Nawet 40% czasu pracy to szukanie informacji w mailach, na dyskach czy w archiwach –
znalezienie właściwego dokumentu zajmuje średnio nawet 18 minut 3 . Aby temu zaradzić, w
biznesie na szeroką skalę stosuje się m.in. systemy ECM (ang. Enterprise Content
Management), które umożliwiają inteligentną klasyfikację, archiwizację oraz przetwarzanie
danych i dokumentów papierowych do formy cyfrowej.
E-urzędy w praktyce
Elektroniczne zarządzanie dokumentami zmienia już polskie urzędy. Za pomocą profilu
zaufanego online można załatwić nawet 500 rodzajów spraw urzędowych 4 , a wiele
kolejnych projektów, takich jak mDowód czy mPrawo jazdy, jest w trakcie realizacji. Na
system elektronicznej identyfikacji danych rząd przeznaczył 5 mln zł, a jego utrzymanie
będzie kosztowało kolejne 8 mln zł rocznie 5 . W praktyce takie inicjatywy nie zawsze
przekładają się na wyeliminowanie papierowych dokumentów. Powodem częściowo jest…
sam petent.
Potencjał do wykorzystania
Mimo że e-usług przybywa, w 2016 roku skorzystało z nich jedynie 18,8% obywateli. Według
planów do 2020 roku odsetek ten ma wzrosnąć do 32% 6 , jednak to wciąż niewiele. Badanie
„e-Administracja w oczach Internautów” 7 przeprowadzone w 2016 roku wykazało, że niemal co trzeci respondent nie był wówczas przekonany do skuteczności załatwiania spraw
urzędowych online. Przy tym prawie 20% ankietowanych nie wiedziało, na jaką wejść
stronę, aby załatwić swoją sprawę przez internet, bo usługi były zbyt rozproszone.
Duże wyzwanie stanowi także rozdrobnienie systemów i rejestrów należących do
administracji publicznej. Obecnie jest ich ponad 680 8 , nawet kilkadziesiąt w przeciętnym
urzędzie gminy. Często nie jest możliwe zapewnienie komunikacji pomiędzy istniejącymi
systemami, więc w niektórych placówkach dane wciąż trzeba przepisywać ręcznie z jednej
bazy do drugiej. Wydłuża to oczekiwanie na decyzję i może powodować gubienie
przetwarzanych wielokrotnie dokumentów.
– Elektroniczny obieg dokumentów może znacząco skrócić czas oczekiwania na rozpatrzenie
wniosków i zwiększyć bezpieczeństwo danych. Ważnym czynnikiem cyfryzacji jest jednak
ujednolicenie środowisk IT. Posiadanie wielu dostawców usług i systemów cyfrowego obiegu
dokumentów generuje niepotrzebne koszty i zabiera czas. Tymczasem organizacja danych
jest możliwa w ramach jednej usługi, bez konieczności kupowania sprzętu czy serwerów. Jak
pokazują rządowe badania, oprócz kwestii technicznych należy pamiętać także o edukacji –
do cyfryzacji muszą przekonać się zarówno decydenci i urzędnicy, jak i sami obywatele –
podsumowuje Michał Bojanowski, menedżer ds. rozwoju biznesu w Konica Minolta.