Jak rozliczać reklamy Google AdWords?

Jako że Google AdWords to stosunkowo prosty, a zarazem skuteczny system reklamowy, wydatki z nim związane pojawiają się zarówno w wielkich korporacjach, jak i w małych, jednoosobowych firmach. Rozliczenie takich wydatków w kosztach firmowych jest jak najbardziej możliwe – pod warunkiem, że przedsiębiorca dysponuje wiedzą jak to zrobić. Reklama – typowy koszt w każdej firmie Wydatki na reklamę można rozliczać w kosztach firmowych bez ograniczeń, jeżeli tylko spełniają kryteria kosztów uzyskania przychodu. Nie ma tutaj znaczenia jakiego rodzaju jest to reklama. Może być zarówno internetowa, jak i prasowa, radiowa, czy telewizyjna. Oczywiście, każdy wydatek na reklamę będący kosztem musi być powiązany z uzyskaniem przychodu. Oznacza to, że kosztem uzyskania przychodu może być promowanie towarów i usług danej firmy. Ale gdy zakupionej reklamy nie da się powiązać z działalnością danego przedsiębiorcy, to kosztem być nie może. Rozliczamy Google AdWords w firmie – krok po kroku Google co prawda posiada biura w Polsce, ale rozliczeniami usług reklamowych zajmuje się oddział Google w Irlandii. Jest to wobec tego usługa importowana i w związku z tym rozliczanie kosztów AdWords dokonuje się nieco inaczej, niż wydatki na reklamę od dostawców z siedzibą w Polsce. 1. Rejestracja do VAT-UE jest konieczna Rozliczenie w firmie zakupu Google AdWords wymaga rejestracji jako podatnik unijny. Zgłoszenia dokonuje się za pomocą formularza VAT-R, który służy też m.in. do rejestracji jako VAT-owiec. Tutaj warto pamiętać, że firma zwolniona z VAT także musi zarejestrować się jako podatnik VAT-UE, co nie powoduje utraty statusu podatnika zwolnionego z VAT w Polsce. Rejestracja VAT-UE pozwala korzystać z numeru NIP-UE (zwanego też VAT-UE), który należy podać w ustawieniach Google AdWords, aby pojawiał się na fakturach od Google. W związku z tym, rejestracji VAT-UE trzeba dokonać zanim rozpocznie się korzystanie z reklam w wyszukiwarce. 2. Właściwe dane w ustawieniach AdWords W „preferencjach płatności” konta AdWords ustawia się sposób w jaki płaci się za reklamy (przedpłata lub płatność po wykonaniu usługi), źródło płatności (przelew, karta kredytowa), a także cel reklamy. Ten ostatni aspekt mówi o tym, czy AdWords jest używany do celów firmowych, czy też prywatnych. Oczywiście, aby możliwe było rozliczenie kosztu w firmie, cel musi być firmowy i taki należy ustawić. Oprócz tego, niezbędne jest też ustawienie danych podatnika VAT-UE, czyli „Kraj wydania EU VAT/NIP” oraz „Numer rejestracyjny EU VAT/NIP”. Chodzi tutaj o numer opisany w pkt. 1. Ustawienie właściwych danych jest szczególnie ważne z tego powodu, że jeśli użytkownik poda niekomercyjny cel konta AdWords, to Google doliczy VAT według stawki właściwej w Irlandii. Ustawienie danych firmowych pozwoli tego uniknąć. VAT rozlicza wówczas polski nabywca, co jest opisane w dalszej części tego artykułu. 3. Pobieramy fakturę z AdWords Google nie wysyła swoim użytkownikom faktur ani elektronicznie, ani papierowo, ale udostępnia opcję pobierania faktur z konta AdWords w zakładce „Podsumowanie płatności”. Faktura wystawiana jest za każdy miesiąc do 5 dnia roboczego następnego miesiąca. Na fakturze znajdują się wszystkie płatności (w przypadku przedpłat) lub żądania zapłaty (w przypadku płatności po wykonaniu usługi) z danego okresu. Fakturę od Google można rozliczyć w kosztach firmowych, ponieważ jest ona zgodna z polskimi przepisami. Oczywiście podpis, czy pieczątka nie są potrzebne do rozliczenia. 