Koszty firmowe, czyli sposób na obniżenie podatku dochodowego

Możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodu to jedna z podstawowych zalet prowadzenia działalności gospodarczej i korzystania z zasad ogólnych lub podatku liniowego. Dzięki temu, przedsiębiorca może znacząco obniżyć kwotę płaconego podatku dochodowego. Jak korzystnie rozliczać koszty firmowe?

Czym są koszty i dlaczego warto je generować?

Koszt uzyskania przychodu to wydatek związany z działalnością gospodarczą służący uzyskaniu przychodu lub zachowaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. Tak sformułowana w przepisach definicja kosztu sprawia, że przedsiębiorca każdorazowo zaliczając do kosztów jakiś wydatek musi być w stanie udowodnić, że spełnia przywołane kryterium. Urzędnicy nie muszą jednak podzielać jego zdania – dlatego warto znać praktykę rozliczania kosztów. Jest ona opisana w niniejszym artykule.

Oprócz tej definicji kosztu, przepisy mówią także o wydatkach, które odgórnie nie stanowią kosztu uzyskania przychodu – ich lista znajduje się w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli przedsiębiorca chce zaliczyć wydatek do kosztów, powinien sprawdzić, czy nie znajduje się na tej liście.

Dlaczego warto generować koszty? Ogólnie, im niższy dochód, tym niższy podatek dochodowy, ponieważ kwotę podatku dochodowego przy korzystaniu z zasad ogólnych lub podatku liniowego oblicza się jako procent od dochodu. Wysokość dochodu ustala się odejmując od przychodu m.in. koszty jego uzyskania. Innymi słowy, im wyższe koszty, tym niższy podatek dochodowy. I właśnie dlatego warto w kosztach ujmować jak najwięcej wydatków.

Koszt można dokumentować nie tylko fakturą

Aby zaliczyć wydatek do kosztów, przedsiębiorca musi posiadać dokument potwierdzający transakcję. Może to być np. faktura, rachunek, dowód poniesienia opłaty pocztowej, czy dowód zapłaty za przejazd autostradą. Oprócz tego, dowodem poniesienia kosztu może być niekiedy bilet, o ile na bilecie jest podana m.in. odległość (ale nie mniejsza niż 50 km), nazwa i NIP sprzedawcy, czy kwoty netto i brutto.

Istnieje także grupa wydatków, które przedsiębiorca zalicza do kosztów bez dokumentów potwierdzających wydatek. Przykładem może być wyjazd służbowy przedsiębiorcy, który pozwala rozliczać w kosztach kwoty diet. W takiej sytuacji przedsiębiorca informuje księgowych o czasie trwania delegacji, a księgowi sporządzają dowód wewnętrzny dokumentujący taki koszt.

Praktyczne przykłady kosztów firmowych

Poniżej przedstawiamy szereg przykładów wydatków, które z powodzeniem można ująć w kosztach uzyskania przychodu, aby dzięki temu obniżyć podatek dochodowych.

Wydatki na czynsz i media

Przedsiębiorcy, którzy wynajmują bura lub gabinety mogą zaliczyć do kosztów firmowych opłaty za czynsz i media w całości – o ile dysponują fakturami lub rachunkami. Natomiast osoby, które prowadzą działalność gospodarczą w mieszkaniu, w którym mieszkają, mogą odliczyć tylko część takich wydatków. W takiej sytuacji przedsiębiorca szacuje jaki procent powierzchni mieszkania przeznaczony jest na działalność gospodarczą. Następnie, do kosztów firmowych można włączyć odpowiedni procent wydatków.

Warto wiedzieć, że rachunki za media lub czynsz mogą być wystawione na inną osobę, niż przedsiębiorca. Wtedy osoba prowadząca działalność do faktury lub rachunku musi dołączyć np. umowę wynajmu mówiącą, że to ona reguluje opłaty mieszkaniowe.

Sprzęt elektroniczny i wyposażenie biura 

Dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą często jednym z pierwszych wydatków jest zakup sprzętu komputerowego. Komputer i monitor, laptop, smartfon, myszka, drukarka czy skaner nie powinny wzbudzić zastrzeżeń podczas ewentualnej kontroli podatkowej. Mniej oczywisty sprzęt, jak np. aparat fotograficzny lub GPS, wymaga jednak udowodnienia, że jest wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Analogicznie sprawa wygląda w przypadku wyposażenia biura. W kosztach można ująć wydatki na biurko, fotel, stół, czy szafkę na dokumenty. Mniej oczywiste meble i wyposażenie wymaga jednak uzasadnienia. Np. ujęcie w kosztach firmowych wydatku na kanapę można uzasadnić przyjmowaniem klientów w biurze lub gabinecie.

