Jak aranżacja biura zwiększa efektywność pracowników?

Przeprowadzka do nowej siedziby to szansa na modyfikacje kultury i stylu pracy w firmie – wynika najnowszego raportu pt. „Lepiej niż w domu. Jak zadbać o komfortowe i twórcze środowisko pracy”, opracowanego przez Well.hr, Colliers International i PwC. Publikacja zawiera inspiracje, jak poprzez aranżację przestrzeni wpływać na styl i kulturę pracy, oraz opisuje dobre praktyki dotyczące budowania pozytywnych doświadczeń (employee experience) w środowisku pracy.

Dobrze zaprojektowane i atrakcyjne miejsce pracy nie zastąpi skutecznego przywództwa, wymiany wiedzy, dobrej współpracy i otwartej kultury organizacyjnej. Może jednak stworzyć warunki, które będą im sprzyjać – twierdzą autorzy raportu. Publikacja powstała w oparciu o analizę trendów i najnowszych badań dotyczących środowiska pracy oraz blisko 200 dobrych praktyk pracodawców z kraju i ze świata.

Aranżacja ma znaczenie

Zdaniem ekspertów wypowiadających się w raporcie, wdrożone w biurze zmiany mogą się przełożyć na efektywność pracy w organizacji.

- Przeprowadzka lub remont biura może być okazją do wprowadzenia nowych koncepcji zarządzania, nowych procesów biznesowych lub poprawy komunikacji w zespole – mówi Joanna Kotzianz Well.hr.

Miejsce pracy kształtuje kulturę organizacji – jego lokalizacja, architektura czy estetyka wywierają wpływ na wartości i zachowania pracowników. Odpowiednio aranżując powierzchnię biurową, możemy tworzyć warunki do twórczej i efektywnej pracy, a także wpływać na zachowania pracowników. W raporcie opisano przykłady wielu organizacji, które poprzez zastosowane w swoich biurach rozwiązania świadomie wpływają na kulturę organizacyjną i styl pracy. Przykładowo, Pixar zorganizował swoje biura w ogromnej otwartej przestrzeni atrium, tworząc w ten sposób otoczenie, w którym pracownicy przez cały dzień przypadkowo „wpadają” na siebie, wdając się w krótkie, nieplanowane rozmowy. W tokijskim Innovation Hubie firmy Accenture pracownicy i klienci firmy wspólnie prowadzą doświadczenia i pracują nad nowymi rozwiązaniami. W nowym warszawskim biurze Coca-Cola HBC zrezygnowano z zamkniętych pokoi, a liderzy, w tym członkowie zarządu, siedzą blisko swoich zespołów. Bezpośrednia współpraca oraz dwustronna komunikacja wzmacniają efektywność codziennych działań. Pozbawione ścianek działowych biuro Colliers International sprzyja zacieraniu się granic i dobrej współpracy pomiędzy zespołami. Dla odmiany w siedzibie Allegro programiści pracują w niewielkich pokojach odpowiadających wielkością typowym zespołom scrumowym i właśnie takie rozwiązanie pozwala im działać efektywniej.

Brak uniwersalnej recepty

Jak mówi Jacob Morgan – autor książki „The Future of Work” – nie wszystko, co robi Google, zadziała w twojej firmie i nie wszystko, co robisz w swojej firmie – zadziała w Google. Zmiany wprowadzane w środowisku pracy powinny wpisywać się w kulturę konkretnej organizacji i w potrzeby jej pracowników. Aby układ i design biura wspierał nowe koncepcje zarządzania i pożądany styl pracy, etap projektowania warto poprzedzić badaniami, które zapewnią dostosowanie projektu do potrzeb organizacji i pozwolą ustalić obszary, które wymagają zmian. Jako przykład można podać Grupę Pracuj, która w fazie projektowania nowego biura prowadziła ankiety, rozmowy i obserwacje, które pozwoliły jej dobrze poznać preferencje pracowników. W firmie Colliers International remont siedziby poprzedziły badania obejmujące obserwacje stylu pracy oraz ankiety i badania w grupach fokusowych z udziałem pracowników. Jak wynika z analiz Well.hr, pracodawcy coraz częściej powołują na potrzeby przeprowadzki grupy ambasadorów, którzy opiniują propozycje projektowe architektów. W zespole New Office Heroes L’Oreal znaleźli się reprezentanci wszystkich działów firmy.

- Zanim zaczniemy projektować aranżację, warto poświęcić czas na precyzyjne zdefiniowanie wizji kultury organizacyjnej, jaką chcemy kształtować. Gdy już to wiemy, kluczowe jest podjęcie świadomej decyzji w zakresie wpływu, jaki aranżacja biura oraz reguły, które w nim panują, powinny mieć na użytkowników. Tak zaprojektowane środowisko pracy staje się narzędziem biznesowym, które może przyspieszać i ułatwiać transformację kultury organizacyjnej w pożądanym kierunku – mówi Dorota Osiecka, Dyrektor Działu Workplace Innovation w Colliers International.

Dobrym przykładem takiego podejścia jest kompleks Spark, który został zaprojektowany z myślą o budowaniu społeczności, a w jego tworzenie zaangażowani zostali nawet okoliczni mieszkańcy.

Powołując się na badania, eksperci wypowiadający się w raporcie przekonują, że wygląd biura i sposób jego aranżacji są też ważnym komunikatem na temat tego, jacy jesteśmy i jakie wartości podzielamy. Potwierdzają to liczne przykłady przywoływane w publikacji. Inspiracją dla projektu biura Allegro był dom – przestrzeń, w której każdy czuje się komfortowo, która odpowiada na unikalne potrzeby pracowników i uwzględnia ich różnorodność. Dlatego w aranżacji firma postawiła na miękkie materiały, wykładziny dywanowe, drewno i cegłę. Coca-Cola HBC zależało na tym, by nowa siedziba odzwierciedlała jej kulturę organizacyjną, której integralną częścią są flagowe marki produkowane i dystrybuowane w Polsce i krajach bałtyckich, dlatego każda z sal konferencyjnych jest inspirowana produktami firmy. Dla L’Oreal ważne było, by nowa siedziba nawiązywała do historii i dziedzictwa firmy, odzwierciedlała jej wartości, a jednocześnie tworzyła inspirujące miejsce pracy. Dlatego motywem przewodnim we wnętrzach są łuki nawiązujące do paryskich arkad i integrujące ze sobą różne funkcje przestrzeni. Hawajski wystrój i egzotyczne rośliny w biurze OpsTalet mają wyrażać panujący w tej firmie luz i flow.