Prowadzisz działalność gospodarczą? Pamiętaj o aktualizacji CEIDG

Przeprowadzka do nowej siedziby czy poszerzenie zakresu działalności firmy to tylko niektóre ze zmian, jakie należy zgłosić w urzędzie miasta lub gminy aktualizując wpis do CEIDG. O czym trzeba w takiej sytuacji pamiętać, aby uniknąć przykrych konsekwencji? Często mówi się, że sukces firmy zaczyna się od pomysłu. Jednak zanim wystrzeli korek od szampana, przedsiębiorca musi dopełnić szeregu formalności. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie obszaru działalności i wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Czym jest CEIDG? CEIDG to po prostu spis przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, którzy działają na terenie Polski. Każdy przedsiębiorca figuruje w CEIDG i musi zadbać o to, by dane, które są zapisane w bazie były poprawne. CEIDG zastąpiła funkcjonującą do lipca 2011 r. Ewidencję Działalności Gospodarczej. Wprowadzenie systemu centralnego ułatwiło odnalezienie konkretnego przedsiębiorcy oraz informacji o jego działalności – informacje są dostępne online. Dla osób rozpoczynających przygodę z biznesem wejście CEIDG oznacza również uproszczenie rejestracji działalności. Zmiana przepisów ustawy o swobodzie prowadzenia działalności gospodarczej, obowiązujących od lipca 2011 r., wprowadziła formularz CEIDG-1 w miejsce formularza EDG-1. Nowy wniosek stanowi jednocześnie zgłoszenie do ZUS lub KRUS, Głównego Urzędu Statystycznego oraz naczelnika urzędu skarbowego. Wniosek CEIDG-1 jest zarazem podaniem o uzyskanie numerów REGON i NIP. Od wypełnienia tego formularza rozpoczyna się rejestrację działalności w przypadku osób fizycznych. Jak wypełnić formularz CEIDG-1? Wypełnienie wniosku nie jest trudne i można zrobić to bezpłatnie przez internet. Na stronie firma.gov.pl znajduje się elektroniczny formularz, umożliwiający złożenie wniosku po raz pierwszy oraz wprowadzanie niezbędnych zmian podczas dalszej działalności. System zawiera również wyszukiwarkę kodów PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), ułatwiającą określenie obszaru działalności osobom, które rejestrują się w Ewidencji po raz pierwszy. Proces rejestracji kończy przesłanie podpisanego wniosku. Można to zrobić wybierając jeden z czterech sposobów: 1. Wypełnienie wniosku on-line i podpisanie go cyfrowo (profil zaufany, podpis elektroniczny). 2. Przygotowanie wniosku on-line i podpisanie go w urzędzie miasta lub gminy. 3. Pobranie i złożenie wniosku papierowego w urzędzie gminy (po czym gmina przekształca go na wniosek elektroniczny). 4. Przesłanie wniosku listem poleconym do wybranego urzędu. Podpis musi być notarialnie potwierdzony. Wygodnym rozwiązaniem może być skorzystanie z profilu zaufanego ePUAP (pkt. 1), przy czym „zaufanie” podpisu wymaga jednak osobistej wizyty w urzędzie. Później jednak można już aktualizować wpis do CEIDG przez Internet, więc warto rozważyć tę czynność. Kiedy należy zaktualizować wpis do CEIDG? Dane przedsiębiorcy zapisane w CEIDG muszą być zawsze aktualne, gdyż są istotne dla wielu urzędów, zwłaszcza dla urzędu skarbowego. To w CEIDG jest bowiem wpisany numer konta firmowego, adres prowadzenia działalności, okres rozliczania podatku dochodowego, czy forma opodatkowania. Każdą zmianę należy odnotować aktualizując wpis w ciągu 7 dni od daty, w której nastąpiła. Przykładowe sytuacje, w których aktualizacja wpisu do CEIDG jest konieczna mogą być następujące:

• zmiana nazwy firmy – np. ze względu na przebranżowienie, strategię marketingową lub zmianę nazwiska właściciela
• nowy adres zamieszkania przedsiębiorcy,
• zmiana adresu wykonywania działalności – czyli miejsca, w którym prowadzona jest firma, nawet w przypadku gdy posiada oddziały,
• dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej,
• zmiana lub poszerzenie zakresu działalności firmy o kolejne pozycje z listy PKD,
• zmiana formy opodatkowania działalności gospodarczej – np. z ryczałtu na zasady ogólne,
• zmiana okresów, za które rozliczany jest podatek dochodowy – np. przejście z rozliczenia miesięcznego na kwartalne,
• zmiana numeru rachunku bankowego.

Aktualizacji danych należy dokonać za pomocą formularza CEIDG-1, przed upływem 7 dni od momentu wystąpienia zmiany. Elektroniczna wersja wniosku jest dostępna na tej stronie internetowej. Aktualizacja wpisu nie wymaga wypełnienia całego formularza. Należy jednak podać dane identyfikacyjne, czyli numer PESEL, NIP, REGON, imię i nazwisko przedsiębiorcy, datę urodzenia, nazwę skróconą firmy oraz oświadczenie dot. składania fałszywych zeznań. Wypełniając wniosek o aktualizację wpisu, należy w rubryce 01 (rodzaj wniosku) zaznaczyć pozycję 02 oraz wskazać rubryki lub pola, które będą zmieniane. Wymagane jest również podanie daty zaistnienia zmiany. Warto pamiętać, że obowiązek aktualizacji wpisu do CEIDG obejmuje również sytuację zakończenia działalności gospodarczej, zawieszenia jej lub wznowienia. Przerwa w działalności może wynosić od do 24 miesięcy. Po upływie tego czasu wpis jest usuwany z CEIDG. Konsekwencje braku aktualizacji CEIDG Niezaktualizowanie danych w określonym terminie może nieść ze sobą skutek wykreślenia danych z ewidencji, np. jeśli dotyczy opisanej powyżej sytuacji zawieszenia działalności. Ponadto, przedsiębiorca może zostać wezwany przez Ministra Gospodarki do dokonania zmiany wpisu w ciągu 7 dni od daty doręczenia wezwania. Prawo przewiduje również sankcje karne. Za błędne lub niepełne dane znajdujące się w CEIDG przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną, ograniczeniem wolności, a nawet pozbawieniem wolności do 2 lat. W praktyce tak surowe kary są rzadko stosowane. Warto jednak dopilnować obowiązku aktualizacji zwłaszcza z uwagi na kontrole skarbowe, dla których treść wpisu może być bardzo istotna. Dlaczego? Przede wszystkim w CEIDG zapisane są informacje o tym kto odpowiada za księgowość oraz gdzie składowana jest dokumentacja firmy, a zatem z tych informacji skorzystają kontrolerzy skarbowi. Podobnie, rachunek bankowy przypisany do działalności musi byś umieszczony w CEIDG – operacje dokonywane na nim podlegają kontroli. Ponadto, odpowiednia treść wpisu do CEIDG pozwala np. na rozliczanie kosztów związanych z miejscem wykonywania działalności gospodarczej. W związku z tym, jeżeli te dane są nieprawidłowe, urzędnicy mogą zakwestionować poprawność rozliczeń, co może wiązać się z różnymi konsekwencjami, w zależności od wagi czynu zabronionego (np. pojawi się konieczność zapłaty odsetek). Możliwość elektronicznej aktualizacji wpisu w CEIDG na tyle ułatwiła ten proces, że nie warto narażać się na kary z powodu grzechu zaniechania.   Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.