Jak wygrywać przetargi i konkursy, i nie dać się zwariować

Junior Brand Manager, narzekanie na durne przetargi i nie płacących na czas klientów – tak branżę interaktywną postrzega jej klient przez pryzmat Facebooka. Co tydzień ktoś z moich znajomych wrzuca na Fejsa beznadziejnie głupie wymagania z kolejnego przetargu w którym bierze udział. Wiem, że fajnie się pośmiać z głupszego od siebie ale… czy klient dostał informację zwrotną na temat źle sformułowanego zapytania? Przez kilka lat wysyłaliśmy takie uwagi do przetargów w których uczestniczyliśmy. Nie w formie pouczania ale w formie pytania, sugestii, rozmowy. W jednym czy dwóch przypadkach spotkało się to z pozytywną reakcją. Co nie oznacza, iż cokolwiek się zmieniło w danym przetargu – przegraliśmy oba, ale zaproszono nas do dalszych rozmów przy innych tematach. Rodzajem informacji zwrotnej jest też przekazanie, że w danym przetargu nie chcemy brać udziału – z podaniem przyczyny lub nie. W Divante z definicji nie bierzemy udziału w przetargach publicznych. W Ideacto robimy to w wyjątkowych sytuacjach. Są organizacje, którym odmawiamy kilkukrotnie w ciągu roku. Większość tych przetargów jest źle skonstruowana i wiemy, że nie da się dostarczyć efektów na wyznaczonych zasadach. Po prostu dziękujemy i skupiamy się na klientach, z którymi chcemy pracować. Gdyby więcej firm postępowało w ten sposób byłoby mniej złośliwych i nic nie wnoszących wpisów na Facebook, a pracownicy tych firm czuliby się lepiej. Z przetargów publicznych dość łatwo zrezygnować, bo dla branży interaktywnej raczej ważniejsze są konkursy organizowane przez klientów. Oczywiście tutaj także wiele złego się dzieje. Najczęstsze grzechy klientów to: nie definiowanie kryteriów wyboru oferenta, niepoświęcanie odpowiedniej ilości czasu na zrozumienie tego, co przygotowała agencja oraz brak weryfikacji tego, co agencja deklaruje. Jednym z grzechów jest też organizowanie konkursów piękności i wymaganie realizacji graficznej przed fazą analizy i projektowania – w dodatku zazwyczaj bezpłatnie. Stoi to w sprzeczności z dobrymi zasadami IAB. Zasady te wypracowały agencje interaktywne, ale chyba same ich nie stosują. Nam są one bardzo przydatne, można ich użyć jako dodatkowego argumentu w rozmowie z klientem. Dostępne są na www.iabpolska.pl/index.php?mnu=100&id=22. Co możemy zrobić, aby lepiej współpracować z potencjalnym klientem na etapie wyboru agencji?

1. Przeprowadzić warsztaty, gdy klient ma problemy z ustaleniem zakresu prac do konkursu. Warsztaty Business Model Canvas (www.businessmodelgeneration.com/canvas) umożliwiają zrozumienie istniejącego biznesu lub stworzenie nowego. Na jedno lub dwu-dniowym spotkaniu wypracowujemy z klientem model biznesu. Następie ustalamy, co będzie realizowane wewnątrz firmy, a co należy zlecić na zewnątrz i w jakiej formie.
2. Zawsze realizować niezależny etap analityczno-projektowy przed wdrożeniem. W tym etapie badamy końcowych klientów, kreujemy rozwiązania i testujemy je z użytkownikami (badania użyteczności). Powstaje opis procesów i interfejsu. Następnie analizujemy i opisujemy aspekty technologiczne: wymagania techniczne, punkty integracji itp. Wynikiem etapu jest dokument produkcyjny – podstawa pod organizację konkursu na wdrożenie, załącznik do umowy z firmą wdrożeniową i główny dokument umożliwiający odbiór dzieła. To jak z budową domu – najpierw kupuje się projekt, potem realizację. Nikt rozsądny nie wyceni kosztów i czasu realizacji bez szczegółowego projektu. Bazowanie na wycenach bez dokumentacji sprowadza się do wyboru firmy, która ma mniejsze doświadczenie i gorzej oszacowała ryzyka wdrożeniowe.

Ostatecznie – zawsze możemy podziękować za udział w przetargu. Łapanie się wszystkich zleceń jest objawem niedojrzałości organizacji i prowadzi wprost do nierentowności projektów, problemów z motywacją i niskiej jakości. Często agencja nawet nie zdaje sobie sprawy, że klient może przystać na jej zdroworozsądkowe rady. Dlaczego? Bo nikt nie zapytał. Panie i Panowie, odwagi! Autor: Tomasz Karwatka Prezes zarządu Divante (divante.pl), Grupa OEX Fot.  Dawid Schindler, dawidschindler.com