Elektroniczne podpisywanie umów

E-podpisywanie umów – na czym polega?

Elektroniczne podpisywanie umów to nic innego, jak wymiana plików, czyli dokumentów cyfrowych, opatrzonych podpisem elektronicznym. E-podpis może zostać złożony poprzez umożliwiającą to platformę lub z wykorzystaniem urządzenia mobilnego z warstwą biometryczną. Warto wiedzieć, że podpis elektroniczny nie jest tym samym, co podpis zaufany, którym w Polsce posługiwać możemy się wyłącznie w kontaktach z administracją publiczną. Podpisem elektronicznym możemy sygnować dowolnego rodzaju dokumentację, w tym także umowy, faktury czy zamówienia. Co ważne, zgodnie z przepisami unijnymi, ma on taką samą moc prawną, co podpis tradycyjny.

Elektroniczne podpisywanie umów – korzyści dla biznesu

Szybsze zawieranie umów

Zdalne zawieranie kontraktów to ogromna oszczędność czasu. Będąc w posiadaniu podpisu elektronicznego, możemy sygnować dokumenty z każdego miejsca, a sam proces przebiega znacznie szybciej. Nie ma potrzeby bowiem drukowania ani wysyłania dokumentów, a po ich podpisaniu, wymienienia się papierowymi kopami. Do wymiany dokumentów dochodzi bez angażowania pośredników – naszych pracowników oraz kurierów, a kontrahent otrzymuje je błyskawicznie i także może złożyć na nich swój podpis w formie elektronicznej.

Wszystkie umowy w jednym miejscu

Kolejną zaletą elektronicznego podpisywania umów jest możliwość bezproblemowego przechowywania całości dokumentacji w jednym miejscu, a tak naprawdę na jednej platformie. Oznacza to, że po pierwsze: dokumenty nie zajmują miejsca w biurze czy siedzibie firmy, po drugie: zużywamy znacznie mniej papieru, a po trzecie: mamy bardzo łatwy dostęp do wszystkich naszych umów. W razie potrzeby, odnalezienie którejkolwiek z nich zajmie kilka chwil i nie będzie wymagało sortowania tony kartek. I co najlepsze, możemy zrobić to niezależnie od tego, gdzie się znajdujemy. Wystarczy zalogować się do platformy.

Jeszcze większe bezpieczeństwo

Składanie podpisu w formie elektronicznej jest uznawane za w pełni bezpieczne. Uważa się nawet, że elektroniczne podpisywanie umów jest bezpieczniejsze, niż składanie podpisu odręcznego. Wszystko to z uwagi na możliwość zastosowania szeregu zabezpieczeń. Dokumenty podpisane elektronicznie są opatrywane certyfikatem cyfrowym, a znajdujące się na nich dane są szyfrowane.

Biznes w zgodzie z naturą

Digitalizacja dokumentacji firmowej czy korzystanie z e-podpisu to działania wpisujące się w trend paperless. Jego głównym postulatem jest ograniczenie zużycia papieru w przedsiębiorstwach. W biznesie niestety wciąż marnuje się jego ogromne ilości. Brak konieczności drukowania umów, ale i innych dokumentów doskonale wpisuje się w te założenia, a jednocześnie przekłada się na dodatkowe oszczędności wynikające z mniejszych wydatków na zakup papieru.