Aktualności Biznes Know How

Sposoby księgowania odnalezionej faktury kosztowej

Dwa aspekty rozliczeń
Na gruncie podatkowym faktura kosztowa podlega zarówno przepisom ustawy o VAT, jak
również ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Rozpatrując możliwość
księgowania odnalezionej faktury, należy zatem pamiętać o różnicach w księgowaniu dla
celów podatku VAT oraz PIT.

ASPEKT 1. – Księgowanie odnalezionej faktury kosztowej w VAT
Odliczenie VAT z odnalezionej faktury jest możliwe jeśli:
● zakup służył działalności opodatkowanej,
● jest prawidłowo udokumentowany, czyli faktura posiada dane wymagane przepisami
(m.in. określenie nabywcy i sprzedawcy, stawkę i kwotę VAT, wartość sprzedaży).
Jednak to, czy zaksięgowanie będzie wymagało cofnięcia się do okresu pierwotnego
otrzymania faktury czy też nie, zależy od tego, kiedy faktura po raz pierwszy trafiła do
przedsiębiorcy.

Faktura z poprzedniego miesiąca
Odliczenie z faktury zakupowej podatku naliczonego VAT przysługuje w dacie otrzymania
faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (miesiącach lub
kwartałach, w zależności od zadeklarowanego w urzędzie sposobu rozliczania VAT). Zatem
w sytuacji, gdy fakturę otrzymano w miesiącu poprzednim, za który złożono już deklarację
VAT i JPK_VAT, można ująć ją w rejestrze zakupów VAT w bieżącym miesiącu, ponieważ
nie minęły jeszcze ustawowe dwa okresy rozliczeniowe.

Przykład 1,:
Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W sierpniu otrzymał fakturę kosztową, ale przez natłok
obowiązków zapomniał ją zaksięgować. Odnalazł dokument dopiero we wrześniu. Czy może
go zaksięgować w rejestrze zakupów VAT?

Tak, podatnik może ująć fakturę zakupu w Rejestrze zakupów VAT w dacie wrześniowej (a
nawet październikowej), jako że odliczenie VAT przysługuje w dacie otrzymania faktury lub
w jednym z dwóch kolejnych miesięcy.

Faktura sprzed dwóch miesięcy/kwartałów                                                                                               W sytuacji, kiedy od daty pierwotnego otrzymania faktury upłynęły
więcej niż dwa okresy rozliczeniowe, przedsiębiorca nie traci bezwzględnie szansy na
odliczenie VAT. Mimo, że ustawowy okres minął, VAT z odnalezionej faktury po dwóch
miesiącach/kwartałach wciąż można odliczyć. Wymaga to jednak cofnięcia się do okresu
pierwotnego, a następnie sporządzenia korekt deklaracji VAT-7/VAT-7K oraz korekt
JPK_VAT, a następnie ponownego ich przesłania do Ministerstwa Finansów. Warto
pamiętać, że odliczenie VAT od zakupów jest prawem podatnika. Dlatego też jeżeli
przedsiębiorca nie chce korygować złożonych wcześniej deklaracji, nie musi korzystać z
odliczenia VAT przy tej fakturze. Oczywiście taka możliwość dotyczy wyłącznie faktur
kosztowych.

Przykład 2.:
Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W lutym otrzymał fakturę kosztową, ale została w
schowku samochodowym i nie zaksięgowano jej. Pan Karol odnalazł ją dopiero we
wrześniu. Czy może ją zaksięgować w rejestrze zakupów VAT?

Tak, podatnik może ująć fakturę zakupu w Rejestrze zakupów VAT, ale konieczne będzie
cofnięcie się do okresu, w którym pierwotnie otrzymał fakturę, czyli do lutego. Spowoduje to
konieczność złożenia korekty deklaracji VAT-7 oraz pliku JPK_VAT za luty. W wyniku
złożonej korekty może powstać nadpłata w podatku VAT – do rozliczenia w kolejnych
okresach.

Wyjątki na gruncie VAT
Od opisanych wyżej możliwości odliczenia VAT z odnalezionych faktur istnieją wyjątki.
Zasady te nie dotyczą faktur zagranicznych oraz krajowych z odwrotnym obciążeniem.
Zatem jeżeli odnaleziona faktura dotyczy zakupu towarów lub usług objętych odwrotnym
obciążeniem na gruncie podatku VAT, należy przede wszystkim cofnąć się do okresu, w
którym powstał obowiązek podatkowy i wykazać VAT należny po stronie Rejestru
sprzedaży. VAT do odliczenia zaksięgujemy natomiast w zależności od tego, jak długo
faktura leżała zapomniana. Jeżeli mniej niż trzy miesiące wraz z VAT-em należnym można
wykazać VAT naliczony. Jest to transakcja neutralna dla podatku VAT, ale wymaga złożenia
korekt deklaracji VAT oraz JPK_VAT. Gdy minęło jednak więcej niż trzy miesiące, wówczas
VAT należny (czyli po stronie sprzedaży) wykazuje się w wstecz, a VAT naliczony (po
stronie zakupów) – na bieżąco. Poza koniecznością złożenia korekt deklaracji i pliku JPK,
powoduje to również konieczność dopłaty podatku wraz z odsetkami.

