Cel: Optymalizacja!

Optymalizacja — dlaczego warto?

Żeby zrozumieć, czym dokładnie jest optymalizacja, warto prześledzić pewien obrazujący to przykład. Usain Bolt — najszybszy człowiek świata, rekordzista w biegu na 100 i 200 metrów (biegi krótkodystansowe), biega najczęściej po równej nawierzchni toru, w dobrych warunkach pogodowych lub na hali. Gdyby jednak wystartował w biegu ekstremalnym, w błocie, deszczu, po wzniesieniach, prawdopodobnie już nie byłby najlepszy. Usain Bolt jest zatem optymalny w swojej kategorii — czyli najlepszy w odpowiednich warunkach. Optymalizacją w tym przypadku byłoby dostosowanie się biegacza do ciężkich warunków i bycie tak samo dobrym, jak w sprincie. Słowo optymalny, nie jest synonimem słowa najlepszy, odnosi się ono do sposobu uzyskania takich samych korzyści — lub większych, wynikających z analizy zastanej rzeczywistości i dostosowania do niej planowanych działań. Zatem optymalizacja w firmie, polega na redukcji warunków w taki sposób, żeby efekty pozostawały identyczne, albo nawet większe. Dlaczego jest to takie ważne? Niekiedy dochodzi do tego, że dotychczas stosowane działania zaczynają zawodzić, nie są tak wydajne, pociągają za sobą znacznie większe koszty, niż to konieczne. Zmiany pozwalają zredukować wydatki firmy, zaoszczędzić czas, usprawnić pewne procesy np. produkcyjne lub komunikacyjne. Optymalizacja nie jest działaniem mającym na celu przymusową minimalizację wszystkiego, co możliwe, ale jest to pewien rodzaj poprawienia kondycji przedsiębiorstwa.

Co można zoptymalizować, i jakie są na to metody?

Podstawowe założenia procesu optymalizacji w firmach to: większa wydajność w krótszym czasie oraz lepsze efekty w stosunku do obniżenia kosztów. Właśnie na tych dwóch polach — czasie i budżecie, można dokonywać największych zmian. Dlatego optymalizacja to strategia wykorzystująca założenie “więcej za mniej”. Jakie są metody, które pozwolą na redukcję kosztów oraz zaoszczędzenie czasu? Niektóre z nich wykorzystują oddanie pewnych działań w ręce firm zewnętrznych, inne to zmiany wewnętrzne, które mają bezpośredni wpływ na to, co dzieje się w przedsiębiorstwie. Należą do nich:  Powierzenie prowadzenia działów niezwiązanych z bezpośrednią działalnością firmy, innym firmom oferującym te usługi — czyli outsourcing. Rozumie się przez to redukcję takich obszarów, do których zadań należy zarządzanie i administrowanie, są to między innymi: księgowość, dział IT, kadry. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na powierzenie zadań wykonywanych przez te segmenty innym firmom, obniżając w ten sposób koszty ich utrzymania.  Optymalizacja kosztów związanych z opłatami za media oraz wykorzystaniem materiałów. Te wydatki, niekiedy mogą być naprawdę wysokie, zwłaszcza jeżeli ich dostawca, nie aktualizuje swojej oferty o korzyści dla stałych, dużych klientów. Najlepszym rozwiązaniem jest zapoznanie się z cenami innych firm dostarczających prąd, internet, usługi telefoniczne. Korzystne jest też stosowanie żarówek energooszczędnych i przypominanie pracownikom o wyłączaniu urządzeń. Co do materiałów, mowa tutaj o zużyciu papieru, nie zawsze potrzebne jest wydrukowanie czegoś, co potem i tak trafi do kosza.  Optymalizacja czasu pracowników i kosztów ponoszonych przez firmę, poprzez usprawnienie komunikacji. Nowoczesne formy wymiany informacji pozwalają na organizowanie spotkań/zebrań bez konieczności pojawianie się w biurze. Cisco Webex to jedno z takich narzędzi. Platforma powstała w odpowiedzi na obecne potrzeby biznesu. Wirtualne konferencje, pozwalają zaoszczędzić czas, jaki pracownicy musieliby spędzić na dotarciu do firmy, niekiedy po długim oczekiwaniu w korkach. Ponadto, redukuje się w ten sposób koszty, jakie przedsiębiorstwo pokrywało dotychczas za podróże służbowe.

Korzyści dla wszystkich

Dokonanie optymalizacji w firmie niesie za sobą wiele korzyści. - Jedną z wartości tego narzędzia jest obniżenie wydatków — np. dzięki Cisco Webex możliwe jest przeprowadzenie profesjonalnego spotkania, bez ponoszenia kosztów za transport, wyżywienie, a czasem też zakwaterowanie pracownika. Wykorzystanie platformy to także oszczędność straconego w podróży czasu - który niekiedy może być największym kosztem, a dodatkowo rzutuje na życie prywatne wydelegowanej osoby - tłumaczy Arkadiusz Rosiak, Presales Team Manager w Innergo Systems. Optymalizacja nie jest jednak tylko redukcją. Pozwala ona na wykorzystywanie nowych możliwości, zastępując te drogie i czasochłonne. Co za tym idzie, dzięki działaniom optymalizacyjnym, firma jest w stanie zaoszczędzić naprawdę dużo, co może skutkować np. podniesieniem zarobków pracowników lub inwestycją w nowy sprzęt. Takie działania pozwalają zatrzymać zastój w firmie i umożliwić jej dynamiczny rozwój, z korzyściami zarówno dla pracowników, jak i zarządu.