4. Rozliczamy VAT z faktury od Google W przypadku zakupu Google AdWords trzeba pamiętać także o właściwym rozliczeniu VAT-u. Dzieje się tak dlatego, że w przypadku usług importowanych, tj. świadczonych przez zagraniczną firmę dla polskiego przedsiębiorcy, VAT rozlicza nabywca (czyli polska firma). Zwykle jednak nie musi go wpłacać do urzędu ze względu na dość nietypowy mechanizm. Polska firma zarejestrowana jako podatnik VAT czynny dolicza VAT do kwoty figurującej na fakturze od Google według stawki 23% (właściwej dla usług tego rodzaju świadczonych w Polsce). Następnie, transakcję ujmuje zarówno wśród zakupów, jak i wśród sprzedaży. Dzięki temu doliczony VAT „znosi się”, czyli transakcja jest dla VAT-owca neutralna podatkowo. Oczywiście firmy, które korzystają z usług biur rachunkowych nie dokonują tej operacji własnoręcznie – wystarczy, że wręczą księgowym fakturę pobrana z konta Google AdWords, a zostanie ona właściwie rozliczona. Ponadto, podatnik nie ma obowiązku składania formularza VAT-UE (zawierającego informację podsumowującą o wewnątrzwspólnotowych transakcjach) – zakup usług od Google ujmuje tylko na deklaracji VAT, np. VAT-7. Nieco mniej korzystna sytuacja występuje w przypadku firm zwolnionych z VAT. Muszą one analogicznie doliczyć 23% VAT-u do kwoty widniejącej na fakturze od Google'a. Niestety jednak, nie mają prawa do rozliczania VAT-u od zakupów, więc opisany powyżej mechanizm „znoszący” podatek nie jest możliwy. Doliczony VAT muszą wpłacić do urzędu skarbowego wraz ze złożeniem deklaracji VAT-9M. Podatek zapłacony w takich okolicznościach może jednak stanowić koszt uzyskania przychodu. 5. Rozlicz wydatek na AdWords we właściwych terminach Powyższy mechanizm rozliczenia VAT-u należy zastosować w terminie płatności (żądania zapłaty), niezależnie od tego, czy za AdWords płaci się przedpłatą, czy też Google pobiera płatności automatycznie po wykonaniu usługi (w tym drugim przypadku żądanie zapłaty następuje wraz z  wykonaniem usługi). Natomiast termin rozliczenia kosztu (ujęcia go w KPiR), to termin wystawienia faktury za Google AdWords. Rozliczanie usług elektronicznych od firm spoza UE może być trudniejsze Zważywszy na to, że system Google AdWords jest dostępny w języku polskim oraz wystawia faktury zgodne z prawem unijnym w złotówkach, rozliczenie kosztów tego rodzaju reklamy jest stosunkowo proste. Podobnie jest zapewne w przypadku innych firm zagranicznych oferujących usługi elektroniczne z siedzibą na terenie Unii Europejskiej. Nieco trudniejsza sytuacja występuje natomiast wtedy, kiedy zakupiona usługa online, np. reklamowa, oferowana jest przez dostawcę spoza wspólnoty. Wtedy nie ma pewności, że wystawiony przez nią dokument sprzedaży spełnia wytyczne polskich przepisów. Jeśli chodzi o tę kwestię trzeba się upewnić, że faktura zawiera niezbędne elementy, w tym m.in. dane nabywcy wraz z NIP (NIP-UE nie jest konieczny, gdy sprzedawca ma siedzibę poza UE), dane sprzedawcy, opis usługi, czy też datę wystawienia oraz datę wykonania usługi, jeśli jest określona i różni się od daty wystawienia. Gdy dostawa usługi takiego dokumentu nie udostępnia, to nadal można spróbować rozliczyć koszt w firmie, ale nie ma pewności, że urząd skarbowy nie zakwestionuje go w razie kontroli. Na pewno przydatne wówczas są dodatkowe potwierdzenia, jak dowód zapłaty, czy wszelkie inne dokumenty pobrane z konta użytkownika danej usługi.   Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.