Know How

Kiedy należy wystawić duplikat faktury

Sebastian Bobrowski inFakt

W praktyce prowadzenia firmy może się zdarzyć, że faktura z różnych powodów zaginie lub nie dotrze do nabywcy. Wtedy konieczne jest wystawienie duplikatu. Kto może uzyskać taki dokument i czym różni się od pierwotnej faktury?

Konieczność wystawienia duplikatu może wiązać się z rozmaitymi zdarzeniami losowymi. Chodzi tutaj np. o błąd ludzki (omyłkowe wyrzucenie faktury), zagubienie na poczcie, utratę dostępu do skrzynki e-mailowej, awarię dysku komputerowego, na którym przechowywane są faktury, czy też przypadkowe usunięcie pliku z fakturą (w przypadku e-faktur). Wówczas nabywca towaru lub usługi zwraca się do sprzedawcy z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury.

Przepisy nie precyzują, jak ma wyglądać wniosek nabywcy o uzyskanie duplikatu faktury. To oznacza, że wystarczy zwrócić się do sprzedawcy z prośbą pisemną lub ustną, by otrzymać duplikat. W sytuacji, gdy duplikat faktury również zaginie, nabywca może ponownie wnioskować do sprzedawcy o wystawienie kolejnego. Wtedy jednak powinien on zawierać nową datę wystawienia. Duplikaty wystawia się tylko na wniosek nabywcy – sprzedawca nie może wystawić duplikatu na własne potrzeby.

Jakie elementy powinien zawierać duplikat faktury?
Na podstawie faktury, posiadanej przez sprzedawcę, treść zagubionego lub zniszczonego dokumentu jest „odtwarzana”. Oznacza to, że duplikat powinien zawierać te same dane, co pierwotnie wystawiona faktura oraz dwa dodatkowe elementy: oznaczenie „duplikat” oraz datę wystawienia duplikatu.

Do końca 2012 roku duplikaty sporządzano w dwóch egzemplarzach. Oryginał trafiał do nabywcy, a kopia zostawała u sprzedawcy. Od 2013 roku nie ma jednak obowiązku wystawiania duplikatów w dwóch kopiach. Prawodawcy wyszli z założenia, że skoro tylko nabywca stracił dokument, sprzedawca wciąż posiada ważną fakturę i nie musi dodatkowo przechowywać kopii duplikatu. Dotyczy to również dokumentów w formie elektronicznej, czyli faktur VAT przesyłanych e-mailem.

Ryzyko utraty e-faktury jest znacznie mniejsze niż w przypadku wydruku wysyłanego listem, lecz również może się zdarzyć. W przypadku, gdy nabywca nie ma dostępu do pliku z fakturą elektroniczną, powinien zwrócić się do sprzedawcy z wnioskiem o duplikat, podobnie jak w przypadku dokumentu papierowego.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, każda faktura, korekta i duplikat powinny zachowywać jednolitość formy. W praktyce oznacza to, że duplikat dokumentu wystawionego na papierze musi zostać sporządzony w tej samej formie, co pierwotny dokument. Dla e-faktur duplikaty powinny być wystawione jako pliki elektroniczne i ponownie przesłane pocztą elektroniczną z zachowaniem tych samych zasad, co w przypadku wersji papierowej (m.in. oznaczenie „duplikat”). Analogicznie, faktura wysłana pocztą tradycyjną wymaga duplikatu również w wersji papierowej.

Wyjątek stanowią sytuacje, kiedy przesłanie dokumentu elektronicznego jest niemożliwe, bo np. nabywca cofnął zgodę na otrzymywanie faktur tą drogą. Wtedy sprzedawca może wystawić duplikat na papierze, zaznaczając w adnotacji, że dokument dotyczy faktury wystawionej pierwotnie w formie elektronicznej.