Przy okazji wyposażenia, warto wspomnieć o tym, że urzędnicy zwykle kwestionują wydatki szczególnie drogie, które wykraczają poza ogólnie przyjęte zwyczaje. Uznają je bowiem za tzw. reprezentację, która nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Do takich wydatków należą m.in. dzieła sztuki.

Usługi – powszechne koszty firmowe

Bardzo szeroką i powszechną kategorią kosztów uzyskania przychodu są różnego rodzaju usługi – od księgowości, przez reklamę, po kuriera i transport.

Przedsiębiorca, który decyduje się na korzystanie z usług biura rachunkowego lub wykupuje dostęp do aplikacji księgowej, może rozliczyć związane z tym opłaty. Podobnie jest w przypadku wydatków na stronę internetową, utrzymanie domeny i serwer, wsparcie techniczne oraz pozycjonowanie i inne usługi reklamowe, w tym za pomocą AdWords, czy Facebooka. Inne rodzaje usług, które można zaliczyć do kosztów, to m.in. usługi transportowe, kurierskie, czy obsługa prawna.

Koszty związane z pojazdem firmowym

Przedsiębiorcy wykorzystujący w swojej działalności samochód mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodu wydatki z nim związane. Chodzi tu zwłaszcza o paliwo, części zamienne (w tym opony), koszty usług serwisowych i ubezpieczenie oraz amortyzację (czyli stopniowe zużywanie się samochodu, obrazowane w kosztach firmowych za pomocą odpisów amortyzacyjnych, wyliczanych jako część wartości początkowej samochodu).

Rozliczanie kosztów pojazdu może jednak mieć swoje ograniczenie. Przedsiębiorca może wprowadzić samochód do majątku firmowego – wówczas rozlicza całość wydatków. Natomiast jeśli tego nie zrobi, to ma także prawo wykorzystywać prywatny samochód do celów firmowych, ale rozlicza tylko tyle kosztów, ile pozwala tzw. kilometrówka.

Kilometrówka to potoczne określenie ewidencji przebiegu pojazdu, w której zapisuje się wszystkie pokonane trasy, w tym ich długość, przebieg, czy cel, a sumę kilometrów przejechanych w danym miesiącu mnoży się przez określoną w przepisach stawkę (np. dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm³ stawka wynosi 0,8358 zł). Uzyskana kwota oznacza limit kosztów, które można rozliczyć. Ponadto, prywatny samochód wykorzystywany do celów firmowych nie pozwala na rozliczanie opisanych powyżej odpisów amortyzacyjnych.

Innym ograniczeniem związanym z wydatkami na pojazd jest brak możliwości odliczania VAT-u przy zakupie paliwa do samochodu osobowego. Ponadto, zakup samochodu wprowadzonego do majątku firmowego, na który przedsiębiorca ma fakturę VAT, daje możliwość odliczenia tylko 60% VAT-u (maksymalnie 6 tys. zł).

Nieoczywiste koszty firmowe

Oprócz wymienionych powyżej, dość oczywistych kosztów uzyskania przychodu, przedsiębiorca może także pokusić się o ujęcie w kosztach mniej oczywistych wydatków. Rzecz jasna, każdy z nich wymaga przygotowania wiarygodnego uzasadnienia. Do nieoczywistych kosztów można zaliczyć m.in.:

• rower lub skuter (wg niektórych interpretacji przepisów, przedsiębiorca może dojeżdżać do biura lub gabinetu rowerem czy skuterem i w związku z tym rozliczać wydatki na te pojazdy),
• środki czystości, czy ręczniki,
• niedrogie elementy dekoracyjne kupowane do biura lub gabinetu, takie jak reprodukcje plakatów, fotografii, kwiaty w doniczkach, akwarium,
• książki i czasopisma branżowe,
• wydatki na edukację, w tym studia podyplomowe, szkolenia, warsztaty, kursy, ale tylko wówczas, gdy są związane z obecnie prowadzoną działalnością (tzn. nie może to być edukacja „na przyszłość”),
• drobne prezenty dla kontrahentów mające charakter reklamowy, np. kubki i długopisy z logo firmy.

Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu. Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© rangizzz)