Jak poprawiać błędne faktury

Faktury niezgodne z rzeczywistością bywają narzędziem oszustów wyłudzających zwroty VAT. Organy podatkowe są więc wyczulone na dokumenty zawierające niewłaściwe dane. Z tego też powodu każdy przedsiębiorca musi zwracać uwagę na to, by niezwłocznie poprawiać błędy na fakturach. W jaki sposób? Wystawianie faktur zgodnych z rzeczywistością jest jednym z obowiązków podatników VAT. Oczywiście, może zdarzyć się, że w dokumentach pojawią się błędy. Z tego powodu przepisy przewidują wprowadzanie korekt do danych zawartych na fakturze. Taką możliwość, na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów, ma zarówno wystawca dokumentu (sprzedawca), jak i nabywca towaru lub usługi. Błędy należy poprawiać notą lub fakturą korygującą Narzędziem do poprawiania błędów na fakturze dostępnym dla nabywcy jest nota korygująca. Nabywca wystawia ten dokument, jeśli dostrzeże błędy formalne, tzn. nie mające wpływu na kwoty podatków. Notę należy sporządzić, jeśli faktura zawiera błąd w nazwach, adresach stron transakcji lub w przypadku niewłaściwej nazwy przedmiotu transakcji (towaru lub usługi). W sytuacji, gdy nabywca dostrzeże pomyłkę, powinien niezwłocznie sporządzić notę korygującą w dwóch egzemplarzach. Dokument może obejmować jeden lub wszystkie błędy, jakie pojawiły się na fakturze. Na nocie korygującej powinny znaleźć się:

• nazwa dokumentu – „Nota Korygująca”,
• kolejny numer i data wystawienia,
• dane nabywcy i sprzedawcy – nazwy firm lub nazwiska, adresy i numery NIP,
• dane, które znalazły się na korygowanej fakturze,
• wskazanie treści błędnej oraz danych zgodnych z prawdą.

Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy, przy czym przepisy nie precyzują, czy musi to być podpis. Zapewne wystarczy potwierdzenie e-mailowe. Jeżeli jednak błędna treść na fakturze jest związana z liczbami, np. ceną czy kwotami lub stawkami VAT, faktury nie można poprawić notą. W takim wypadku wystawca faktury pierwotnej (sprzedawca) sporządza fakturę korygującą. Możliwość wystawiania faktury korygującej jest zarezerwowana dla sprzedawcy. Dokument obejmuje wszystkie możliwe zmiany treści, w tym także te, które nie mogą zostać poprawione notą korygującą, tak jak:

• błędna cena, stawka lub kwota podatku VAT,
• rabat, udzielony po wystawieniu faktury (zmniejszenie ceny netto),
• podwyższenie ceny towaru lub usługi po wystawieniu faktury.

Każda faktura korygująca musi zawierać kolejny numer i datę wystawienia, dane obu stron transakcji, daty dotyczące faktury pierwotnej oraz po korekcie (poprawne). Faktura korygująca musi zostać dostarczona do nabywcy. Podpis żadnej ze stron nie jest niezbędny na korekcie, ale sprzedawca powinien zadbać o uzyskanie od nabywcy potwierdzenia odbioru (w dowolnej formie, która może posłużyć jako dowód w razie kontroli). Błędy na fakturze a prawo do rozliczenia wydatku w firmie Generowanie kosztów podatkowych oraz wydatków opodatkowanych VAT-em większości firm pozwala zmniejszyć kwoty zobowiązań podatkowych – odpowiednio podatku dochodowego i VAT-u należnego (wpłacanego do urzędu skarbowego). Warunki, jakie muszą spełniać wydatki, które można korzystnie rozliczyć w firmie, określa prawo podatkowe. Co w przypadku, gdy wydatki te dokumentują błędne dokumenty? Błędy formalne na fakturach nie pozbawiają przedsiębiorcy prawa do zaliczenia zakupu do kosztów uzyskania przychodów, o czym mówi np. uzasadnienie wyroku NSA z 8 maja 2013 roku. Zgodnie z nim, sama wadliwa faktura nie jest dostatecznym powodem, by pozbawić podatnika prawa do zaliczenia wydatków do kosztów, ale podatnik musi być w stanie przedstawić inne dowody, że koszt faktycznie został poniesiony. Gdy tych dowodów brakuje lub są niewiarygodne, a faktura jest błędna, pojawia się podstawa, aby dany koszt zakwestionować. Jeśli chodzi o rozliczenie VAT, przypadki, w których nie wolno obniżyć podstawy opodatkowania można znaleźć w ustawie o VAT. Wśród nich znajdują się m.in. następujące sytuacje:

• faktury zostały wystawione przez nieistniejący podmiot,
• kwoty zawarte na fakturze nie są zgodne z rzeczywistością,
• na fakturze wykazano kwotę podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze,
• przeprowadzona transakcja nie podlega opodatkowaniu lub jest zwolniona z podatku.

W związku z tym, najbezpieczniej niezwłocznie poprawiać błędy na fakturach wystawiając opisane powyżej dokumenty, aby nie narazić się na możliwość zakwestionowania dokumentów w trakcie ewentualnej kontroli. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy na fakturze figurują niewłaściwe dane nabywcy lub sprzedawcy. Wówczas faktura może zostać uznana za pustą (czyli dokumentującą sprzedaż, która w rzeczywistości nie miała miejsca). Ponadto, należy także pamiętać o uzyskaniu:

• akceptacji sprzedawcy – w przypadku noty korygującej,
• potwierdzenia odbioru – w przypadku faktury korygującej.

Kto odpowiada za poprawność faktury? Odpowiedzialność za poprawność danych zawartych na fakturze ponosi strona wystawiająca dokument. Wynika to z zapisów ustawy o podatku od towarów i usług. Sprzedawca na każdej fakturze powinien umieścić m.in. datę transakcji, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawki i kwoty podatku oraz dane stron transakcji. Przedsiębiorca, sprzedający towary lub usługi, odpowiada również za poprawność stosowanych stawek VAT, w tym stawek obniżonych oraz zwolnień z podatku. W razie wątpliwości dotyczących stawek podatku, warto skorzystać z pomocy urzędników i zwrócić się z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów. Sprzedaż towarów lub usług z błędami dotyczącymi stawek podatkowych, nawet gdy odbywa się w dobrej wierze, nie jest argumentem w razie ewentualnej kontroli i może wiązać się z konsekwencjami. Przykładowo, sprzedaż towaru po zaniżonej stawce VAT powoduje powstanie zaległości podatkowej i naliczenia odsetek za zwłokę. Przepisy przewidują również konsekwencje związane z błędami dotyczącymi pozostałych danych, znajdujących się na fakturze. W razie kontroli i udowodnienia przedsiębiorcy, że wystawiał faktury w sposób wadliwy, może on zostać ukarany grzywną do wysokości 180 stawek dziennych. Zapisy Kodeksu Karnego Skarbowego wspominają również o konsekwencjach dla tej strony transakcji, która otrzymała błędną fakturę i posługiwała się dokumentem. Oczywiście ewentualne konsekwencje dotyczą sytuacji, kiedy takie wykroczenie zostało popełnione umyślnie.   Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.