Rola zaangażowania klienta w realizację oprogramowania internetowego

W niniejszym artykule zostanie poruszony temat, dotyczący roli zaangażowania klienta w realizację oprogramowania internetowego i przełożenia go na sukces lub porażkę zrealizowanych prac. Potrzeba poruszenia tego tematu wzięła się z naszych wieloletnich obserwacji, z których wynika, że Klient często wycofuje się z realizacji projektu, nie informując Wykonawcy o przeznaczeniu i roli, jaką ma pełnić tworzone oprogramowanie. W naszej pracy wielokrotnie mieliśmy okazję porównać efekty realizacji zleceń, w których właściciel projektu po prostu „był” i całkowicie przekazywał inicjatywę firmie IT, oraz z takimi, gdzie klient angażował się w projekt od początku do końca. Łatwo się domyślić, że w tym drugim przypadku cele biznesowe były osiągane w znacznie wyższym stopniu. Czym zatem jest zaangażowanie klienta w realizacji projektu? Zaangażowanie, to postawa, która charakteryzuje się silną współpracą i wymianą informacji pomiędzy klientem, a firmą IT wykonującą projekt. Jest to również zarezerwowanie odpowiedniej ilości czasu na spotkania, rozmowy i analizy oraz konsekwencja i wytrwałość we wspólnej pracy nad tworzonym oprogramowaniem. Właśnie taka postawa klienta jest potrzebna w realizacji projektu, bo to on najlepiej wie, czego potrzebuje. To klient zna odpowiedzi na najważniejsze pytania, czyli: - Jakie są cele biznesowe projektu? - Jakie wartości ma dodać do jego biznesu tworzone oprogramowanie, jakie problemy ma rozwiązać? - Jaka jest specyfika biznesu, jak przebiegają poszczególne procesy i które z nich wymagają optymalizacji? - Jakie są najważniejsze ograniczenia projektu, czyli czas i budżet? Warto tutaj zaznaczyć, że klient nie musi dysponować rozbudowaną wiedzą z zakresu tworzenia oprogramowania – tym zajmuje się firma, taka jak nasza – Positive Coworking. Dla powodzenia projektu, kluczowe jest jednak to, by klient przemyślał odpowiedzi na wymienione pytania, przekazał je firmie IT, a następnie dbał o to, by jego wymagania zostały spełnione na każdym etapie realizacji. Czym może skutkować brak zaangażowania klienta podczas realizacji projektu? Według licznych badań oraz naszego własnego doświadczenia, brak zaangażowania klienta to jedna z najczęstszych przyczyn niepowodzenia projektu. Dlaczego tak się dzieje? Jak już wspominaliśmy, to klient najlepiej wie czego potrzebuje. Podczas realizacji  projektu istotne jest precyzyjne przedstawienie swoich potrzeb firmie IT. Efektem nieobecności klienta w trakcie realizacji projektu są nerwowe pytania i zarzuty podczas końcowego omawiania  prac, np.:  dlaczego to tak działa? dlaczego to tak wygląda? dlaczego to nie robi tego, co chciałem? gdzie jest ta funkcjonalność, którą miałem na myśli? W wyniku źle zdefiniowanych potrzeb biznesowych otrzymujemy oprogramowanie, które nie spełnia kluczowych celów biznesowych klienta. W efekcie braku bieżącego nadzorowania prac i świadomego odbierania poszczególnych etapów, pod koniec projektu, może się okazać, że oprogramowanie wymaga dużej liczby zmian i poprawek. Co to za sobą pociąga? Oczywiście zaburzony harmonogram i znaczące opóźnienie wdrożenia projektu, a często także dodatkowe koszty, które musi ponieść zamawiający. W sytuacji, gdy projekt się opóźnia, a koszty rosną, uwaga klienta zazwyczaj skupia się wyłącznie na wykonawcy. Warto się wówczas zastanowić, czy jako zamawiający, faktycznie na bieżąco testowaliśmy dostarczane fragmenty rozwiązania i weryfikowaliśmy ich zgodność ze swoimi  