Jak zaprojektować system, który docenią użytkownicy na całym świecie?

Rynek rozwiązań informatycznych dla biznesu jest bardzo konkurencyjny i coraz trudniej znaleźć na nim miejsce na nowe produkty. Firmy, które chcą zadebiutować w branży, mogą brać przykład z docenianych na całym świecie producentów i ich narzędzi. Obserwacja branży i tego, co przekonuje użytkowników systemów, podnosi szansę na zaprojektowanie liczącego się produktu. System informatyczny to nie sztuka dla sztuki. Projektując go, należy wziąć pod uwagę przynajmniej trzy niezwykle ważne czynniki: otoczenie biznesowe, użytkowników i ograniczony budżet firm. Dziś na rynku jest bardzo wiele rozwiązań informatycznych, niejednokrotnie bardzo dobrych technicznie, świetnie działających. Trzeba jednak pamiętać, że aby odnieść sukces w bardzo konkurencyjnej branży, należy podejść do projektowanego systemu holistycznie – nie tylko przez pryzmat funkcjonalności wyróżniających go na tle innych, ale przede wszystkim przez pryzmat potrzeb i oczekiwań użytkowników. Czasem najprostsze rozwiązania są najlepsze. Z takiego założenia wychodzi firma Webcon, która stworzyła system Webcon BPS uznany w konkursie organizowanym przez European Sharepoint Community za najlepsze rozwiązanie na SharePoint w Europie. Twórcy systemu myśląc o nowych funkcjach, myślą głównie o jego użytkownikach. Ta strategia przynosi efekty. Zrozumieć biznes System informatyczny nie może być oderwany od biznesu, zupełnie przeciwnie – jest po to, aby pomóc przedsiębiorstwom, usprawnić ich działanie, przyspieszyć procesy, uprościć procedury, uporządkować pracę. Przymierzając się do projektowania programu czy jego nowych funkcjonalności, trzeba przede wszystkim dobrze zrozumieć, co dzieje się w firmie, jak ona funkcjonuje i co należy poprawić. To dlatego niezwykle ważna jest jego elastyczność i możliwość dostosowania do wszystkich procesów działających w firmie. Narzędzia informatyczne muszą wspomagać biznes i nadążać za jego rozwojem. Właśnie elementy pozwalające na szybkie dostosowanie systemów do zmieniających się warunków przedsiębiorcy doceniają najbardziej w codziennej pracy. Uniwersalność systemu i możliwość jego dostosowania do potrzeb firmy daje jeszcze jedną wyraźną korzyść przedsiębiorcom – zastanawiając się, w czym dokładnie może im pomóc nowe narzędzie, dokładnie przyglądają się temu, jak działa ich firma, często przy tym odnajdując elementy, które można zmienić, wyeliminować czy poprawić. Często zdarza się, że zarządzający zauważają niedoskonałości dotychczasowego funkcjonowania firmowych procesów dopiero podczas analizy przed wdrożeniem nowego systemu. Przenosząc poszczególne kroki do systemu, poprawiają to, co działa nieefektywnie. Dzięki temu od razu ich firma zaczyna działać lepiej – zadania są bowiem wykonywane szybciej, a czasem także w bardziej logicznej kolejności. Zrozumieć użytkownika Dopasowanie systemu do potrzeb firmy to jedno, dopasowanie go do oczekiwań ludzi, którzy na co dzień z niego korzystają, to zupełnie inna sprawa i ogromne wyzwanie dla producentów. Warto pamiętać o tym, że system nie może być przeszkodą – nawet dla pracowników, którzy nie są biegli w obsłudze komputera. Interfejs musi być prosty, intuicyjny, wykonywanie kolejnych kroków uproszczone do minimum – zbyt wiele otwierających się okien, skomplikowane menu, niepotrzebne zatwierdzanie kolejnych czynności, częste logowanie się do systemu czy jego poszczególnych elementów nie pomogą zyskać sympatii użytkowników. Rozwiązanie musi działać tak, aby kolejni użytkownicy nie musieli przechodzić czasochłonnych szkoleń, zanim rozpoczną z nim pracę. To bardzo pomaga we wdrażaniu nowych pracowników. Dobrze też zwracać uwagę na głosy od osób pracujących na co dzień z systemem. Zwłaszcza nowi pracownicy, dopiero poznający narzędzie i patrzący na nie świeżym okiem, mogą znaleźć elementy, które warto poprawić, aby zwiększyć ich intuicyjność. Rolą producenta jest z jednej strony zaprojektowanie takiego rozwiązania, które będzie można łatwo modyfikować i dostosowywać do bieżących potrzeb użytkowników, a z drugiej słuchanie opinii i wprowadzanie zmian w systemie. Zrozumieć budżet Mało która firma jest informatyczną tabulą rasą, którą trzeba dopiero wypełnić systemami, aplikacjami, sprzętem. Zazwyczaj każdy producent software’u staje przed koniecznością dołożenia swojego rozwiązania do już istniejących, co oznacza, że musi zwrócić szczególną uwagę na możliwości integracji proponowanego przez siebie systemu z innymi, które funkcjonują u klienta. Webcon przeprowadził wśród swoich klientów ankietę, w której zapytał, co najbardziej cenią w dostarczanym przez firmę narzędziu klasy BPM. Zdecydowana większość z nich wskazała na bezproblemową integrację z wdrożonymi już rozwiązaniami. To pokazuje, jak istotne jest dla firmy to, aby dostała wraz z systemem to, czego potrzebuje, a nie dodatkowe kłopoty w postaci trudności z integracją zabierające czas i angażujące budżet. Rozumieją to polscy producenci, którzy proponują rozwiązania nowoczesne, elastyczne i cenowo konkurencyjnena światowych rynkach. Polskie systemy informatyczne mają doskonałą jakość i mogą śmiało i skutecznie konkurować ze światową czołówką. Potwierdza to między innymi nagroda, którą Webcon otrzymał w tym roku podczas European SharePoint Conference. Nie ma doskonałych rozwiązań, najbliższe doskonałości są jednak takie, które spełniają potrzeby wszystkich stron korzystających z systemów informatycznych. Tylko zrozumienie otoczenia, w jakim będzie działało narzędzie, pozwoli na zaprojektowanie rozwiązania, które spełni pokładane w nim nadzieje i przyniesie realne korzyści biznesowe. Łukasz Wróbel, Head of Business Development w Webcon