Aplikacje, które pomogą Ci lepiej zarządzać czasem

Niektóre zadania zajmują nam godzinę, z innymi ociągamy się tygodniami, a o jeszcze innych po prostu zapominamy w natłoku codziennych spraw. Jeśli nie chcesz, aby umknęły ci naprawdę ważne rzeczy lub masz problemy z odpowiednim zorganizowaniem swojego dnia lub pracy zespołu, zainstaluj na swoim smartfonie lub tablecie aplikacje, które pomogą lepiej zarządzać czasem.     Każdy z nas ma inny sposób na pamiętanie o różnych wydarzeniach i rzeczach do zrobienia oraz planowanie sobie dnia. Zwykle jedno rozwiązanie stosujemy do sytuacji, gdy mamy przed sobą widmo rozpoczęcia lub dopięcia projektów biznesowych czy spotkań z kontrahentami, a drugie, gdy chodzi o poświęcenie czasu rodzinie i prywatne sprawy. Organizery, przypomnienia na telefonie, karteczki naklejane w dobrze widocznych miejscach w domu, tablice korkowe... Nie zawsze zdają one egzamin. Co zatem zrobić, aby zwiększyć swoją efektywność i szybciej uporać się z zadaniami, a także o niczym nie zapomnieć w ciągłym pośpiechu i natłoku obowiązków? Telefon lub tablet to urządzenia, z którymi praktycznie się nie rozstajemy, więc warto to wykorzystać i pobrać aplikację mobilną do zarządzania czasem.   Wunderlist Jedna z najpopularniejszych aplikacji do zarządzania czasem typu GTD (getting things done), która zda egzamin zarówno przy tworzeniu listy zakupów na rodzinne przyjęcie, listy filmów do obejrzenia, jak i organizacji pracy nad dużym projektem. Zasada działania Wunderlist jest bardzo prosta. Tworzymy listy zadań, dodajemy do nich podzadania, deadline’y (terminy wykonania), pliki (zdjęcia, dokumenty tekstowe, wideo itp.), przypomnienia czy komentarze. Do każdej listy możemy dołączyć nowe osoby, które uzupełnią ją o swoje notatki. Możesz dowolnie sortować listy, zmieniać ich kolejność, nadawać inny poziom ważności. Możemy czatować z innymi użytkownikami – rozmowa będzie widoczna przy odpowiednim wątku. Dodatkową zaletą Wunderlist jest automatyczne przypominanie o zbliżającym się terminie, hashtagi (tagowanie informacji) oraz możliwość personalizacji interfejsu poprzez wybór jednego z 8 rodzajów tła.   Todoist Ten menadżer zadań ma już ponad 4 mln zadowolonych użytkowników na całym świecie, a jednym z powodów jego dużej popularności jest szeroka dostępność. Można go zainstalować na urządzeniach z Androidem, iOS, komputerach z systemem Mac OS i Windows. Jest dostępny z poziomu przeglądarki Chrome i Firefox. Dodatkowo Todoist współpracuje z klientami e-mail: Gmail, Outlook, Thunderbird i Postbox oraz wirtualnymi dyskami - Google Drive, iCloud itp. Program działa zarówno online, jak i offline i umożliwia automatyczną synchronizację danych na różnych urządzeniach. Główną zaletą Todoist są listy zadań z podziałem na dzienne i tygodniowe, którym można nadawać odpowiedni priorytet poprzez oznaczenie ich konkretnym kolorem. Aplikacja stosuje podział na zadania przypisane do nas oraz do innych (np. zadania, które mają do zrobienia nasi pracownicy, partnerzy biznesowi, przypadające członkom naszej rodziny lub znajomym). Dzięki temu nie musimy wisieć godzinami na telefonie czy kombinować, jak znaleźć odpowiadający wszystkim termin na spotkanie, itp. Gdy ktoś doda informacje, zmieni coś w folderze, natychmiast będziemy o tym wiedzieć – dostaniemy maila lub wiadomość push. Jeśli dany projekt jest kilkuetapowy, można w ramach jednego zadania stworzyć listę podzadań. Dzięki Todoist Karma – wizualnemu systemowi monitorowania postępu (wykresy), sprawdzimy, ile jeszcze musimyzrobić. Kiedy zakończymy zadanie, odhaczamy je, a obok pojawia się informacja, że zostały wykonane. Todoist dostępne jest w wersji bezpłatnej i Premium.   Trello Ta aplikacja świetnie sprawdzi się w rękach osoby prowadzącej własną działalność gospodarczą czy potrzebującej co jakiś czas nadzorować zespół zdanie. Trello to mobilny odpowiednik whiteboardów – białych tablic spotykanych praktycznie w każdym biurze, które są pokryte karteczkami, rysunkami itp. W aplikacji tworzymy prywatne lub publiczne Boards (tablice). Pierwsze dostępne są tylko dla nas, do drugich możemy zapraszać  rodzinę, znajomych, pracowników itp. Mogą oni edytować zadanie, dorzucać coś swojego, np. zdjęcia, projekty itp. Kiedy któryś z użytkowników zmieni coś na tablicy, dostaniemy informacje o tym na maila lub w postaci powiadomienia push. Do tablic dodajemy listy, które mogą znaleźć się w sekcji „Do zrobienia” (To do), „Pracuję nad tym” (Doing) lub „Skończone” (Done). W Todoist mamy też Karty (Cards), na których możemy zapisywać wszystko. Kartkę możemy przypisać do konkretnego użytkownika, nadać jej ważność, dołączyć plik lub listę zadań, albo np. prowadzić dyskusję w formie komentarzy. Każda karta może mieć inny kolor, dzięki czemu będziemy mógli łatwo odgadnąć, co oznacza (np. czerwona – pilne). Dzięki technice drag-and-drog, aplikacja do zarządzania czasem pozwala wybrane zadania przenosić między różnymi projektami, a także sortować je według swojej kolejności.