Przykład 3.:
Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W lutym zakupił usługę reklamową i otrzymał fakturę
kosztową od kontrahenta zagranicznego z Irlandii, ale zapomniał ją wydrukować i nie
zaksięgowano jej. Pan Karol przypomniał sobie o niej dopiero we wrześniu. Czy może ją
zaksięgować dla celów VAT we wrześniu?

Nie, ponieważ od daty powstania obowiązku podatkowego z tytułu importu usług minęło już
ponad trzy miesiące. Podatnik musi cofnąć się do lutego i dokonać naliczenia VAT według polskiej stawki w Rejestrze sprzedaży VAT za luty. Następnie może
ująć zapis w Rejestrze zakupów VAT, ale nie może tego dokonać w lutym. Fakturę po
stronie Rejestru zakupów VAT podatnik ujmuje w miesiącu bieżącym, czyli wrześniu.
Spowoduje to konieczność złożenia korekty deklaracji VAT-7 oraz pliku JPK_VAT za luty. W
wyniku złożonej korekty wystąpi konieczność dopłaty podatku VAT do urzędu wraz z
ewentualnymi odsetkami.

ASPEKT 2 – Księgowanie odnalezionej faktury kosztowej w podatku dochodowym
W przypadku podatku dochodowego, stałym okresem rozliczeniowym jest rok (najczęściej
rok kalendarzowy). Stąd też dla celów ustalenia czy odnalezioną fakturę można
zaksięgować w pierwszej kolejności, należy sprawdzić datę jej wystawienia – czy dotyczy
roku bieżącego czy też lat ubiegłych.

Faktura kosztowa odnaleziona w roku, którego dotyczy
Jeżeli odnaleziona faktura dotyczy tego samego roku co data jej wystawienia, wówczas
można ją zaksięgować do księgi przychodów i rozchodów w dacie odnalezienia, czyli bez
konieczności cofania się do poprzednich okresów i korygowania wyliczonych już zaliczek na
podatek dochodowy.

Przykład 4.:
Pan Karol w sierpniu 2018 roku otrzymał fakturę kosztową dotyczącą zakupu materiałów
biurowych, ale przez natłok obowiązków zapomniał jej zaksięgować. Odnalazł ją dopiero we
wrześniu 2018 roku. Czy może ją zaksięgować w KPiR?

Tak, podatnik może ująć fakturę zakupu w KPiR w dacie wrześniowej, jako że koszt dotyczy
roku 2018, który jeszcze nie uległ zamknięciu.

Faktura kosztowa odnaleziona w latach kolejnych
W przypadku gdy faktura kosztowa, którą odnaleźliśmy przy okazji robienia porządków,
dotyczy lat ubiegłych – nie można jej zaksięgować w okresie odnalezienia. Koszt nie jest
utracony, jednak aby móc z niego skorzystać, konieczne jest cofnięcie się do roku, którego
koszt dotyczy, dokonanie wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pod datą
ostatniego dnia roku, a następnie skorygowanie złożonych już zeznań rocznych (czyli PIT-36
lub PIT-36L, jeżeli przedsiębiorca wybrał rozliczanie podatkiem liniowym).

Przykład 5.:
Pan Karol w lutym 2017 roku otrzymał fakturę kosztową dotyczącą zakupu wycieraczek i
oleju do samochodu firmowego, ale została w schowku samochodowym i nie zaksięgowano
jej. Pan Karol odnalazł ją dopiero we wrześniu 2018 roku. Czy może ją zaksięgować w
KPiR?

Podatnik nie może ująć faktury zakupu w KPiR we wrześniu 2018 roku, jako że koszt
dotyczy roku 2017. Zatem jedyną możliwością ujęcia odnalezionej faktury w kosztach jest
cofnięcie się do roku 2017. Wówczas należy zaksięgować ją w KPiR pod datą 31.12.2017, a następnie sporządzić korektę deklaracji rocznej PIT-36 lub PIT-36L, jeżeli w roku 2017 podatnik rozliczał się na zasadach podatku liniowego.

Pan Karol może również zrezygnować całkowicie z ujmowania takiej faktury w kosztach.

Zakup towarów handlowych jako wyjątek
Koszty dotyczące zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych zawsze
ujmowane są najpóźniej w dacie przyjęcia towaru. Czy dotyczy to również sytuacji w której
nie otrzymaliśmy w terminie albo zgubiliśmy fakturę? Tak. Wynika to z Rozporządzenia w
sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: “§ 17. 1. Zakup
materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z
zastrzeżeniem § 30, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do
magazynu, przerobu lub sprzedaży.” Zatem w przypadku zakupu towarów handlowych,
nawet jeżeli w momencie ich otrzymania podatnik nie posiada faktury, to ujmuje ich koszt w
KPiR na podstawie protokołu przyjęcia (oczywiście później faktura musi zostać
otrzymana/odnaleziona). Dotyczy to natomiast jedynie podatku dochodowego. Zatem w tym
przypadku VAT nie podlega on odliczeniu aż do momentu otrzymania faktury zakupu.

Komentarze

WP Facebook Auto Publish Powered By : XYZScripts.com