Jak zadbać o swoje kontakty biznesowe? Proste sposoby na utrzymanie porządku w sieci kontaktów

Sieć relacji w nowoczesnym biznesie jest kluczem do sukcesu. Tworzenie i dbanie o swoją sieć kontaktów jest czymś więcej, niż tylko zbieraniem podstawowych danych, takich jak numery telefonów czy adresy e-mail. Istotne jest jej odpowiednie uporządkowanie i bieżące aktualizowanie. Przy dzisiejszym tempie życia i dynamicznie zmieniającemu się otoczeniu biznesowym, utrzymanie porządku to jedyna droga, by być cały czas na bieżąco. Istnieje kilka sposobów ułatwiających pracę i pozwalających wygodniej zarządzać siecią kontaktów.

Zapisuj nowe kontakty w ustalonym schemacie

W naszym otoczeniu biznesowym stale poznajemy nowe osoby, tym samym poszerzając liczbę kontaktów. Część danych zdobywamy w formie wizytówek, a kiedy indziej wymieniamy się numerami telefonów w mniej formalnych okolicznościach. Czasem kontakty zapisujemy na kartce, czasem w telefonie, a jeszcze innym razem w notatkach na komputerze. Aby zapanować nad rozproszonymi danymi i nie zgubić ważnych namiarów, najlepiej zebrać w jednym miejscu oraz – co ważne – w ustalonym schemacie. Przy wprowadzaniu nowych rekordów do swojej bazy warto także pamiętać o wpisywaniu dodatkowych informacji na temat danej osoby, którymi dysponujemy. Warto, by biznesowa lista kontaktów zawierała informacje o miejscu zatrudnienia, roli zawodowej, a nawet datę urodzin czy zainteresowania znajomego. Wtedy łatwo znajdziemy naszego „Jana Kowalskiego”, do którego akurat chcemy się dodzwonić, nie ryzykując pomyłek. Pamiętajmy, że nawiązujmy relacje z ludźmi, a nie z numerami telefonów i adresami e-mail.

Regularnie przeglądaj książkę z adresami, aktualizuj i usuwaj duplikaty

Kontakty warto regularnie przeglądać i aktualizować o nowe dane. Być może nie wydaje się to warte poświęconego czasu, w rzeczywistości jednak zaowocuje w przyszłości. W taki sposób najłatwiej usuwać duplikaty, łączyć czy aktualizować dane, które się zmieniły. Dzięki temu także przypomnimy sobie, do kogo mieliśmy odezwać się pół roku temu lub z kim dawno nie rozmawialiśmy. A może akurat nasz kontakt zmienił pracodawcę? Każda do okazja do sięgnięcia po telefon i nawiązania kontaktu może przynieść dobre efekty!

Pamiętaj o bezpieczeństwie

Mówi się, że ludzie inteligentni i kreatywni zazwyczaj posiadają zagracone biurka. Jednak biorąc pod uwagę aktualne wyzwania prawne, należy pamiętać o bezpieczeństwie zgromadzonych kontaktów. Można próbować wprowadzić zasadę czystego biurka i nie przechowywać danych kontaktowych rozproszonych na stosie kartek na widoku – aby mieć pewność, że nie trafią w niepowołane ręce. W dzisiejszych czasach najwygodniejsze zdaje się przechowywać te dane w zabezpieczonym hasłem czy odciskiem kciuka smartfonie i nie martwić się, że przeczyta je ktoś niepowołany.

Bądź w kontakcie

Nawet najlepsza baza z najbardziej szczegółowymi danymi nie pomoże, gdy nie będziemy pamiętać o pielęgnowaniu i odnawianiu kontaktów. Warto od czasu do czasu zastanowić się, z kim mieliśmy spotkać się 3 miesiące temu, a do kogo odzwonić tuż po spotkaniu. Wracajmy do poprzednio odbytych rozmów i korzystajmy z informacji dotyczących pracodawców, by sięgnąć za telefon i przypomnieć o sobie. Nawet setka „zimnych leadów” nie jest tak dobra w prowadzeniu biznesu, jak jeden „gorący kontakt”. A co dopiero, gdy tych „gorących” możemy mieć więcej! Specjaliści i przedsiębiorcy, którzy chcą zainwestować w rozwój sieci kontaktów oraz pielęgnować biznesowe znajomości, mogą skorzystać z pomocy nowych technologii. Takim zautomatyzowanym, opartym na sztucznej inteligencji asystentem jest na przykład aplikacja Covve. Działa ona jako funkcjonalna książka adresowa – kompletny system do organizowania kontaktów, zapewniający bezpieczeństwo i bezproblemową synchronizację pomiędzy urządzeniami. Wystarczy tylko pobrać aplikację ze sklepu Google Play lub AppStore, aby twoje kontakty znalazły się w Covve. Informacji o nich nie trzeba wprowadzać ręcznie – aplikacja automatycznie pobierze je z książki telefonicznej lub zeskanowanych wizytówek oraz będzie dbać o ich aktualizację. Covve samo przypomni, by pozostać w kontakcie z ważnymi dla Ciebie ludźmi i zaoferuje miejsce na notatki po rozmowie lub spotkaniu. Co więcej, Covve skróci czas poszukiwań nowych partnerów biznesowych czy podwykonawców – dzięki funkcji pozwalającej poszerzyć sieć kontaktów zawodowych – tak, abyś z łatwością mógł znaleźć innych specjalistów, usługodawców czy inwestorów i poprosić wspólnych znajomych o przedstawienie czy rekomendację. Aplikacja w języku polskim jest już dostępna do pobrania w Google Play oraz App Store. Podstawowa wersja aplikacji jest dostępna bezpłatnie.