Know How

Księgować samodzielnie czy przez biuro?

Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą, jeśli chcą, mogą powierzyć wszystkie sprawy rozliczeniowe biuru rachunkowemu, ale do wyboru mają także samodzielne księgowanie przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania lub korzystanie z systemów internetowych. Co wybrać?

Teoretycznie przedsiębiorca może w dowolnej chwili powierzyć księgowanie dokumentów firmie rachunkowej lub przejść na dowolnie wybrany program do księgowania. W praktyce jednak zmiany w tym zakresie są bardzo kłopotliwe – wiążą się z koniecznością przeniesienia danych do nowego systemu, a to z kolei może wiązać się z komplikacjami natury zarówno technicznej, jak i organizacyjnej. Dlatego takiego wyboru najlepiej dokonać raz a dobrze.

Biuro rachunkowe

Wielu osobom rozpoczynającym działalność gospodarczą najbardziej oczywistym rozwiązaniem wydaje się powierzenie całości dokumentacji księgowej biuru rachunkowemu. Wynika to ze zdroworozsądkowego podejścia. Wielu przedsiębiorców myśli następująco: „skoro nie jestem specjalistą od księgowości, sprawy rachunkowe przekażę profesjonalistom”. Biura rachunkowe świadczą usługi w cenach już od kilkuset złotych miesięcznie i zazwyczaj chętnie prowadzą całość spraw księgowych, a czasem mogą nawet wystawiać faktury z upoważnienia przedsiębiorcy.

Z drugiej strony, osoba zakładająca firmę nie może całkowicie zrezygnować z myślenia o finansach firmy. Tak czy inaczej będzie musiała poznać podstawowe przepisy określające jej prawa i obowiązki jako przedsiębiorcy czy też pracodawcy. Poza tym wykonywanie podstawowych czynności rachunkowych, takich jak wystawianie faktur, będzie przebiegało znacznie szybciej, jeśli przedsiębiorca będzie to robił samodzielnie.

Pewnym utrudnieniem w kontaktach z biurem rachunkowym może być konieczność dostarczania dokumentów przynajmniej raz w miesiącu. Jeśli do firmy część faktur wpływa w postaci papierowej, a część elektronicznie, kontakt e-mailowy nie będzie wystarczający.

Poza tym przedsiębiorca nie będzie miał bieżącego dostępu do wszystkich swoich danych finansowych, statystyk, faktur. Za każdym razem, kiedy będzie ich potrzebował, konieczne okaże się zwrócenie w tej sprawie do księgowych.

Samodzielna księgowość

Biorąc pod uwagę powyższe niedogodności, warto się zastanowić, czy nie korzystniej zająć się księgowością całkowicie samodzielne lub przynajmniej z wykorzystaniem gotowych programów. W przypadku uproszczonej księgowości nie będzie to bardzo trudne, choć zarówno na naukę obsługi programu, jak i na wprowadzanie wszystkich danych przedsiębiorca musi znaleźć czas.

Zaletą okaże się jednorazowy koszt, zazwyczaj kilkusetzłotowy. To jednak nie wszystko, ponieważ okresowo programy mogą wymagać dodatkowo płatnych aktualizacji. Korzystanie z nich jest jednak niezbędne, aby program był zgodny z obecnym stanem prawnym. Warto także na bieżąco wykonywać kopie zapasowe, dzięki którym nie stracimy danych nawet w przypadku awarii komputera. Zaniedbanie tego obowiązku może się zemścić w najmniej oczekiwanym momencie.

System on-line

Jeszcze inne możliwości dają programy księgowe dostępne przez internet, choć i one mają wady. Najbardziej charakterystyczną stanowi fakt, że aby z nich korzystać, trzeba być podłączonym do sieci. W przypadku współczesnych komputerów nie jest to już jednak żadne ograniczenie. Niedogodnością może być natomiast koszt. Dostęp do programu rozliczany jest zazwyczaj miesięcznie, w formie niewielkiego abonamentu (czasem w wysokości zaledwie kilkunastu złotych), ale w perspektywie 10 lub 20 lat łączne koszty mogą okazać się wyższe niż w przypadku programu z pudełka.

Warto jednak zwrócić uwagę, że w przypadku systemu on-line nie musimy martwić się o aktualizacje (zadba o nie administrator systemu), a dostęp do programu możemy uzyskiwać z dowolnego komputera bez instalacji. Program jest umieszczony na serwerze zewnętrznym, ale dzięki protokołowi HTTPS każde połączenie jest szyfrowane, a więc dane firmy są bezpieczne.

Dodatkowo, w najbardziej rozbudowanych systemach możemy ustalić konkretne adresy IP, z których połączenie będzie akceptowane przez program. Dzięki temu ktoś, kto pracuje z dokumentami księgowymi zawsze w tej samej lokalizacji zyska dodatkowe zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem.

W zależności od oczekiwań, przedsiębiorcy mogą wybierać spośród wielu różnych programów. Do najpopularniejszych na rynku należą systemy InFakt.pl, wFirma.pl, a wśród bardziej rozbudowanych – Systim.pl. Ten ostatni, poza księgowaniem i wystawianiem faktur, posiada także funkcje drukowania paragonów fiskalnych, obsługi magazynu, zamówień, zarządzania relacjami z klientami (CRM) oraz integrację z Allegro.

Decydując się na program tego typu, warto sprawdzić, czy w przyszłości umożliwi on dostęp do systemu kilku pracownikom. Nawet jeśli w chwili rozpoczynania działalności przedsiębiorca decyduje się na samodzielne wykonywanie wszystkich operacji, w przyszłości być może postanowi scedować zadania księgowe na pracowników – warto, aby miał wtedy taką możliwość.

A gdyby tak połączyć siły?

Pamiętajmy, że zarówno program z pudełka, jak i dostępny przez internet będzie wymagał od przedsiębiorcy (lub jego pracowników) systematyczności w wykonywaniu bieżących operacji. Wystawiania faktur, monitorowania wpłat od klientów czy tym bardziej obowiązków podatkowych nie można zaniedbać. I pod tym jednym względem nawet najnowocześniejsza technika nie wygra z prawdziwym, skrupulatnym księgowym z krwi i kości.

Istnieje jednak możliwość połączenia korzyści wynikających z posiadania dostępu do aplikacji on-line i jednocześnie ze współpracy z biurem rachunkowym. Pracę z programem można zorganizować w ten sposób, aby przedsiębiorca samodzielnie wykonywał podstawowe czynności, np. wystawiał faktury, uzupełniał „kilometrówkę”, a księgowa, mając również dostęp do aplikacji,  może je księgować i realizować bardziej złożone operacje. Wszystko to może odbywać się w tym samym programie, bez przenoszenia i przepisywania danych.

W ten sposób możemy wyeliminować większość problemów wynikających z opisanych powyżej metod księgowania stosowanych pojedynczo. Warto podkreślić, że dzięki takiemu rozwiązaniu, zarówno przedsiębiorca, jak i pracownik biura rachunkowego ma dostęp do wszystkich danych finansowych firmy w czasie rzeczywistym.

Komentarze