Rodzaje absencji chorobowych i rola systemu premiowego w ich ograniczaniu

Zjawisko rosnącej absencji chorobowej dotyka wszystkich firm, niezależnie od ich wielkości, struktury zatrudnienia i branży. Przy doborze odpowiednich narzędzi jego ograniczania, takich jak dodatkowe premie czy benefity pracownicze, należy najpierw prawidłowo określić rodzaj występującej absencji i strategii zarządzania problemem. Swoją wiedzą i doświadczeniem w tym zakresie dzielą się Mikołaj Zając oraz Edyta Grajek-Mosiołek z firmy konsultingowej Conperio.

Problem absencji chorobowej dotyka znacznej części polskich przedsiębiorstw - zarówno dużych, jak i małych, zatrudniających kadrę wysoko wyspecjalizowaną, jak i pracowników z wykształceniem podstawowym. Mierzyć się z nim muszą pracodawcy dysponujący starzejącym się personelem, a także młodymi pracownikami wchodzącymi dopiero na rynek pracy. - Wśród naszych klientów są przedsiębiorstwa ze wszystkich branż – spożywczej, produkcyjnej, IT, automotive – zatrudniające od 21 do nawet 20 000 pracowników – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio, największej i najbardziej doświadczonej w problematyce absencji chorobowej firmy konsultingowej na polskim rynku.

Rodzaje absencji chorobowych

Aby efektywnie kontrolować i ograniczać liczbę zwolnień lekarskich, należy w pierwszej kolejności określić charakter absencji chorobowej występującej w konkretnym przedsiębiorstwie. – Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu profesjonalnych audytów pozwoliło nam na określenie jej trzech podstawowych rodzajów – wyjaśnia Mikołaj Zając, wskazując na:  

1. Absencję „naturalną” – powodowaną faktyczną chorobą;
2. Absencję „szarą” – jej przyczyną jest brak świadomego zarządzania procesami absencji;
3. Absencję „zawodową” („patologiczną”) – generowaną przez osoby niezainteresowane podejmowaniem czynności zawodowych, które pozostają maksymalnie długo na zwolnieniach chorobowych;

Odpowiednio dobrane do specyfiki konkretnego rodzaju absencji działania naprawcze powodują skrócenie średniego czasu trwania zwolnień i wzrost efektywności przedsiębiorstwa. - Dzięki naszym wskazówkom, jednemu z klientów udało się zaoszczędzić w ten sposób milion złotych w skali roku – mówi Mikołaj Zając.

Premia jako narzędzie  ograniczania liczby zwolnień chorobowych

Aby ograniczyć zjawisko absencji chorobowej, należy stale weryfikować i usprawniać procesy wewnętrzne w organizacji, takie jak: system przyznawania urlopów, codzienny grafik, czy warunki panujące w miejscu pracy. Istotną funkcję pełnią również premie dla pracowników, stanowiące formę dodatkowego wynagrodzenia za rzetelne wywiązywanie się ze swoich obowiązków.  

- Odpowiednio skonstruowany system premii może być elementem skutecznego zarządzania absencją chorobową, jednak należy się zastanowić, czy chcemy premiować pracowników za ich podstawowy obowiązek, jakim jest obecność w pracy. Pamiętajmy, że dodatkowe benefity muszą być zawsze adekwatne do pensji podstawowej. Z naszych badań wynika, że premia niższa niż 7 % nie wpływa na ograniczenie liczby zwolnień – mówi Edyta Grajek-Mosiołek, koordynator procesów zarządzania absencją chorobową w Conperio. W tym kontekście podkreślić należy, że wysokość przyznawanych premii musi uwzględniać rosnące od lat oczekiwania i aspiracje finansowe pracowników.

Chcąc wykorzystać premie jako narzędzie do optymalizacji funkcjonowania przedsiębiorstwa, należy przede wszystkim unikać podstawowych błędów, które skutkują demotywacją pracowników i powstaniem napięć wewnątrz firmy. Należy do nich tzw. odroczona gratyfikacja, czyli wypłacanie premii po upływie dłuższego czasu. Pracownik, który rozliczany jest np. w systemie półrocznym i po takim okresie otrzymuje premię absencyjną, nie będzie zmotywowany do mocniejszego zaangażowania się w wykonywane obowiązki. - Premia od absencji chorobowej musi dodatkowo uwzględniać specyfikę problemu w danej firmie. Źle zaprojektowana, może zmniejszać tylko niektóre jej rodzaje np. krótkoterminową, w zamian powodując długotrwałe nieobecności, tym samym zmieniając jedynie strukturę absencji, a nie skutkując jej redukcją tłumaczy Edyta Grajek-Mosiołek, zwracając jednocześnie uwagę na fakt, że konieczne jest też zadbanie o przejrzyste zakomunikowanie kadrze zasad przyznawania dodatkowych benefitów finansowych. - Z audytów Conperio prowadzonych w polskich przedsiębiorstwach wynika, że średnio 64% pracowników produkcyjnych nie wie, jak naliczana jest ich ewentualna premia. Ważna jest zatem przejrzysta komunikacja i indywidualizacja systemu benefitów, nie kopiowanie rynkowych trendów – dodaje.

Eksperci Conperio zaznaczają, że znajomość odmiennych rodzajów absencji chorobowej jest podstawą skutecznego i efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem. Wśród narzędzi, którymi dysponuje pracodawca chcący trwale zmniejszyć liczbę zwolnień lekarskich, jest system premiowy. Właściwie skonstruowany: przejrzysty i odpowiednio motywujący pracowników, może okazać się bardzo pomocny w kontrolowaniu i ograniczaniu absencji chorobowej. W celu skutecznego określenia czy premie dla pracowników będą odpowiednim rozwiązaniem problemu absencji chorobowej w danej firmie, należy przeprowadzić kompleksowy audyt i badanie struktury absencji. W przeciwnym razie może okazać się, że premie nie przyniosą spodziewanych efektów.