Odpowiedzialność księgowych – co warto wiedzieć?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to ważny element działalności gospodarczej. Trudno się dziwić, że wielu przedsiębiorców powierza to zadanie biurom rachunkowym. Dla własnego bezpieczeństwa warto sporządzić umowę z zakresem obowiązków, a także uzyskać informacje o ubezpieczeniu księgowego. Na tych elementach skupimy się w dzisiejszym tekście.

Umowa z księgowością – co powinna zawierać?

Choć w naszym kraju nie ma obowiązku sporządzenia pisemnej umowy z wybranym biurem księgowym, zdecydowanie warto skorzystać z takiego rozwiązania, gdyż ułatwia ono w razie sytuacji spornych precyzyjne określenie praw i obowiązków obu zaangażowanych stron.

Gdy już znajdzie się właściwe biuro rachunkowe, na przykład za pośrednictwem strony: https://uslugiksiegowe.pl, trzeba dokładnie omówić wszelkie kwestie podczas rozmowy.

Dokument potwierdzający rozpoczęcie współpracy powinien zatem zawierać: datę i miejsce zawarcia umowy, dane obu stron, obowiązki księgowego (np. prowadzenie rejestrów i ksiąg rachunkowych, tworzenie i wysyłanie deklaracji podatkowych, doradztwo z zakresu księgowo-podatkowego). Nie zapominajmy również o obowiązkach przedsiębiorcy, w tym dostarczaniu pełnej dokumentacji, niezbędnej do prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Ubezpieczenie OC – czy każdy księgowy musi je mieć?

Zanim podejmie się decyzję o współpracy, warto sprawdzić, czy dany księgowy posiada polisę OC oraz jaka jest jej wysokość i zakres. To właśnie od tego ubezpieczenia zależy ochrona interesów przedsiębiorcy, w razie pojawienia się jakichkolwiek błędów lub nierzetelnego prowadzenia dokumentacji i rozliczeń.

Podmioty świadczące usługi z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu OC, na minimalną sumę ubezpieczenia 10 000 euro. Od tej zasady są jednak dwa wyjątki. Takiego ubezpieczenia nie muszą posiadać:

• osoby, które wypełniają deklaracje podatkowe, ale nie mają uprawnień doradcy podatkowego,
• biura księgowe, zajmujące się wyłącznie prowadzeniem podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów.

Warto zatem dla bezpieczeństwa własnych finansów sprawdzić kwestię ubezpieczenia jeszcze przed podpisaniem umowy z księgowością.

Odpowiedzialność biura księgowego cywilna i karna

Księgowi mogą podlegać odpowiedzialności prawnej. Wynika to z szeregu aktów prawnych, w tym: ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej, kodeksu karnego skarbowego. Ponoszą odpowiedzialność w razie niewykonania lub nieprawidłowego wykonania obowiązków określonych w umowie. Jeśli księgowy nie złoży deklaracji podatkowej, może ponieść odpowiedzialność przed kontrahentem, na którego zostaną nałożone sankcje finansowe przez Urząd Skarbowy. W takiej sytuacji klient może domagać się odszkodowania od księgowego.

Księgowy musi się też liczyć z odpowiedzialnością karną. Karalne jest na przykład niesporządzenie sprawozdania finansowego lub nieprowadzenie i niewłaściwe prowadzenie ksiąg rachunkowych (niezgodnie z przepisami prawa podatkowego). Takie działania mogą podlegać karze grzywny, a nawet pozbawienia wolności, zgodnie z zapisami kodeksu karnego.

Współpraca z biurem księgowym – dobra umowa gwarancją spokoju

Choć nieprzyjemne sytuacje na linii księgowość-przedsiębiorca nie zdarzają się nagminnie, to jednak warto mieć świadomość, że błędy mogą się przytrafić każdemu. W takich sytuacjach warto mieć dobrze skonstruowaną umowę oraz wiedzieć, czego możemy oczekiwać od księgowego (zakres ubezpieczenia). To podstawa bezpieczeństwa w razie pojawienia się nieprzewidzianych sytuacji.