Kiedy należy stosować kasę fiskalną?

Przed założeniem firmy należy poznać zasady stosowania kasy fiskalnej. Zdarza się bowiem, że kasę należy zakupić jeszcze przed dokonaniem pierwszej transakcji. Jest to o tyle istotne, że wraz z początkiem 2013 r. przepisy dotyczące kas fiskalnych zmieniły się i obecnie są bardziej restrykcyjne. Faktura, rachunek czy paragon – jaki dokument wręczyć nabywcy? W niektórych przypadkach przedsiębiorca musi wręczać nabywcom dokumenty potwierdzające transakcje. Firmy stosują w tym celu faktury, rachunki i paragony. 1. Fakturę należy wręczyć nabywcy, gdy:

• sprzedawca jest VAT-owcem, a nabywcą jest inna firma,
• nabywca wyrazi chęć otrzymania faktury (wówczas nie ma znaczenia, czy sprzedawca jest VAT-owcem).

Uwaga: Firmy, które korzystają ze zwolnienia z VAT mogą wystawiać rachunki lub (od początku 2013 r.) faktury. 2. Paragon fiskalny należy wręczyć nabywcy, gdy:

• sprzedawca jest zobligowany do rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej, a nabywca jest osobą prywatną.

Innymi słowy, konieczność wręczania paragonów nie dotyczy transakcji z innymi firmami. Jeżeli zaś przedsiębiorca jest zwolniony z korzystania z kasy fiskalnej, a nabywca będący osobą prywatną nie wyrazi chęci otrzymania rachunku lub faktury, to sprzedaż taką dokumentuje się jedynie w wewnętrznych ewidencjach firmy. Zwolnienia i nakazy stosowania kas fiskalnych Rozważając, czy należy nabyć i stosować kasę fiskalną, przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę  dwie kwestie:

1. co i w jaki sposób sprzedaje,
2. jak wysoki obrót roczny generuje na rzecz osób prywatnych.

Rozporządzenie dotyczące stosowania kas fiskalnych zawiera szereg rodzajów działalności, które obligatoryjnie nakazują zakup i stosowanie kasy fiskalnej. Chodzi tutaj m.in. o sprzedaż:

• gazu płynnego i paliw silnikowych,
• tytoniu i alkoholu,
• sprzętu radiowego, telewizyjnego, telekomunikacyjnego i fotograficznego,
• płyt CD i DVD, kart pamięci, w tym oprogramowania komputerowego na tych nośnikach.

W tym samym rozporządzeniu można także znaleźć listę działalności zwolnionych z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Chodzi tutaj np. o usługi związane z rolnictwem, recyklingiem, usługi pocztowe i kurierskie, usługi hotelarskie, usługi finansowe, ubezpieczeniowe i prawne, czy usługi edukacyjne. Warto zauważyć, że z początkiem 2013 r. anulowano zwolnienie dla szkół nauki jazdy. Dla firm działających w Internecie, szczególnie ważne jest zwolnienie z konieczności rejestrowania  kasą fiskalną sprzedaży wysyłkowej, o ile płatność następuje przelewem, a sprzedawca prowadzi ewidencję, według której można powiązać dane nabywcy ze szczegółami zakupu i płatnością. Limit obrotu dający prawo do zwolnienia Jeżeli dana działalność nie zalicza się do żadnej z wymienionych grup (tzn. ani nie musi stosować kasy fiskalnej, ani nie przysługuje jej zwolnienie), wówczas zastosowanie ma limit obrotu decydujący o zwolnieniu. Od początku 2013 r. w limicie dającym prawo do zwolnienia ze stosowania kasy fiskalnej zaszły istotne zmiany. Obecnie obowiązują następujące zasady:

• dla firm kontynuujących działalność kolejny rok obowiązuje limit obrotu na rzecz osób prywatnych w wysokości 20 000 zł rocznie,
• dla firm rozpoczynających działalność w danym roku, kwota limitu również wynosi 20 000 zł rocznie, ale jest obliczana proporcjonalnie w stosunku do czasu istnienia firmy.

Oznacza to, że firma korzystająca ze zwolnienia na podstawie kwoty limitu musi prowadzić ewidencję sprzedaży. Dzięki niej, wiadomo w którym momencie instalacja kasy jest konieczna, zaś w razie kontroli można przedstawić tę ewidencję, aby udowodnić prawo do zwolnienia. Czym natomiast jest wspomniane proporcjonalne wyliczanie limitu? Tę kwestię najlepiej zobrazować na przykładzie. 12 grudnia pani Janina Kowalska zakłada działalność gospodarczą celem sprzedaży ozdób choinkowych. Ponieważ do końca roku podatkowego pozostało 20 dni, limit dający jej prawo do zwolnienia na ten rok wynosi: 20 000 * 20/365 = 1095,89 zł. Z uwagi na wysoką sprzedaż w okresie przedświątecznym, Pani Janina  już 17 grudnia osiąga obrót na rzecz osób prywatnych na poziomie 1095,89 zł, co oznacza, że musi zakupić i stosować kasę fiskalną. Co za tym idzie, o proporcjonalnym obliczaniu limitu dla kasy fiskalnej warto pamiętać zwłaszcza, gdy firma zakładana jest pod koniec roku podatkowego. Zakup kasy fiskalnej może być niewielkim wydatkiem Przedsiębiorcom przysługuje ulga na zakup kasy fiskalnej. Firmy, które zaczynają ewidencjonowanie sprzedaży kasą mogą uzyskać refundację w wysokości 90% kwoty netto zakupu kasy fiskalnej (bez VAT), przy czym nie więcej niż 700 zł. Niestety, ta ulga może okazać się pozornym zyskiem. Refundację zakupu kasy należy zwrócić m.in. wówczas, gdy podatnik zamknie firmę przed upływem 3 lat od daty rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży kasą fiskalną. Zawieszenie działalności nie powoduje jednak konieczności zwrotu refundacji.   Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu. Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© apops)