Z początkiem kwietnia przestanie obowiązywać system, zgodnie z którym przedsiębiorca odliczy 60% VAT od zakupu samochodu osobowego. W myśl zmian w przepisach istniały będą dwa progi – 50% i 100%. W praktyce możliwość odliczenia pełnego VAT-u będzie jednak bardzo trudna. Dla kogo resort finansów przewidział taką opcję i jakie warunki trzeba będzie w związku z tym spełnić?
Niestety ustawa, która wejdzie w życie 1 kwietnia 2014 roku, pozwoli na odliczenie pełnego VAT-u jedynie w nielicznych przypadkach. Większość przedsiębiorców będzie miała możliwość odliczenia tylko 50% VAT-u wynikającego z faktury na zakup samochodu oraz wydatków związanych z jego eksploatacją. Wysokość odliczenia będzie zależała od sposobu użytkowania samochodu. Tym samym przedsiębiorca odliczy:
- 50% VAT – jeśli używa samochodu w tzw. systemie mieszanym, czyli zarówno na cele firmowe, jak i prywatne;
- 100% VAT – w sytuacji, gdy pojazd służy mu wyłącznie na potrzeby związane z działalnością gospodarczą.
Projekt nie daje jednak możliwości odliczania pełnego VAT-u przedsiębiorcom, którzy prowadzą firmę w miejscu zamieszkania. Zdaniem Ministerstwa Finansów w tym przypadku nie da się jednoznacznie stwierdzić, że pojazd używany jest tylko do celów firmowych.
Kiedy pojazd zostanie uznany za przeznaczony wyłącznie na potrzeby firmowe?
W myśl nowych przepisów przedsiębiorca odliczy 100% VAT jeśli będzie używał samochodu jedynie w celach służbowych. Stanie się tak w przypadku, gdy:
- konstrukcja pojazdu sprawia, że może być przeznaczony tylko do działalności gospodarczej (np. koparka, ładowarka);
- sposób wykorzystania potwierdzony ewidencją przebiegu pojazdu wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością.
W drugim przypadku przedsiębiorca zostanie zobligowany do złożenia informacji o pojazdach do naczelnika urzędu skarbowego. Będzie należało to zrobić w terminie 7 dni od dnia dokonania pierwszego wydatku związanego z samochodem po wejściu w życie ustawy. W przypadku zmiany wykorzystania samochodu (np. z użytku firmowego na mieszany) aktualizacji należy dokonać najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje się tej zmiany.
Istota konstrukcji pojazdu
W kontekście odliczania całego VAT-u istotne jest, jakie właściwie pojazdy przepisy uznają za takie, których konstrukcja sprawia, że można ich używać tylko w firmie. Do tej grupy zaliczane są choćby wspominane już koparka i ładowarka, które w myśl przepisów o ruchu drogowym uznawane są za pojazdy specjalne.
Konstrukcja umożliwia również odliczenie pełnego VAT-u w dwóch innych przypadkach:
1. Pojazdów, które posiadają jeden rząd siedzeń, oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
- klasyfikowanych zgodnie z przepisami do podrodzaju „wielozadaniowy”, „van” (VAT-1);
- z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków (VAT-3).
2. Pojazdów, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu (VAT-4).
Spełnienie wymagań dla samochodów VAT-1, VAT-3 i VAT-4 będzie stwierdzane na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów. Konieczne będzie także uzyskanie zaświadczenia wydanego przez tę stację oraz wpisu do dowodu rejestracyjnego, zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań. Co istotne zaświadczenia (VAT-1, VAT-3, VAT-4) wydane przed dniem wejścia w życie nowelizacji zachowują ważność.
Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu do celów VAT?
Przedsiębiorca odliczy 100% VAT od samochodu również w sytuacji, gdy używa go jedynie na potrzeby firmowe. Istotne staje się w takim przypadku, aby przedsiębiorca posiadał regulaminy, zarządzenia itp., z których wynika, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej i nie ma innej możliwości jego użycia.
Oprócz tego przedsiębiorca zobligowany będzie prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu do celów VAT. Taki dokument powinien zawierać:
1. numer rejestracyjny pojazdu;
2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3. stan licznika przebiegu pojazdu na dzień:
- rozpoczęcia prowadzenia ewidencji;
- na koniec każdego okresu rozliczeniowego;
- na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
4. wpis osoby kierującej samochodem – przy każdym wykorzystaniu pojazdu – zawierający:
- kolejny numer wpisu;
- datę i cel wyjazdu;
- opis trasy (skąd – dokąd);
- liczbę przejechanych kilometrów;
- imię i nazwisko osoby kierującej.
5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
W przypadku, gdy przedsiębiorca udostępni chwilowo samochód osobie niebędącej jego pracownikiem, np. klientowi, ewidencja będzie musiała zawierać:
- kolejny numer wpisu;
- datę i cel udostępnienia pojazdu;
- stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu;
- liczbę przejechanych kilometrów;
- stan licznika na dzień zwrotu pojazdu;
- imię i nazwisko osoby, której pojazd został udostępniony.
Ewidencja ma służyć udowodnieniu, że przedsiębiorca wykorzystuje samochód wyłącznie na cele związane z prowadzoną działalnością. Obowiązek jej prowadzenia nie odnosi się jednak do użytkowania pojazdów, których konstrukcja sprawia, że mogą być przeznaczone tylko na cele firmowe.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca spełni wszystkie wymagane przez przepisy warunki, a samochód zostanie uznany za przeznaczony jedynie do celów firmowych, możliwe będzie odliczenie 100% VAT od jego zakupu, wydatków eksploatacyjnych, nabycia paliwa czy też leasingu. Jednak w przypadku, gdy wszystkie warunki nie są spełnione, odliczenie całości VAT-u będzie niemożliwe. To istotna kwestia ze względu na fakt, że organ podatkowy może zakwestionować rozliczenie i zobowiązać właściciela firmy do zapłaty różnicy w podatku oraz odsetek od zaległości podatkowych.
Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w
Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę
zakładania firmy bez wychodzenia z domu.
