Reklamy
Aktualności Biznes

Najczęstsze błędy w komunikacji mailowej

Błędy w komunikacji mailowej bywają podwójnie dotkliwe, ponieważ nie tylko pozostawiają po sobie negatywne wrażenie, ale także psują naszą opinię na rynku pracy. Niestety często nie zdajemy sobie sprawy z popełniania tego typu potknięć – aby się ich wystrzegać, musimy je wcześniej odpowiednio zidentyfikować. 

Nieadekwatny adres e-mail

Choć spora część firm korzysta z profesjonalnych skrzynek pocztowych to ich pracownikom nadal zdarza się używać prywatnych maili w kontaktach służbowych. Niestety pieszczotliwe zdrobnienia, przydomki z dzieciństwa czy zabawne nicki nie tylko źle świadczą o swoich nadawcach ale także utrudniają ich identyfikację. 

Brak tematu wiadomości

Temat wiadomości jest niezwykle istotny – to on decyduje o otworzeniu danego maila. Fraza musi być krótka, ale przykuwająca uwagę, powinna także nawiązywać do relacji służbowych (w przeciwnym wypadku nasza wiadomość może wylądować w spamie). Krótkie opisanie w tytule przedmiotu e-maila pozwala odbiorcy zorientować się, czy to coś ważnego, a także pomaga w uporządkowaniu całej skrzynki.

Przywitanie i pożegnanie

Przywitanie i pożegnanie to zwroty, w które powinna być wyposażona każda wiadomość. Tymczasem nawet w służbowej komunikacji mailowej często zapominamy o ich użyciu. Bardzo ważne jest także podpisywanie się prawidłowym imieniem i nazwiskiem lub nazwą firmy. 

Zwroty grzecznościowe

Zwroty grzecznościowe, których użyjemy w mailu, w dużym stopniu zależą od stopnia zażyłości z odbiorcą maila.  W przypadku partnerów biznesowych bądź potencjalnych klientów należy stosować poprawną tytulaturę. Użycie imienia odbiorcy, np. w formie „Pani Agnieszko”, warto stosować tylko w przypadku mniej formalnego rodzaju wiadomości.

Emotikony

Emotikonki, czyli popularne buzie z rozmaitymi minami, coraz częściej wkradają się do naszej biznesowej korespondencji. Posługiwanie się tego typu obrazkami w komunikacji z młodszymi klientami pozwala skracać dystans i zdobywać ich zaufanie, choć wśród starszych konsumentów takie zachowanie może budzić zakłopotanie. Przed używaniem emotikonek warto zatem sprawdzić wiek odbiorcy wiadomości i ocenić, czy taki gest nie będzie odebrany jako infantylny i nieprofesjonalny. 

Błędy w komunikacji mailowej popełniamy wszyscy, choć nie wszyscy sobie je uświadamiamy. Tymczasem powielanie złych nawyków może być postrzegane jako brak profesjonalizmu, co negatywnie wpłynie na naszą opinię na rynku pracy. 

Reklamy