Terminy wystawiania faktur w 2014 r. - jak się zmieniły?

Z początkiem 2014 r. weszły w życie przełomowe zmiany w VAT, a wraz z nimi nowe zasady fakturowania. O ile biura rachunkowe rozliczają VAT za przedsiębiorców, o tyle właściciele firm zajmują się fakturowaniem na własną rękę. Właśnie dlatego trzeba wiedzieć ile czasu jest obecnie na wystawienie faktury i od czego to zależy. Podstawowa zmiana w VAT, którą warto zapamiętać Zanim zostaną opisane nowe terminy wystawiania faktur, warto poznać podstawowe zmiany, jakie w 2014 r. zaszły w związku z terminem powstawania tzw. obowiązku podatkowego VAT. Obowiązek ten określa kiedy należy rozliczyć VAT w związku z daną transakcją lub innym wydarzeniem gospodarczym. Do końca 2013 r. oraz przez wiele lat wcześniej obowiązek podatkowy według podstawowej zasady (od której istniały wyjątki) powstawał w terminie wystawienia faktury. Fakturę należało wystawić (również według podstawowej zasady) do 7 dni od dostarczenia towaru lub wykonania usługi, albo otrzymania płatności, jeśli nastąpiła wcześniej. Natomiast w 2014 r. standardowa zasada jest następująca: obowiązek podatkowy VAT powstaje w terminie dostarczenia towaru lub wykonania usługi, ewentualnie otrzymania płatności, jeśli nastąpiła wcześniej. Od tej zasady również jest kilka wyjątków. Innymi słowy, od początku 2014 r. obowiązek podatkowy VAT w przypadku większości transakcji nie jest powiązany z terminem wystawiania faktur. Nie zmienia to jednak faktu, że faktury nadal trzeba wystawiać i są określone terminy na dopełnienie tego obowiązku. Terminy te są jednak inne, niż w 2013 r. i wcześniej. Kiedy wystawić fakturę w 2014 r.? Ogólnie na wystawienie faktury w 2014 r. jest więcej czasu niż było dotychczas, co jest zapewne związane z tym, że obowiązek podatkowy (zwykle) nie jest powiązany z wystawieniem faktury. Podobnie jak wcześniej, terminów można wyróżnić kilka. W 2014 r. fakturę należy wystawić: 1. Do 15 dni od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub uzyskano zapłatę. Jest to standardowa zasada, która dotyczy większości transakcji. Daje ona aż do 45 dni na wystawienie faktury (w sytuacji, w której transakcja miała miejsce na początku miesiąca). Mimo tego, że obowiązek podatkowy sprzedawcy nie wiąże się z terminem wystawienia faktury, nabywca nie może odliczyć VAT-u dopóki faktury nie otrzyma. Warto mieć ten fakt na uwadze. 2. Do 30 dni przed dostarczeniem towaru, wykonaniem usługi lub terminem zapłaty. W 2014 r. w przepisach pojawiła się ogólna zasada pozwalająca wystawić fakturę znacznie wcześniej niż ma mieć miejsce transakcja lub zapłata. W ten sposób faktura staje się formą wezwania do zapłaty. Tutaj warto pamiętać, że uzyskanie zapłaty przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi oznacza powstanie obowiązku podatkowego, czyli konieczność rozliczenia VAT-u od sprzedaży. 3. Nie później niż z upływem terminu płatności – w przypadku niektórych transakcji Fakturę należy wystawić nie później niż z upływem terminu płatności w przypadku sprzedaży m.in. takich usług jak:

• tzw. media (prąd, gaz),
• Internet, telefon,
• ochrona, dozór, przechowywanie mienia,
• najem, dzierżawa,
• stała obsługa prawna, biurowa,

(nie dotyczy importu usług). Dla tego rodzaju usług obowiązek podatkowy VAT sprzedawcy powstaje w wyjątkowy sposób – wraz z wystawieniem faktury, o ile zostanie ona wystawiona w prawidłowym terminie, czyli opisanym powyżej. 4. W różnych terminach – w zależności od rodzaju usługi Oprócz powyższej reguły szczegółowej, istnieją też inne terminy fakturowania uzależnione od rodzajów transakcji. Od początku 2014 r. funkcjonują m.in. następujące dodatkowe terminy wystawiania faktur:

• 30 dni od terminu wykonania usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
• 60 dni od terminu wydania towarów, jeśli chodzi o sprzedażą książek drukowanych (nie licząc map, ulotek, gazet i czasopism drukowanych),
• 90 dni od terminu sprzedaży, jeśli chodzi o usługi drukowania książek (nie liczac map, ulotek, gazet i czasopism drukowanych, a także importu usług).

Termin wystawienia faktury – pod jakimi względami jest nadal ważny? Mimo tego, że termin wystawienia faktury według podstawowej zasady nie wiąże się z obowiązkiem podatkowym, ten termin jest jednak nadal ważny. Dzieje się tak m.in. z następujących powodów:

1. Data wystawienia faktury określa okres, w którym nabywca rozlicza wydatek jako koszt w KPiR, co pozwala mu obniżyć podatek dochodowy.
2. Nabywca uzyskuje prawo do odliczenia VAT-u w terminie, w którym u sprzedawcy powstaje obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej, niż w okresie, w którym otrzyma fakturę.
3. W wyjątkowych sytuacjach obowiązek podatkowy powstaje w terminie wystawienia faktury. Dotyczy to m.in. tzw. mediów, dostępu do Internetu i telefonu, najmu, dzierżawy, ochrony, obsługi prawnej, obsługi biurowej.

  Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.