Kiedy i jak można anulować fakturę?

Sytuacja, w której po wystawieniu faktury nie dochodzi do transakcji zdarza się zapewne często, zarówno w przypadku firm handlowych, jak i usługowych. Oczywiście, może się to zdarzyć już po wystawieniu faktury. Co wówczas zrobić z wystawionym dokumentem? W jaki sposób i czy w ogóle można anulować fakturę?

Wystawianie faktur to codzienność dla większości firm i zapewne po części dlatego podczas fakturowania może dojść do pomyłek i problematycznych sytuacji. Co zrobić, gdy przedsiębiorca zauważa błąd w wystawionym dokumencie? Jak zakwalifikować fakturę, która wróciła do firmy wraz z towarem, bo klient odmówił przyjęcia przesyłki? Co zrobić z fakturą wystawioną na usługę, która nie miała miejsca? Odpowiedzi na te pytania zależą od wielu czynników, a przede wszystkim od tego, czy faktura została wprowadzona do obrotu prawnego.

Kiedy można anulować fakturę?

Wprowadzenie faktury do obrotu prawnego w praktyce oznacza, że dokument został przekazany nabywcy towaru lub usługi i przez niego zaakceptowany. Taka faktura nie może zostać anulowana – można ją jedynie skorygować, co jest omówione w dalszej części artykułu. Fakturę można anulować tylko, jeśli spełnione są łącznie dwa warunki:

1. Transakcja nie została zrealizowana.
2. Faktura nie trafiła do obrotu prawnego (nie została przekazana nabywcy).

Takie sytuacje zdarzają się stosunkowo rzadko, ale mogą występować, np. gdy chodzi o sprzedaż wysyłkową, ale także w innych okolicznościach. Rozważmy dwa przykłady takich sytuacji.

1. Przedsiębiorca wystawia fakturę i przed wysłaniem jej do kontrahenta zauważa, że znajdują się na niej błędne dane.
2. Przedsiębiorca prowadzący sprzedaż wysyłkową, wysyła towar wraz z fakturą do klienta, a następnie otrzymuje zwrot przesyłki.

W obu przypadkach anulowanie faktury może być dopuszczalne. W pierwszym przykładzie błąd zostaje dostrzeżony przed przekazaniem dokumentu nabywcy, zatem faktura nie jest jeszcze wprowadzona do obiegu prawnego. Jak najbardziej taką fakturę można anulować.

Przy sprzedaży wysyłkowej obowiązek podatkowy ma miejsce w momencie dostawy towaru. Jeżeli klient odmówi przyjęcia przesyłki (np. z uwagi na niewłaściwy towar) lub wróci ona do firmy np. z powodu niewłaściwego adresu, nie dochodzi do dostawy towaru i taką fakturę można anulować.

Tę sytuację trzeba jednak odróżnić od zwrotu towaru. Otóż w przypadku sprzedaży wysyłkowej, klient ma prawo do rezygnacji z zakupu i zwrotu towaru bez podania przyczyny w ciągu 10 dni. Wtedy fakturę należy skorygować, a nie anulować.

Jak anulować wystawioną fakturę?

Przystępując do anulowania faktury należy pamiętać o kwestii numerowania kolejnych dokumentów. Wracając do pierwszej z opisanych sytuacji, jeśli przedsiębiorca zauważy błąd przed przekazaniem faktury do nabywcy, może anulować fakturę i jej kopię przez ich zniszczenie. Wtedy kolejny wystawiony dokument otrzymuje ten sam numer, co anulowana błędna faktura.

Jeżeli po sporządzeniu faktury zawierającej błąd zostały wystawione dokumenty z kolejnymi numerami, błędnej faktury nie wolno zniszczyć. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien przekreślić treść oryginału i kopii anulowanej faktury oraz dodać adnotację „anulowano dnia … z powodu…” Tak opisane dokumenty należy przechowywać w dokumentacji, ale nie trzeba wprowadzać ich do ewidencji ani wykazywać w deklaracjach VAT. Dzięki temu numeracja wszystkich faktur pozostaje kompletna.

W związku ze sprzedażą wysyłkową może się jednak zdarzyć, że po wystawieniu faktury i wysłaniu jej do klienta wraz z towarem, przedsiębiorca ujmie ją w rejestrze sprzedaży. Gdy nie dojdzie do transakcji i przesyłka wróci do firmy z oryginałem dokumentu, można anulować taką fakturę. Oryginał i kopię należy przekreślić, umieścić na nich nich stosowną adnotację i pozostawić w dokumentacji księgowej firmy.

Anulowana faktura nie dokumentuje faktycznej sprzedaży. Jeżeli została ujęta w rejestrze VAT, a tym samym w deklaracji VAT, przedsiębiorca ma prawo skorygować te dokumenty. Dzięki temu może obniżyć podatki za dany okres rozliczeniowy. Warto jednak pamiętać, że anulowanie faktur jest procedurą, której nie należy nadużywać w firmie. Zbyt częste unieważnianie dokumentów może bowiem wzbudzić podejrzenia fiskusa podczas kontroli skarbowej.

Korekta zamiast anulowania faktury

Anulowanie faktury nie powinno być mylone z jej korektą. W zależności od rodzaju błędu stosuje się noty korygujące lub wystawia faktury korygujące. Notę może wystawić nabywca towaru lub usługi i za jej pomocą poprawić np. błąd w danych kontrahenta. Notą korygującą nie może jednak zmienić kwot na fakturze. Aby skorygować wartości liczbowe konieczna jest faktura korygująca, którą może wystawić jedynie sprzedawca. Jeśli to nabywca dostrzegł błędy liczbowe, musi zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o sporządzenie korekty.

W przypadku wprowadzenia faktury do obrotu prawnego, jej anulowanie nie jest możliwe, nawet gdy w praktyce można mówić o anulowaniu transakcji. Taka sytuacja może nastąpić, np. gdy klient:

• otrzymał uszkodzony towar (reklamacja) lub inny niż chciał otrzymać,
• zwraca towar, np. korzystając z opisanego powyżej prawa do zwrotu w ciągu 10 dni,
• otrzymał fakturę, ale nie przyjmuje wykonania usługi (np. z uwagi na niezgodność z umową).

Wtedy sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą zawierającą kwotę obniżoną do zera, co w praktyce oznacza unieważnienie transakcji. Taką fakturę ujmuje się w KPiR i rejestrach VAT – z uwagi na zerową kwotę korekta obniża wówczas podatki.

Czy potwierdzenie odbioru korekty jest niezbędne?

Należy jednak pamiętać, że faktura korygująca obniżająca kwotę sprzedaży uprawnia do obniżenia VAT-u tylko, jeśli sprzedawca posiada potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę. (Podatek dochodowy można obniżyć bez posiadania takiego potwierdzenia.) Potwierdzenie jest do tego stopnia istotne, że obniżenia VAT-u można dokonać za ten okres, w którym sprzedawca je otrzymał. Może nim być oczywiście podpis nabywcy na korekcie, ale nie jest on konieczny – wystarczy np. e-mail.

Natomiast z początkiem 2014 r. wchodzi w życie nowelizacja przepisów dotyczących VAT. Jedna ze zmian dotyczy właśnie konieczności uzyskania potwierdzenia faktury korygującej. Zgodnie z nowymi przepisami w określonych przypadkach podatnik będzie mógł obniżyć podstawę opodatkowania pomimo braku potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Chodzi o sytuację, kiedy uzyskanie takiego potwierdzenia jest niemożliwe, a wystawca faktury może udokumentować próbę doręczenia faktury korygującej (np. potwierdzenie z poczty).

Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.