikujący fakturę.

Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia:

  • autentyczności pochodzenia faktury,
  • integralności treści,
  • czytelności faktury.

Co to oznacza? O ile czytelność dokumentu jest w tym kontekście jasna, o tyle dwie kolejne cechy wzbudzają wątpliwości. Autentyczność faktury dotyczy poprawności danych kontrahentów, wymienionych w dokumencie. Podobnie jak w przypadku tradycyjnych faktur, przedsiębiorca gwarantuje, że jest uprawniony do wystawienia faktury, a dane klienta znajdujące się na dokumencie są prawdziwe. Z kolei integralność treści to gwarancja, że na dokumencie nie można dokonać żadnych zmian. Wydruk papierowy z pewnością zapewnia integralność, zaś w przypadku plików elektronicznych sprawa nie jest przesądzona.

Rozporządzenie dot. faktur elektronicznych mówi: „Faktury mogą być przesyłane (…) w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.” W praktyce najczęściej stosowane są dokumenty w formacie PDF. Zaletą tego rozwiązania jest m.in. możliwość szyfrowania danych podczas generowania pliku, dzięki czemu ingerencja w treść faktury jest utrudniona. Wydano kilka interpretacji indywidualnych, które dopuszczają stosowanie faktur w PDF-ach, w tym np.  IPPP1/443-995/11-2/AP z 2011 r. Podobne stanowisko przyjął dyrektor Izby skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej IPPP1-443-1175/10-4/EK, również z 2011 r.

Czym jest kontrola biznesowa?

Przepisy mówią o tym, że zapewnienie autentyczności i integralności faktur elektronicznych jest możliwe za pomocą:

1. Bezpiecznego podpisu elektronicznego,

2. Systemu elektronicznej wymiany danych (EDI),

3. Dowolnych kontroli biznesowych.

Dwie pierwsze możliwości są kłopotliwe i mogą prowadzić do wyboru faktur papierowych, zamiast elektronicznych. Trzecia możliwość, czyli dowolne kontrole biznesowe, to nowa opcja, która pojawiła się w przepisach wraz z początkiem 2013 r. Zmienione rozporządzenie mówi, że: „Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.” Jak taka kontrola może wyglądać w praktyce?

Przedsiębiorca, chcąc wprowadzić w swojej firmie elektroniczny obieg faktur, może opracować wewnętrzną procedurę, obejmującą poszczególne etapy transakcji – od momentu złożenia zamówienia przez klienta, do chwili wystawienia faktury i płatności. Ważne jest, aby procedury wdrożone w firmie umożliwiały powiązanie danej faktury ze sprzedanym produktem lub wyświadczoną usługą oraz płatnością.

W praktyce oznacza to, że osoba prowadząca działalność gospodarczą ma możliwość dopasowania każdej z wystawionych faktur do istniejących dokumentów handlowych. Dla dostawcy lub usługodawcy takimi dokumentami mogą być zamówienia, dowody wpłaty lub wezwania do zapłaty. Rodzaj dokumentów, użytych do kontroli biznesowych, zależy od charakteru prowadzonej działalności.

Przepisy nie precyzują jednak w jaki sposób taka procedura miałaby wyglądać oraz jak może być egzekwowana.

Jak przechowywać e-faktury?

Bezpieczna i tania archiwizacja to jedna z największych zalet faktur elektronicznych. Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać o kilku zasadach przechowywania plików z e-fakturami. Przede wszystkim elektroniczne faktury muszą zachowywać najważniejsze cechy, czyli wspomniane: autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Sposób archiwizacji musi również zapewniać łatwe odszukanie i dostęp do e-faktur w przypadku kontroli.

Dokumenty powinny być przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe. Najprostszym rozwiązaniem jest stworzenie na dysku komputera systemu folderów dla poszczególnych lat i okresów. Warto także pamiętać o właściwym nazewnictwie plików z fakturami, które pomoże zidentyfikować treść faktury.

 

Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.

Komentarze