Korespondencja z urzędu skarbowego - jak prawidłowo odbierać i jak odpowiadać?

Można trafić na opinie według których w kontaktach z urzędem skarbowym należy zachować bierną postawę i zbytnio się nie wychylać, aby nie pogorszyć swojej sytuacji. Nic bardziej mylnego, prawo do czynnego udziału podatnika w postępowaniu podatkowym to jedna z podstawowych zasad i warto wiedzieć jak z niej korzystać. Ważna dla przedsiębiorców jest przede wszystkim umiejętność odbierania i odpowiadania na korespondencję z urzędu skarbowego. Organy podatkowe mogą kontaktować się z przedsiębiorcą za pośrednictwem poczty lub przez upoważnionych do tego urzędników. Najczęściej jednak urzędy posługują się formą listowną. Takie czynności, jak wszczęcie postępowania podatkowego, wydanie decyzji podatkowej, wezwanie do zapoznania się z materiałem dowodowym muszą być dokonane na piśmie i prawidłowo doręczone podatnikowi. Przedsiębiorca może również otrzymywać korespondencję z fiskusa drogą e-mailową. O wyborze takiej formy należy poinformować urząd podając przy tym aktualny adres skrzynki elektronicznej. Doręczenie pisma w drodze e-mailowej jest uznane za skuteczne, gdy w ciągu 2 dni od wysłania urząd otrzyma potwierdzenie odbioru. Jakie są skutki odebrania listu z urzędu skarbowego? Prawidłowe doręczenie (czyli chwila dotarcia do adresata) listu z urzędu skarbowego jest niezwykle ważne dla prowadzonych czynności urzędowych, gdyż odbiór listu może być równoznaczny z wszczęciem postępowania podatkowego. Ponadto, od daty doręczenia liczone są terminy wniesienia odwołania, czy zażalenia przez podatnika na dostarczoną decyzję lub postanowienie. Na przykład na odwołanie się od decyzji urzędu skarbowego podatnik ma 14 dni, a na złożenie zażalenia na postanowienie 7 dni od otrzymania korespondencji. Można więc sądzić, że nieodebranie listu od fiskusa to dobry pomysł. Niestety, tak nie jest. Trzeba mieć świadomość, że ignorowanie korespondencji urzędowej czy odmowa przyjęcia listu nie sprawią, że urząd skarbowy odpuści i zakończy prowadzone czynności. Takie postępowanie z pewnością jedynie pogorszy sytuację podatnika. Gdy listonosz puka do drzwi… Osobom prowadzącym działalność gospodarczą listy urzędowe dostarczane są do siedziby firmy lub miejsca prowadzenia działalności (w zależności który adres został wskazany w urzędzie). Gdy listonosz ma dla przedsiębiorcy list od organu podatkowego, możliwe są następujące scenariusze:

• Odbiór korespondencji przez przedsiębiorcę za pokwitowaniem (list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Z chwilą odbioru list uważa się za skutecznie doręczony.
• Nieobecność przedsiębiorcy skutkująca pozostawieniem awiza z informacją o możliwości odbioru listu na poczcie w określonym terminie.
• Nieodebranie przesyłki z urzędu pocztowego skutkujące ponowną wizytą listonosza (po 7 dniach). Gdy adresata znowu nie ma urzędnik pocztowy pozostawia kolejne awizo.
• Gdy upłynęło w sumie 14 dni, a przedsiębiorca dwa razy otrzymał awizo i mimo tego nie podjął przesyłki, zostaje ona zwrócona do urzędu skarbowego. Uznaje on taką przesyłkę za dostarczoną w trybie zastępczym i od tej pory wywołuje ona wszelkie skutki prawne.
• Jawna odmowa odbioru listu odnotowana przez listonosza. Wówczas przesyłka wraca do urzędu z informacją o odmowie jej przyjęcia przez przedsiębiorcę i datą odmowy, a pismo uznaje się za doręczone w dniu odmowy.

