Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych – PEF

Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych oraz Platforma Elektronicznego Fakturowania są przejawem postępującego procesu cyfryzacji gospodarki.

W związku z koniecznością implementowania do polskiego prawa Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, 18 kwietnia 2019 roku weszły w życie przepisy Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prawnym. Konsekwencją ich obowiązywania jest obowiązek odbierania przez zamawiającego od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Należy zaznaczyć, że ustawodawca nie nałożył analogicznego obowiązku na wykonawcę. W praktyce oznacza to zatem, że może on wysyłać zamawiającemu ustrukturyzowane faktury elektroniczne, ale nie musi. Warto także dodać, że wbrew początkowym regulacjom, obecnie nie obowiązuje żadne ograniczenie kwotowe faktur. Pierwotnie zamawiający miał bowiem obowiązek przyjmowania ustrukturyzowanych faktur w postaci elektronicznej tylko wtedy, gdy ich wartość przekraczała 30 tyś. euro.

Platforma Elektronicznego Fakturowania

Platforma Elektronicznego Fakturowania tzw. PEF to narzędzie, które służy przekazywaniu ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych określonych przez ustawodawcę dokumentów pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych a zamawiającymi. Korzystanie z PEF jest bezpłatne i w swoim założeniu ma ono usprawnić obsługę faktur oraz innych dokumentów związanych z zamówieniami publicznymi. Co istotne bowiem przy jego pomocy możliwe jest nie tylko przygotowanie, ale także sprawdzenie poprawności i kompletności oraz wysłanie dokumentu.

Do dokumentów, które poza fakturami, przekazywane są poprzez PEF zalicza się:

• zlecenie dostawy,
• awizo dostawy,
• potwierdzenie odbioru dostawy,
• fakturę korygującą,
• notę księgową.

W oparciu o umowy z Ministerstwem Rozwoju, Pracy i Technologii usługi w ramach Platformy Elektronicznego Fakturowania świadczy obecnie dwóch brokerów.

Elementy ustrukturyzowanej faktury elektronicznej

Zgodnie z ustawą ustrukturyzowana faktura elektroniczna w zamówieniach publicznych składa się z danych, które określone zostały w przepisach Ustawy o podatku dochodowym od towarów i usług. Są to zatem w szczególności:

• data wystawienia,
• numer identyfikujący,
• dane podatnika i nabywcy towaru lub usługi,
• termin i forma płatności,
• nazwa towaru lub usługi oraz ich ilość,
• cena jednostkowa netto,
• stawka i kwota podatku,
• kwota należności ogółem.

Dodatkowo w ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej należy wskazać:

• informacje o odbiorcy płatności,
• umowę zamówienia publicznego.

Mogą w niej zostać zawarte także inne dane, które są niezbędne z uwagi na specyfikę zamówień publicznych.

Inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, które przesyłane są w toku realizacji zamówień publicznych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania muszą zawierać zaś wskazanie umowy zamówienia lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

Konsekwencje stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych

Wprowadzenie elektronicznych faktur w zamówieniach publicznych oraz PEF pociąga za sobą szereg konsekwencji. Przede wszystkim podmioty, które składają zamówienia w ramach zamówień publicznych muszą założyć na Platformie Elektronicznego Fakturowania konto, co w następstwie prowadzić będzie do zmiany ich systemów finansowo-księgowych. Z czasem zaś będą oni z pewnością preferować współpracę z wykonawcami, którzy posługują się elektronicznymi dokumentami ustrukturyzowanymi. To z kolei pociąga za sobą konieczność dostosowania się do zmian przez przedsiębiorców. Chcąc zwiększyć swoją konkurencyjność muszą oni wprowadzić elektroniczne fakturowanie za pośrednictwem PEF także do swojej działalności.

Nie sposób również nie wskazać szeregu korzyści, które pociąga za sobą elektroniczny obieg dokumentów. To przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy, przejrzystość i jednolitość rozliczeń, a także znaczne skrócenie czasu obsługi transakcji, co w praktyce oznacza przyspieszenie terminów płatności.