Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami i ich funkcjonalność – co oferują?

Zarządzanie dokumentacją i jej obiegiem pełni bardzo istotną rolę w funkcjonowaniu każdego przedsiębiorstwa. Sprawny oraz zorganizowany według najlepszych standardów obieg dokumentów przynosi firmie oszczędność czasu, pozwala ograniczyć zbędne wydatki finansowe, usprawnia komunikację wewnętrzną i zewnętrzną oraz daje możliwość szybszego rozwoju i systematycznego umacniania jej przewagi konkurencyjnej na rynku. Czerpanie maksimum korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów jest jednak możliwe nie tylko pod warunkiem dobrego zaplanowania projektu wdrożeniowego, ale również wyboru odpowiedniego oprogramowania. Elektroniczny obieg dokumentów - dlaczego warto zdecydować się na jego wdrożenie? Elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem, po które sięga coraz więcej firm i organizacji dążących do usprawnienia swojego funkcjonowania oraz poprawy jakości pracy z dokumentacją. Firmy przekonały się, że tradycyjny model obiegu dokumentów, w którym pisma są przechowywane i udostępniane w fizycznej postaci, nie jest w stanie dłużej spełniać ich oczekiwań. Praca w oparciu o dokumentację papierową wprowadza bowiem niepotrzebny chaos i bałagan, o jej czasochłonności, podatności na błędy i przeoczenia oraz o zawyżonych przez to kosztach działalności operacyjnej już nie wspominając. Nic więc dziwnego, że tradycyjny obieg dokumentów odchodzi do lamusa, ustępując miejsca swojemu nowocześniejszemu, elektronicznemu i zautomatyzowanego odpowiednikowi, który dla coraz większej ilości firm staję się jedynym racjonalnym sposobem na zapanowanie nad coraz większą ilością dokumentacji, danych i informacji istotnych dla prowadzenia biznesu. Elektroniczny obieg dokumentów realizowany za pomocą odpowiednio funkcjonalnego i elastycznego oprogramowania pozwala w skuteczny, szybki i sprawny sposób zarówno zapanować nad dokumentacją firmową, jak i uporządkować procesy biznesowe oraz zorganizować i zoptymalizować je od podstaw w oparciu o ściśle zdefiniowane ścieżki obiegu danego rodzaju spraw (tzw. scenariusz biznesowy). Wysokiej klasy workflow dokumentów pozwala na precyzyjne i bieżące monitorowanie każdego etapu realizowanych w firmie działań oraz raportowanie tych, które uległy przeterminowaniu czy wymagają dodatkowej weryfikacji, co umożliwia wprowadzenie działań naprawczych, przywrócenie procesom sprawności i sprawne skierowanie spraw na właściwe tory. Szybszy dostęp do danych, z których może korzystać wiele osób (posiadających odpowiednie uprawnienia) jednocześnie, usprawnia podejmowanie decyzji biznesowych, podnosi ich jakość oraz przyspiesza ich wykonanie. System zarządzania dokumentami, czyli praktyczna realizacja elektronicznego obiegu dokumentów Aby możliwe było czerpanie wszystkich korzyści płynących z elektronicznego obiegu dokumentów, niezbędny jest wybór odpowiedniego oprogramowania, które pozwoli w praktyce wykorzystać wszystkie jego możliwości. Elektroniczny obieg dokumentów jest obecnie realizowany przez nowoczesne rozwiązania informatyczne dla biznesu, które pozwalają na łatwe i intuicyjne zarządzanie całą dokumentacją firmową przechowywaną w postaci elektronicznej. Zakres korzyści, jakie oferują systemy zarządzania dokumentacją, jest ściśle uzależniony od dostępnej w ich ramach funkcjonalności. Najnowocześniejsze i najbardziej zaawansowane technologicznie oprogramowanie klasy DMS wykorzystuje technologie i mechanizmy z zakresu m. in. silnika workflow, uczenia maszynowego (ML), sztucznej inteligencji (AI), automatyzacji procesów biznesowych (BPA), robotyzacji procesów biznesowych (RPA), inteligentnego rozpoznawania tekstu (OCR), podpisu cyfrowego i wielu innych. Oprócz tego, nowoczesny system zarządzania dokumentami nie tylko posiada rozbudowaną funkcjonalność, ale cechuje się tym, że może ona zostać precyzyjnie dostosowana do potrzeb konkretnej firmy oraz jej wymagań. Najwyższe standardy bezpieczeństwa w zakresie ochrony firmowych danych przed ich przypadkową utratą oraz dostępem nieuprawnionych osób, podnoszą bezpieczeństwo pracy z dokumentacją. Audytowalność, czyli możliwość kontrolowania przepływu dokumentów w całej organizacji pozwala z kolei sprawować lepszą kontrolę nad bieżącą realizacją zadań oraz szybko reagować na wszelkie nieprawidłowości. Platformy low-code w roli systemów zarządzania dokumentacją Wydawałoby się, że taka szeroka i złożona funkcjonalność sprawia, że system zarządzania dokumentami musi być bardzo skomplikowanym w codziennym użytkowaniu, rozwoju oraz utrzymaniu rozwiązaniem. Nic bardziej mylnego! Nowoczesne, wysokiej klasy systemy DMS, pomimo swojej rozbudowanej funkcjonalności, są bowiem programami prostymi, intuicyjnymi a przy tym ustandaryzowanymi w obsłudze, co pozwala na ich wdrożenie z sukcesem oraz szybki i wymierny zwrot z inwestycji. Możliwość ich sprawnej integracji z innymi systemami już funkcjonującymi w firmie ułatwia i przyspiesza natomiast cały proces wdrożenia, oferując dodatkowe, cenne wsparcie dla codziennego funkcjonowania organizacji, oparte o synergiczne wykorzystanie potencjału różnych posiadanych przez firmę elementów ekosystemu informatycznego. Na szczególną uwagę wśród dostępnego na rynku oprogramowania przeznaczonego do zarządzania dokumentacją zasługują niezwykle innowacyjne i oparte o najnowsze technologie, wysokofunkcjonalne platformy low-code, które pozwalają na szybkie i ekonomiczne budowanie kompletnych aplikacji biznesowych bez kodowania - również przez użytkowników rozumiejących proces i mechanizm workflow, lecz nie posiadających wiedzy i praktycznych umiejętności z zakresu programowania. Bezpośrednie zaangażowanie w proces ich tworzenia użytkowników końcowych z biznesu, pozwala na wcielenie w życie tzw. podejścia Citizen Assisted Development, które opiera się na synergistycznej współpracy użytkowników aplikacji ze specjalistami z działów IT. Pozwala to na tworzenie jeszcze lepiej dostosowanych do potrzeb firmy, wysoko funkcjonalnych rozwiązań, przy jednoczesnym zachowaniu dobrych praktyk IT, procedur bezpieczeństwa oraz poprawnego wpasowania nowych rozwiązań w całość posiadanej przez organizację infrastruktury informatycznej. Jeśli dodamy do tego sprawne i szybkie wdrażanie niezbędnych modyfikacji z natychmiastowym efektem, na co pozwalają najlepsze platformy niskokodowe dostępne na rynku rozwiązań IT dla biznesu, otrzymamy oprogramowanie DMS idealnie dostosowane do wymagań i oczekiwań współczesnych firm, których funkcjonowanie podlega nieustannym zmianom wynikającym zarówno z czynników wewnętrznych, jak i zewnętrznych, co jest jedną z najbardziej charakterystycznych cech ery cyfrowej.