Know How

W jaki sposób przedsiębiorcy dokumentują transakcje?

infakt-dokumentowanie-transkacji

Osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą może mieć wątpliwości w jaki sposób dokumentować sprzedaż, ponieważ istnieje szereg przepisów, które musi wziąć pod uwagę. Od tych zasad zależy jaki dokument wręczyć nabywcy oraz na jakiej podstawie ująć przychód w księgach podatkowych.

Jakie są sposoby dokumentowania transakcji?

Większość transakcji polskich przedsiębiorców jest dokumentowana fakturami, ale rzecz jasna nie jest to jedyny sposób. O zastosowanym dokumencie decydują liczne czynniki, które należy wziąć pod uwagę. Obecnie można wyróżnić 4 sposoby dokumentowania transakcji:

1. Faktura

Faktura (do końca 2012 r. nazywana „fakturą VAT”) to standardowe potwierdzenie transakcji na linii firma-firma. O konieczności wystawiania faktur mówi Ustawa o VAT (Rozdz. 1, Art. 106). Faktur natomiast nie muszą wystawiać:

–        podatnicy VAT, gdy nabywcą jest osoba prywatna, chyba że nabywca zażąda faktury,

–        podatnicy zwolnieni z VAT.

Sprzedawca powinien wystawić fakturę nie później, niż po 7 dniach od daty wydania towaru lub wykonania usługi, a w przypadku usług (dostaw) świadczonych w sposób ciągły – na koniec okresu rozliczeniowego. Istnieje także możliwość wystawiania faktur zbiorczych, które dokumentują szereg transakcji z jednym odbiorcą w ciągu danego miesiąca.

2. Rachunek

Rachunek to uproszczona wersja faktury o nieco mniejszej liczbie niezbędnych elementów, wśród których najistotniejszy jest brak informacji o stawce i kwocie podatku VAT – rachunki wystawiają bowiem przedsiębiorcy zwolnieni z VAT. Warto jednak wiedzieć, że od początku 2013 r. przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogą również wystawiać dokument określany w przepisach jako faktura, na którym widnieją elementy charakterystyczne dla faktur, w tym stawka VAT („zw”, czyli zwolniony). Taka możliwość jest jednak dostępna tylko dla firm zwolnionych z VAT, które złożyły VAT-R.

3. Paragon

Paragon to potwierdzenie sprzedaży standardowo stosowane w przypadku transakcji z osobami prywatnymi (nieprowadzącymi działalności gospodarczej). Paragonów nie można drukować lub wypełniać we własnym zakresie – drukuje je wyłącznie kasa fiskalna. Przepisy szczegółowo określają kto musi korzystać z kasy fiskalnej, a kto jest zwolniony z tego obowiązku – zasady opisaliśmy w tym artykule. Nabywca prywatny może jednak zażądać faktury lub rachunku oprócz paragonu i wówczas sprzedawca musi mu wydać odpowiedni dokument.

4. Sprzedaż bezrachunkowa

Jeśli wziąć pod uwagę wszystkie powyższe zasady, można wysnuć wniosek, że istnieją sytuacje, w których nie ma konieczności wystawiania ani faktur, ani rachunków, ani paragonów. Dzieje się tak wówczas, gdy nabywcą jest osoba prywatna, a sprzedawca nie musi stosować kasy fiskalnej. W takim przypadku firmy zwolnione z VAT mogą zapisywać przychody z danego dnia w odrębnej ewidencji (sprzedaży bezrachunkowej), zaś podatnicy VAT określają wysokość przychodów na podstawie ewidencji sprzedaży VAT. To wystarczy, aby udokumentować tego rodzaju transakcje.

Przepisy określające konieczność wystawiania faktur

Odpowiednie dokumentowanie transakcji jest szczególnie istotne, ponieważ od właściwych dokumentów zależą zarówno kwoty podatków do zapłaty, jak i kwoty ewentualnych odliczeń. Co za tym idzie, faktury, czy rachunki są ważne dla obu stron transakcji i szczegółowo opisane w kilku ustawach i rozporządzeniach.

Warto zwrócić uwagę m.in. na 3 aspekty polskich przepisów dotyczących fakturowania:

Elementy niezbędne na fakturze i rachunku

Elementy niezbędne na rachunku wystawianym przez firmy zwolnione z VAT określa Rozporządzenie w sprawie (…) zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Przepis ten mówi, że na rachunku muszą się znaleźć m.in. imiona i nazwiska (nazwy firm) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi, data wystawienia i numer kolejny rachunku, określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe, czy też ogólna suma należności wyrażona liczbowo i słownie.

Natomiast elementy niezbędne na fakturze są spisane w Rozporządzeniu w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania (…). Z początkiem 2013 r. w tym rozporządzeniu zaszły istotne zmiany. Obecna lista obowiązkowych elementów na fakturze zawiera m.in.:

  • datę wystawienia faktury i datę wykonania usługi / zakończenia dostawy towarów lub termin płatności (o ile ten termin różni się od daty wystawienia faktury)
  • numer faktury jednoznacznie identyfikujący dokument,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy i numery NIP, chyba że nabywca jest osobą prywatną – wówczas jego NIP nie jest wymagany,
  • nazwę towaru lub usługi,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto),
  • wartość towarów lub usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,
  • stawki i kwoty podatku VAT (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku),
  • kwotę należności ogółem.

Jedna z najważniejszych zmian w fakturowaniu od początku 2013 r., to brak konieczności zamieszczania nazwy „Faktura” (lub „Faktura VAT”). Każdy dokument zawierający powyższe elementy może być traktowany jak faktura, niezależnie od tego jak nazwał go wystawca. Warto jednocześnie pamiętać, że przepisy nie zamykają katalogu elementów na fakturze. Obok tych z powyższej listy, mogą (choć nie muszą) także znaleźć się inne, dowolne, np. słowo „faktura” lub logo firmy.

Oprócz tego, wspomniane rozporządzenie opisuje w jaki sposób należy przechowywać faktury. Wystawione i otrzymane faktury należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe, w taki sposób, aby można je było łatwo odszukać oraz, aby istniała pewność, co do autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Dokumenty trzeba przechowywać aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co następuje po 5 latach od końca roku, w którym dokument został wystawiony.

Co grozi za niewystawienie faktury lub błędną dokumentację?

Przedsiębiorca powinien jednocześnie mieć świadomość tego, co grozi za złamanie przepisów dotyczących fakturowania. Konsekwencje określone są w Kodeksie Karnym Skarbowym w Art. 62. Przepis ten mówi, że niewystawienie faktury mimo takiego obowiązku lub posługiwanie się błędnym dokumentem to czyny zabronione, za które przewidziane są określone kary.

Np. sąd może ukarać niewystawienie faktury lub rachunku grzywną w wysokości do 180 stawek dziennych. Taka sama maksymalna kara grozi za nieprzechowywanie dokumentu oraz niewydanie paragonu z kasy fiskalnej podczas zakupu. Z kolei posługiwanie się błędnym dokumentem może oznaczać grzywnę w wysokości nawet 240 stawek dziennych. Kodeks zastrzega jednocześnie, że sąd może uznać czyn „mniejszej wagi” za wykroczenie, które wiąże się z niższymi karami maksymalnymi.

 

Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.

Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© Lucian Milasan)

Komentarze