UWAGA! Przedsiębiorca, który nie odebrał listu z urzędu skarbowego, a został on uznany za prawidłowo doręczony, pozbawia się możliwości uczestniczenia w postępowaniu podatkowym oraz dochodzenia swoich praw. Może on ponieść skutki decyzji podatkowej, nawet jeżeli jest ona wadliwa, czy wydana bezprawnie. O czym warto pamiętać? Przedsiębiorca, który często pracuje poza siedzibą firmy lub wyjeżdża służbowo powinien ustanowić pełnomocnika do doręczeń, czyli osobę, która odbierze za niego korespondencję urzędową. Ustanowienie pełnomocnika jest dobrowolne z wyjątkiem sytuacji, gdy przedsiębiorca wyjeżdża za granicę na okres co najmniej 2 miesięcy – wówczas powołanie przedstawiciela staje się obowiązkowe. Pełnomocnictwo należy sporządzić na piśmie i dostarczyć do urzędu skarbowego (opłata skarbowa wynosi 17 zł). Takie upoważnienie powinno zawierać:

• dane przedsiębiorcy (nazwa firmy, adres siedziby, NIP) oraz datę sporządzenia,
• dane i adres pełnomocnika, na który ma być kierowana korespondencja,
• oznaczenie organu podatkowego,
• podpis przedsiębiorcy ustanawiającego pełnomocnictwo.

Przedsiębiorca, który zmienił siedzibę firmy lub miejsce wykonywania działalności musi pamiętać o zgłoszeniu nowego adresu do CEIDG, a niekiedy także do urzędu skarbowego (w przypadku VAT-owców, o ile nowy adres podlega pod inny urząd skarbowy). Jeżeli tego nie zrobił i nie otrzymał korespondencji z urzędu wysłanej na stary adres, to listy trafiają do akt sprawy tak, jakby były doręczone. Tak więc to po stronie podatnika leży obowiązek zadbania, aby nie został on pozbawiony możliwości uczestnictwa w sprawie. PRZYKŁAD W wyniku kontroli podatkowej przeprowadzonej u przedsiębiorcy wydano decyzję ustalającą zaległy VAT do zapłaty. Decyzja została wysłana na adres zgłoszony do urzędu skarbowego jako siedziba firmy. Jednak adres firmy okazał się nieaktualny, (firma zmieniła siedzibę) a przedsiębiorca nie powiadomił urzędu o zmianie. Przedsiębiorca dowiedział się o wydanej decyzji i zaległości podatkowej dopiero, gdy odkrył zajęcie na rachunku bankowym. Po fakcie okazało się, że decyzja dotyczyła przedawnionego zobowiązania i wniesienie odwołania w terminie mogło uchronić przedsiębiorcę przed koniecznością zapłaty VAT. Odzyskanie kwoty może już być jednak bardzo trudne. Jak odpowiadać na pismo z urzędu skarbowego? Pisma od fiskusa mogą zawierać różne informacje lub wezwania, np.:

• wezwanie do złożenia wyjaśnień,
• postanowienie o wszczęciu postępowania podatkowego,
• decyzję korygującą kwotę podatku do zwrotu lub zapłaty.

Oczywiście, przed nimi można się bronić przesyłając urzędnikom własne odpowiedzi. Mogą one przybierać różne formy (wyjaśnień, wniosku, odwołania , zażalenia itp.), zależnie od celu, który podatnik chce osiągnąć. Różny może być czas na dostarczenie takich odpowiedzi. Niezależnie od rodzaju pisma kierowanego do urzędu, przepisy Ordynacji podatkowej określają minimalne wymogi dotyczące sposobu doręczenia oraz treści korespondencji z fiskusem. I tak pisma podatnika mogą być wnoszone w formie „papierowej”, e-mailem (za pomocą środków komunikacji elektronicznej) przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub ustnie do protokołu. Pismo musi zawierać co najmniej:

• żądanie podatnika,
• wskazanie osoby, od której pismo pochodzi, a w przypadku przedsiębiorcy siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności.

W sytuacji, gdy dane pismo nie spełnia obowiązujących wymogów formalnych, organ podatkowy wzywa wnoszącego podanie do usunięcia braków w terminie 7 dni. Niezastosowanie się do tego wezwania powoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. W bardziej skomplikowanych przypadkach warto rozważyć skonsultowanie treści pisma z księgowym, doradcą podatkowym lub prawnikiem, zwiększa to szanse skutecznej obrony w postępowaniu podatkowym.   Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.   Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© Lucian Milasan)