Wszystkie firmy mają obowiązek przechowywać dokumentację księgową, sprawozdania finansowe z ostatnich kilku lat oraz akta osobowe pracowników. W niektórych branżach dodatkowo istnieje konieczność gromadzenia dokumentów inwentaryzacyjnych, a także kopii dokumentów kasowych. W dużych przedsiębiorstwach zatrudniających po kilkaset osób i obracających ogromnymi ilościami towarów dla niepotrzebnych aktualnie papierów tworzy się archiwum. W przypadku zmiany siedziby przeniesienie takiego archiwum często okazuje się problematyczne. Jak spakować i przewieźć papiery, żeby nic się nie zgubiło albo nie uległo zniszczeniu?

Przeprowadzki firm są zawsze dużym wyzwaniem. Wymagają dobrej organizacji – pracownicy powinni wiedzieć, gdzie i jak spakować swoje rzeczy osobiste, a szefowie działów jak poradzić sobie z przygotowaniem gabarytów do transportu – i rozplanowania działań tak, żeby później nie okazało się, że część rzeczy nie została załatwiona.

Jeszcze trudniej jest wtedy, gdy przedsiębiorstwo ma bardzo dużo sprzętu elektronicznego albo gdy trzeba przenieść firmowe archiwum. Dlaczego? W tym ostatnim przypadku utrudnienie polega na tym, że dokumenty muszą być odpowiednio pogrupowane i zabezpieczone na czas przeprowadzki. Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

Podział dokumentów 

Zanim zacznie się pakowanie, warto posegregować dokumenty zgodnie z wybranym kryterium. Można to zrobić np. po datach wystawienia, tematycznie albo alfabetycznie. System nie jest ważny, ale istotne, żeby się go trzymać przez cały czas. Jeśli część zostanie spakowana latami, a część alfabetycznie, bardzo trudno będzie rozpakować wszystko i poustawiać w nowej lokalizacji.

Dobrze jest również sprawdzić, czy wszystkie dokumenty rzeczywiście muszą być nadal przechowywane. Czasami zdarza się, że niektóre można już bezpiecznie zutylizować. Wówczas nie ma sensu przenosić ich do nowego biura.

Właściwe opisywanie pudeł

A co z podpisywaniem pudeł? Każdy karton, który zostanie zamknięty, powinien być dokładnie opisany. Musi się na nim znaleźć napis „archiwum”, żeby było wiadomo, gdzie musi trafić, ale to nie wszystko. Warto także dodać informacje o tym, co znajduje się w środku. Jeżeli dokumenty są pogrupowane datami, wystarczy napisać np. marzec 2021–maj 2021. Chodzi o to, aby bez problemu odszukać kolejne segregatory. Dodatkowo można numerować wszystkie pudła po kolei. Dzięki temu będzie się miało pewność, że 20 z 20 kartonów dojechało na miejsce.

Zabezpieczenie najważniejszych dokumentów

Poza tym, żeby nie doszło do uszkodzenia dokumentów w transporcie, warto zabezpieczyć pudła folią stretch albo zdecydować się na specjalne plastikowe pojemniki. Wówczas nawet wtedy, gdy w trakcie przeprowadzki będzie padał intensywny deszcz, wilgoć nie przedostanie się do papierów.

Wybór firmy przeprowadzkowej

Na koniec jeszcze jedna kwestia. Jeśli planuje się przeprowadzki biur, w tym przenoszenie archiwów, nie warto robić tego samodzielnie. Dlaczego? Bo takie przedsięwzięcie zajmie dużo czasu i będzie pracochłonne. Lepiej zlecić to zadanie firmie, która na co dzień świadczy usługi przeprowadzek takiej jak Autor Przeprowadzki (https://www.autor.pl/oferta/przeprowadzki-firm). Profesjonaliści nie tylko przetransportują pudła z miejsca na miejsce, lecz także pomogą je zabezpieczyć i zadbają o to, żeby zachować odpowiednią kolejność załadunku oraz rozładunku.


Materiał zewnętrzny

Tworzenie stron i aplikacji bez kodowania? To możliwe!
Tworzenie stron i aplikacji bez kodowania? To możliwe!
W świecie technologii, gdzie każda firma stara się być na fali cyfrowej transformacji, pojawia się pytanie: czy można tworzyć strony internetowe i aplikacje...

Materiał zewnętrzny

Rejestracja kasy fiskalnej – jak to zrobić?
Rejestracja kasy fiskalnej – jak to zrobić?
Rejestracja kasy fiskalnej jest kluczowym elementem prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, w tym również w takich miastach jak Kraków. Proces...

Zobacz również