Jak rozliczać faktury zaliczkowe?

Niektórzy przedsiębiorcy pobierają zaliczkę (lub kilka zaliczek) przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru – zazwyczaj w celu pokrycia kosztów i zabezpieczenia transakcji. W jaki sposób i kiedy rozliczyć fakturę dokumentującą przedpłatę pod względem VAT-u i podatku dochodowego?

Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?

Faktura zaliczkowa potwierdza przekazanie kwoty zaliczki (a także zadatku lub przedpłaty) na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług. Fakturę zaliczkową wystawia się po otrzymaniu kwoty od kontrahenta. W jakim terminie?

Każde środki otrzymane przez przedsiębiorcę na poczet przyszłych dostaw powodują powstaniem obowiązku podatkowego. Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym fakturowania, przedsiębiorca musi wystawić fakturę w ciągu 7 dni od otrzymania płatności, co dotyczy także otrzymanych zaliczek. Warto jednak pamiętać, że nie można ująć kilku zaliczek na jednej fakturze zaliczkowej – każda z nich jest dokumentowana odrębnym dokumentem.

Faktura zaliczkowa, oprócz standardowych danych dla faktury VAT, powinna zawierać:

• datę otrzymania zaliczki,

• kwotę otrzymanej zaliczki,

• dane dotyczące zamówienia lub umowy,

• nazwę towaru lub usługi,

• cenę jednostkową netto,

• ilość zamówionych towarów,

• wartość netto zamówienia,

• stawki i kwoty podatku

• wartość brutto całej transakcji.

Nie ma obowiązku umieszczania na takiej fakturze adnotacji „faktura zaliczkowa” lub podobnej.

Faktura zaliczkowa a proforma – istotne różnice

Fakturę zaliczkową należy odróżnić od faktury proforma (zwaną też „pro forma”), którą przedsiębiorcy również wystawiają przed faktyczną transakcją. Różnica jest taka, że proformę można ewentualnie wystawić przed płatnością, a fakturę zaliczkową wystawia się po otrzymaniu płatności. Proforma nie ma jednak w istocie znaczenia pod względem podatkowym, gdyż nie jest dokumentem księgowym (nie figuruje w żadnych przepisach). Zazwyczaj służy po prostu jako oferta handlowa, czy wezwanie do zapłaty. Jeśli wystawiona proforma zostanie opłacona, to do 7 dni od płatności trzeba wystawić fakturę – gdy zapłacona kwota to zaliczka, wystawia się fakturę zaliczkową.

Rozliczanie podatku dochodowego i VAT-u w związku z zaliczkami

Sposób rozliczania zaliczek można rozpatrywać zarówno od strony wystawcy faktury zaliczkowej (sprzedawcy), jak i odbiorcy tej faktury (nabywcy). Pierwszy z nich ma obowiązek zapłaty podatków związanych z przedpłatą, zaś drugi ma prawo do obniżenia podatków związanych z płatnością, o ile dotyczy ona transakcji w ramach ich działalności gospodarczej, zaś przepisy odgórnie nie anulują tego prawa.

Faktura zaliczkowa a powstanie przychodu i kosztu

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami z działalności gospodarczej są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane (po wyłączeniu wartości zwróconych towarów i udzielonych rabatów). Zaliczki są jednak pewnym wyjątkiem od tej reguły, gdyż mimo że dotyczą kwot należnych, nie stanowią przychodu.

Co za tym idzie, zaliczki otrzymane przez przedsiębiorcę nie zwiększają jego przychodu, a w konsekwencji nie należy ich księgować w księdze podatkowej (np. KPiR). Dopiero po zaistnieniu zdarzenia, którego dotyczy faktura zaliczkowa, czyli zakończeniu transakcji – przedsiębiorca wystawia fakturę końcową, która jest podstawą do wpisania zdarzenia do KPiR oraz zaliczenia jej wartości do przychodu z działalności gospodarczej. Faktura końcowa jest opisana poniżej.

Jak wygląda ta kwestia w przypadku kosztu? Przepisy podatkowe mówią, że kosztem podatkowym są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania (zabezpieczenia) ich źródła z wyjątkiem wydatków, których ustawa odgórnie nie uznaje za koszty podatkowe. Co prawda zapłacone zaliczki nie są wymienione w katalogu wydatków, które nie stanowią kosztów, ale mimo tego zaliczka nie jest uznawana za koszt uzyskania przychodu. Chodzi o to, że przekazane środki pieniężne nie skutkują bezpośrednim uzyskaniem świadczenia w postaci usługi lub towaru. Ponadto, jak zostało opisane powyżej, zaliczka u podmiotu, który ją otrzymał, nie jest przychodem. Nie stanowi więc kosztu podatkowego u przedsiębiorcy, który ją zapłacił.