Co zrobić, gdy nie można uzyskać duplikatu faktury?
Duplikat faktury ma tę samą moc prawną, co faktura pierwotna i w ten sam sposób dokumentuje zdarzenie gospodarcze. Co za tym idzie, duplikat faktury może służy nabywcy jako potwierdzenie kosztu oraz prawa do obniżenia VAT-u. Sprzedawca, będący podatnikiem VAT, ma obowiązek wystawiania faktur, a co za tym idzie – ich duplikatów. Nie może odmówić nabywcy wystawienia duplikatu. Kodeks karny skarbowy mówi, że taka odmowa jest wykroczeniem lub przestępstwem skarbowym.

Może się jednak zdarzyć, że otrzymanie duplikatu jest utrudnione z innych powodów. Przykładowo, sprzedawca towaru lub usługi zakończył prowadzenie działalności. W tej sytuacji nabywca powinien zgromadzić wszystkie dowody, wskazujące na to, że starał się uzyskać duplikat faktury. Posłużą one jako argumenty dla urzędu skarbowego przemawiające za tym, że podatnik ma prawo do obniżenia podatku. Jednak tego typu przypadki są rozpatrywane indywidualnie i nie ma pewności, że fiskus uzna rację nabywcy.

Jak zaksięgować duplikat faktury?
Po stronie sprzedawcy towaru lub usługi sprawa rozliczeń związanych z duplikatem jest prosta. Odkąd zniknął obowiązek przechowywania kopii wystawionego duplikatu, sprzedawca dokonuje rozliczeń na podstawie pierwotnej faktury, którą posiada. Wystawienie duplikatu nie powoduje zatem zmian w księgowaniu, ponieważ faktura została już zaksięgowana pod określoną datą.

W przypadku, gdy to sprzedawca, a nie nabywca, zagubił fakturę, nie wystawia się duplikatu. Należy sporządzić notę, która wyjaśnia brak dokumentu i zachować ją w dokumentacji firmy. Zaginione faktury rozlicza się uwzględniając termin ich wystawienia. Nie można zrobić tego później, ponieważ dochodzi do zaniżenia zobowiązania podatkowego.

Co w przypadku nabywcy, który otrzymuje duplikat? Jeżeli duplikat faktury dotyczy transakcji już rozliczonej w którymś z minionych okresów rozliczeniowych, nie dokonuje się żadnych czynności. Duplikat po prostu przechowuje się zamiast pierwotnej faktury. Jeśli zaś duplikat dotyczy transakcji, która nie została jeszcze rozliczona, możliwości obniżenia podatków są analogiczne do każdej faktury.

Pod względem podatku dochodowego sprawa jest stosunkowo prosta. Koszty rozlicza się w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. A zatem kwotę z duplikatu, która nie była wcześniej ujęta w kosztach, można ująć w kosztach w bieżącym okresie, o ile wydatek dotyczy bieżącego roku podatkowego. Jeśli zaś dotyczy roku podatkowego, który został już rozliczony zeznaniem rocznym, podatek dochodowy nadal można obniżyć, ale wymaga to korekty zeznania. Nieco inaczej jest natomiast w przypadku VAT-u. Otóż według ogólnej zasady, nabywca, który otrzymał duplikat faktury może obniżyć VAT do zapłaty w okresie przypadającym na otrzymanie duplikatu lub w dwóch kolejnych okresach. Wyjątek stanowią m.in. faktury za media, które pozwalają rozliczyć VAT w okresie, w którym przypada termin płatności (lub w dwóch kolejnych okresach).

Przykładowo, właściciel firmy nie otrzymał faktury wystawionej w czerwcu 2013 r., mimo że transakcja doszła do skutku. W związku z tym przed końcem lipca 2013 r. otrzymuje duplikat. Jeśli rozlicza VAT miesięcznie, może ująć ten duplikat w rejestrze VAT w lipcu, sierpniu lub wrześniu 2013 roku. Jeśli zaś rozlicza VAT kwartalnie, duplikat otrzymany w lipcu może rozliczyć w III lub IV kwartale 2013 roku, a także w I kwartale 2014 roku.

 

http://proseedmag.pl/wp-content/uploads/2012/11/sebastian-bobrowski.jpgAutor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.

Komentarze