Elastyczny czas pracy – jak opracować grafik?

Rośnie popularność elastycznego czasu pracy wśród przedsiębiorców. Według danych Państwowej Inspekcji Pracy, do końca marca br. taki system wprowadziło 901 firm. Jak tworzyć grafik zespołu w oparciu o nowe rozporządzenia? Tuż po wprowadzeniu zmian w sierpniu ubiegłego roku, pojawiło się mnóstwo pytań i sprzeciwów ze strony przedsiębiorców. Jak się okazało, niesłusznie przestraszono się nowych regulacji – do systemu przekonało się już przeszło 900 firm. Ta liczba systematycznie rośnie, bowiem w marcu było ich nieco ponad 700. Ponadto z danych PIP wynika, że z równoważnego czasu pracy najchętniej korzystają duże przedsiębiorstwa, zatrudniające od 50 do 249 pracowników (37 proc.). Na takie rozwiązanie decydują się głównie firmy zajmujące się przetwórstwem przemysłowym (37 proc.) oraz handlem i naprawami (17 proc.). Jak wygląda taka forma pracy w praktyce? Wprowadzenie systemu do firmy Elastyczność czasu pracy polega na takim jego ukształtowaniu w ramach obowiązujących przepisów, które pozwala na dostosowanie go do swoich potrzeb. W praktyce oznacza to, że pora rozpoczęcia pracy jest określona przedziałem (np. 8-10), ale zależnie od tego pracownik musi wyrobić dobowy wymiar, by opuścić miejsce pracy. Inna forma polega na przedłużeniu dziennego czasu pracy w pewnym okresie na rzecz krótszego w innych dniach. Wydłużone godziny mogą również być rekompensowane całymi dniami wolnymi. Ta kwestia powinna zostać już doprecyzowana bezpośrednio pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Uzgodnienia o wprowadzeniu takiego systemu do struktury firmy muszą zostać przedyskutowane wcześniej z personelem. Zarząd sam nie może odgórnie narzucić pracownikom takiego rozwiązania. Wszelkie decyzje dokonywane są z zakładową organizacją związkową, związkami zawodowymi bądź przedstawicielami personelu. Ma to na celu zapobieganie konfliktom pomiędzy szefostwem a zespołem. Gruntowna analiza i rozmowa na temat planowanych zmian umożliwi zapoznanie się pracownikom z nową sytuacją oraz poznanie odpowiedzi na nurtujące pytania. Wtedy pracodawca można zabrać się za przygotowanie harmonogramu pracy. Podstawy prawne Rekompensowanie czasu pracy dniami czy godzinami wolnymi powinno być podparte odpowiednim grafikiem. Według Kodeksu Pracy pracodawcę wciąż obowiązuje średniotygodniowy czas pracy oraz dobowy (11 godzin) i tygodniowy (35 godzin) wypoczynek. Wprowadzona została także regulacja, że rozkład nie musi obejmować całego okresu rozliczeniowego. Jednakże minimalna jego długość wynosi 1 miesiąc. Ponadto pracownik powinien otrzymać swój plan przynajmniej tydzień przed rozpoczęciem danego okresu. Należy również pamiętać, iż planowanie może mieć charakter ogólny, nie ma konieczności tworzenia indywidualnych harmonogramów. Obowiązek jego sporządzenia choć spoczywa na pracodawcy, nie wyklucza istotnej roli pracownika. Podstawę uzgodnień powinien stanowić bowiem dialog. Wsparcie ze strony IT Kluczowy jest również fakt, iż przygotowanie grafiku pracownika jest niezwykle pracochłonne. Przedsiębiorcy nie muszą ograniczać się do formy papierowej. Wprowadzone regulacje pozwalają na tworzenie harmonogramów w wersji elektronicznej. Istotną rolę w tym zakresie ogrywają specjalistyczne programy, z których pomocą łatwo i szybko zostanie wykonany odpowiedni plan. Co więcej, część z nich działa online – wystarczy dostęp do sieci i z każdego miejsca na świecie pracodawca może weryfikować czas pracy zespołu. Takie systemy pozwalają na planowanie pracy, dyżurów, a także kontrolują sprawy i wnioski urlopowe. Rozwiązania IT mają za zadanie wspierać i upraszczać pracodawcy zarządzanie firmą. Natomiast grafiki pracy pozwalają na precyzyjne zarządzanie czasem pracy i usystematyzowanie realizowanych działań, dlatego nie należy się ich bać. Celem wprowadzonych przepisów jest zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstw. Choć elastyczny czas pracy może powodować pewne trudności w pogodzeniu obowiązków z życiem rodzinnym, nie należy go od razu skreślać. Na początek warto dokładnie przedyskutować formułę harmonogramu z pracodawcą, a może się to okazać korzystnym rozwiązaniem dla obu stron.   Autor: Łukasz Osuch – pomysłodawca Offigo.pl – systemu do zarządzania procesami w firmie. Ta innowacyjna platforma, poza tworzeniem grafików, pozwala na automatyczne rozliczanie delegacji, uporządkowanie dokumentacji w firmie wraz z rozbudowanymi ścieżkami akceptacji dokumentów.