Rozliczenie VAT-u z faktury zaliczkowej

Przepisy ustawy o VAT traktują zaliczki inaczej, niż ustawa o podatku dochodowym. Ogólna zasada dotycząca podatku VAT mówi, że obowiązek powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. I tym razem jednak w przypadku zaliczek pojawia się ważny wyjątek. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę – obowiązek podatkowy VAT powstaje z chwilą otrzymania płatności.

Przedsiębiorca, który otrzymał taką przedpłatę ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej w ciągu 7 dni od otrzymania zaliczki, a tym samym rozliczenia związanego z nią VAT-u. Podatek VAT zawarty w tej fakturze podlega rozliczeniu w okresie, w którym otrzymano zaliczkę.Np. jeśli zaliczkę otrzymano 31 stycznia, a faktura została wystawiona 3 lutego, to VAT należy rozliczyć w styczniu.

Analogicznie jest w przypadku prawa do odliczenia VAT-u. Ponieważ sprzedawca ma obowiązek rozliczyć VAT dotyczący zaliczki, nabywca ma możliwość odliczenia podatku. Przedsiębiorca, który dokonał przedpłaty na poczet przyszłej dostawy towarów i usług, powinien od kontrahenta otrzymać fakturę zaliczkową. Będzie ona podstawą do odliczenia. Termin jest standardowy – nabywca ma prawo rozliczyć VAT wynikający z faktury zaliczkowej w miesiącu (kwartale) jej otrzymania lub w dwóch kolejnych miesiącach (kwartałach).

Czym jest faktura końcowa i w jakim terminie należy ją wystawić?

Faktury zaliczkowe dokumentują przedpłaty dokonane przez kontrahenta na poczet dostawy towarów lub usług. Jeżeli suma kwot na fakturach zaliczkowych nie obejmuje kwoty całej transakcji, należy wystawić fakturę podsumowującą całe zdarzenie gospodarcze, która bywa nazywana fakturą końcową.

Oprócz standardowych danych, faktura końcowa powinna zawierać informacje o zaliczkach i pozostałej kwocie do zapłaty. W praktyce, aby taka faktura była czytelna, zawiera się na niej kwotę całej transakcji, a następnie kwoty poszczególnych zaliczek i numery faktur zaliczkowych dokumentujących je, a na końcu – kwoty pozostałe do uregulowania.

Cała kwota z faktury końcowej (wraz z zaliczkami) stanowi przychód dla sprzedawcy i koszt dla nabywcy. Natomiast w przypadku VAT, obie strony transakcji rozliczają tylko tę część VAT-u, która dotyczy nieuregulowanej części należności. Wynika to z tego faktu, że faktury zaliczkowe nakazują rozliczenie VAT, a zatem trzeba pamiętać, aby nie rozliczyć go ponownie w związku z fakturą końcową.

Co zrobić, gdy faktura zaliczkowa opiewa na 100% sumy zamówienia?

Faktury zaliczkowe wystawiane są także w sytuacji, gdy przedpłata dotyczy całej kwoty transakcji pomiędzy kontrahentami. Podobnie jak w przypadku faktur częściowych, termin na wystawienie to 7 dni od daty otrzymania zapłaty. Dodatkowo, w tym przypadku nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej.

O ile nie ma to większego znaczenia dla VAT-u (należy go rozliczyć niezależnie od tego na jaką kwotę opiewa faktura), o tyle problemem w takim wypadku pozostaje rozpoznanie momentu powstania przychodów lub kosztów. Zaliczka nie jest bowiem podstawą do ujęcia wydatku w przychodach lub kosztach – taką podstawą jest dopiero faktyczne wykonanie usługi lub dostawa towarów. A zatem, mimo wystawienia faktury zaliczkowej, w tej sytuacji przychód powstaje dopiero w okresie przypadającym na datę wykonania usługi lub dostawy towarów. Faktura zaliczkowa na całą kwotę należności powinna określać datę zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, więc tę datę należy potraktować jako termin rozliczenia.

Przedsiębiorcy powinni zwracać szczególną uwagę na momenty powstania przychodów lub kosztów przy stosowaniu faktur zaliczkowych, szczególnie tych na 100% kwoty transakcji. Zaliczenie takiej faktury w koszty według daty otrzymania, szczególnie, gdy dostawa miała miejsce w kolejnych okresach, spowoduje zawyżenie kosztów podatkowych. To z kolei wpłynie na kwotę zaliczki na podatek dochodowy. W przypadku kontroli podatkowej ujawnienie takiej sytuacji może skutkować powstaniem zobowiązania podatkowego i odsetek.

  Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.