Halo! Czy to CRM?

Kupujesz młotek po to, żeby przybić gwóźdź do ściany. Możesz też gwóźdź przybić innym narzędziem, np. kombinerkami albo kluczem hydraulicznym. Jak myślisz – które narzędzie sprawi, że będziesz wydajnie przybijał gwoździe? Wyobraź sobie, że kładziesz obok siebie na stole wcześniej wspomniany młotek oraz kombinerki i klucz hydrauliczny. Każdy z nich ma swoją ustaloną wagę i kształt. Żeby wykorzystać ich właściwości, potrzebny jest człowiek oraz cel wykorzystania. Przypuśćmy, że tym celem jest zawieszenie 4 wakacyjnych zdjęć oprawionych w 4 różne antyramy – na ścianie w pokoju gościnnym. Chcesz to zrobić w możliwie najbardziej wydajny sposób z prostego powodu – aby zrealizować cel od początku do końca, w jak najkrótszym czasie, zgodnie z oczekiwanym rezultatem. Teraz wyobraź sobie, że młotek, kombinerki i klucz hydrauliczny w nieznany Ci sposób zamieniają się w aplikację do prowadzenia projektów, listę "to-do" i aplikację CRM. Oczywiście Twój cel także się zmienił. Teraz chcesz uporządkować swoje firmowe sprawy, tj. spotkania z klientami, dokumentację firmową, chcesz przejąć kontrolę nad procesem sprzedaży oferowanych przez Twoją firmę usług. Co tym razem wybierzesz? Lista "to-do" pomoże Ci zapamiętać i przypomni zadania, które masz do zrobienia. Aplikacja do zarządzania projektami pozwoli panować nad wszystkimi procesami związanymi z realizowanym projektem. Do czego w takim razie użyjesz aplikacji CRM? Właśnie do tego, żeby funkcje wcześniej wymienionych dwóch aplikacji mieć w jednym miejscu. Teraz wyobraź sobie, że trzymasz w ręku klucz hydrauliczny i zabierasz się do przybijania gwoździ. Może jednak chcesz młotek? Baczność! CRM idzie! Aplikacje CRM mimo tego, że są łatwe w obsłudze i oferują szereg funkcji spotykanych w innych rodzajach aplikacji, są często źle używane. Owszem, zamiast młotka możesz użyć klucza hydraulicznego do tego, żeby przybić kilka gwoździ, ale wykonując tę czynność, tracisz czas na to, żeby poprawnie w nie celować. Podobnie jest w przypadku aplikacji CRM. Jeśli użyjesz jej jako narzędzia do prowadzenia projektu lub listy zadań, to po czasie stwierdzisz, że korzystanie z niej nie przekłada się na efektywność i staje się męczące. Winna w tym przypadku nie jest aplikacja. Przed jej użyciem należy przemyśleć, jaki cel za jej pomocą chcę Ja – mniejszy lub większy przedsiębiorca – osiągnąć. Dlatego przed decyzją o użyciu aplikacji CRM, warto wiedzieć, że:

1. Działania uwzględnione w CRM-ie dotyczą tylko Twoich klientów, zleceń, współpracowników i związane są z utrzymywaniem relacji tj. planowanie wykonania telefonu, wysyłki wiadomości email, czy zapisanie umówionego spotkania.
2. Zlecenia usługowe lub sprzedaży towarów zapisujesz w CRM-ie, aby mierzyć rentowność swojej firmy, skuteczność handlowca lub zespołu handlowców oraz kontrolować proces sprzedaży produktu.
3. Wirtualna przestrzeń dyskowa aplikacji CRM przeznaczona jest do archiwizowania ważnych dokumentów firmowych tj. faktury w wersji elektronicznej, szablony ofert, czy skany podpisanych umów.
4. Książka kontaktów służy zapisywaniu osób i firm, które mają potencjał biznesowy. Zaliczają się do nich m.in. obecni klienci, partnerzy biznesowi czy współpracownicy.
5. Historia działań to nic innego, jak wyszczególnienie czarno na białym tego, co działo się firmie względem realizowanych zleceń.

Dwa razy się zastanów Gdy będziesz decydował się na używanie aplikacji CRM, pamiętaj o jej przeznaczeniu sprzedażowym – nie projektowym, nie zadaniowym. Cenny jest twój czas, a jeżeli dostęp do aplikacji wymaga płatności – cenne są także pieniądze. Określając cel i realizując go przy użyciu złego narzędzia, zawsze jesteś na straconej pozycji. Pomyśl wtedy, co robi konkurencja, która z młotkiem w ręce czeka, aż Ty przybijesz resztę gwoździ kluczem hydraulicznym.         Autor: Kamil Jarosz, Oficer PRopagandowy miniCRM     Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© alphaspirit)