założeniami, czy dostarczaliśmy na czas niezbędne materiały i informacje, i czy odpowiadaliśmy na wszystkie pytania, które padały ze strony firmy IT. Co w takim razie powinien zrobić klient, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów i opóźnień? Kluczowa dla każdego projektu IT jest pierwsza faza realizacji - czyli opracowanie analizy biznesowej. Od jakości współpracy zamawiającego z wykonawcą na tym etapie, zależy dalszy przebieg projektu. Dlatego właśnie na początku, jako klienci powinniśmy się najmocniej zaangażować, zadając sobie pytania: Po co chcę to zrobić? Do czego ma służyć tworzone oprogramowanie?Może się wydawać, że to kwestie oczywiste, ale w naszej pracy często spotykamy osoby, które chcą kupić dedykowane oprogramowanie na zasadzie „bo to ma potencjał”, „bo wszyscy to robią i nie chcemy zostać z tyłu”, albo „mam super pomysł, zróbmy to, będzie sukces”. Oczywiście, wykonawca projektu podpowiada różne rozwiązania, ale to klient wiem najlepiej, jak funkcjonuje jego biznes i czego tak naprawdę potrzebuję. Istotne jest również to, by klient jasno przekazał swoją wizję wykonawcy. Firma tworząca oprogramowanie nie musi dokładnie znać specyfiki każdej branży. Jako klient powinienem upewnić się, czy to co chcę przekazać zostało właściwie zrozumiane przez drugą stronę. Następnie należy konkretnie ustalić budżet i termin wdrożenia rozwiązania. Oczywiście jedno z tych ograniczeń nie musi być całkowicie sztywne. Firmy takie, jak nasza nigdy nie pozostawiają klienta samemu sobie przy opracowywaniu odpowiedzi na powyższe pytania. To wykonawca najlepiej wie, ile dane rozwiązanie może kosztować, jaki czas będzie potrzebny na jego realizację i, przede wszystkim: jak to najlepiej napisać i wdrożyć. Dlatego tak istotna jest tu współpraca obu stron i wymienianie się informacjami. Na koniec każdego etapu wymagane jest silniejsze zaangażowanie klienta. Wykonawca dostarcza fragment rozwiązania, który należy przetestować, zweryfikować pod kątem wymagań i przekazać swoje uwagi. Warto poświęcić na te działania odpowiednią ilość czasu, spotykać się, rozmawiać na wideokonferencjach - by nie obudzić się na koniec projektu z dziesiątkami poprawek. Jako klienci mamy tutaj szansę na szybką reakcję – wykorzystajmy ją. Dzięki podziale na etapy mamy też możliwość bieżącego monitorowania postępów i pilnowania harmonogramu. Ostatnią fazą projektu jest wdrożenie. Jeśli jako klient byliśmy zaangażowani w poprzednich etapach projektu, nie powinny nas tu spotkać żadne przykre niespodzianki. Niemniej, na tej ostatniej prostej powinniśmy się skupić na szczegółowym przetestowaniu całego produktu. Musimy również dostarczyć na czas wszystkie materiały i informacje niezbędne do uruchomienia oprogramowania w docelowym środowisku. Po pomyślnym wdrożeniu i uruchomieniu nowego produktu, warto podsumować cały projekt, porównać efekty z założeniami i ocenić jakość współpracy z wykonawcą. Pozwoli to wyciągnąć wartościowe wnioski, które przydadzą się przy realizacji kolejnych projektów. Pamiętajmy! Nasz czas poświęcony w trakcie realizacji projektu to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie podczas korzystania z wdrożonego oprogramowania. Autor, Paulina Krawczyk Key Account Manager w Positive Coworking Sp. z o.o. http://positivecoworking.pl/   Informacje o marce Positive Coworking to zespół doświadczonych ludzi, działający w branży IT od ponad 10 lat. W każdym projekcie poszukujemy kreatywnych rozwiązań, idealnie dopasowanych do biznesu klienta. http://positivecoworking.pl/