Błędy w zarządzaniu projektami - jakie są najczęściej popełniane?

Zarządzanie projektami we współczesnej korporacji stanowi podstawę jej funkcjonowania. Niezliczone projekty, jakie tworzy się z myślą o mniejszych czy większych zmianach, ale również konieczność wdrożenia rozwiązań czy usprawnienie rozwiązań już istniejących, wymagają umiejętności z różnych dziedzin, a przy tym są zawsze ograniczone przez harmonogram projektu. Warto jednak spojrzeć na zarządzanie projektami z perspektywy błędów, jakie się dość często powtarzają, aby uniknąć przykrych konsekwencji.

Czym jest projekt?

Pierwszym z dość powszechnych błędów, jakie można zauważyć przy zarządzaniu projektami, jest uznanie za projekt zadania, które nie spełnia definicji projektu lub też sięganie po zadania zbyt skomplikowane, bez uprzedniego podzielenia ich na mniejsze projekty. Każdy projekt powinien być SMART, czyli doprecyzowany, jego efekty muszą być mierzalne, do tego musi być określony w czasie oraz powinien być realny. Zadania mało ambitne, rutynowe nie powinny być traktowane jako projekty. W wielu przypadkach kierownik projektu nie ma ścisłej kontroli nad harmonogramem projektu, zdarza się, że sam harmonogram nie jest dostosowany do realiów. Powszechną praktyką jest zakładanie, że niektóre projekty nie mogą być wdrożone terminowo, zatem sam harmonogram jest zbędny. Z przekroczeniami czasowymi bardzo często wiążą się przekroczenia finansowe - w projektach informatycznych każdy dzień wydłużenia prac może generować dodatkowe koszty, które nie zawsze są uwzględniane w budżecie projektu. Oczywiście harmonogram może być zmieniany, jednak według statystyk w projektach, które trwały nie dłużej niż dwa lata dochodzi do pięciu zmian harmonogramu. Co ciekawe, większość tych zmian odbywają się w fazie finalnej projektu.

Zbyt krótkie przygotowania

Bardzo często etap przygotowań, który jest najważniejszym etapem projektu, traktowane są jako zło konieczne. Kierownicy projektów kojarzą ten etap z koniecznością stworzenia harmonogramu oraz podzielenia środków finansowych. Zwykle również na tym etapie pokazuje się niskie koszty, aby przekonać sponsora do projektu, jednak na kolejnych etapach przekonuje się go do zwiększenia finansowego zaangażowania. Jeśli przekroczenie finansowe projektu nastąpi mniej więcej w połowie projektu, wówczas jest spora szansa na przeznaczenie dodatkowych środków. Wynika to z przekonania, że szkoda jest przerywać projekt przy dużym zaangażowaniu finansowym. Także na etapie planowania część sponsorów usiłuje przeforsować swoje pomysły, czasem bardzo absurdalne albo trudne do wdrożenia. Określa się je jako problemy technologiczne, przy czym mogą one dotyczyć takich sytuacji, jak np. chęć skorzystania z nowatorskich rozwiązań, które są przeznaczone jedynie dla wybranych przedsiębiorstwa. Coraz częściej firmy sięgają po niestandardowe sposoby zarządzania projektami, które do niedawna traktowane były jako błędy w tradycyjnym zarządzaniu. Do takich sposobów można zaliczyć podejście agile, gdy po wdrożeniu jakiegoś rozwiązania w ramach projektu uwzględnia się czas na jego poprawianie i udoskonalanie zgodnie z zapotrzebowaniem użytkowników. Opinii użytkowników końcowych często nie daje się przewidzieć na etapie planowania projektowego.

Artykuł powstał we współpracy z Leadership Center