Większość przedsiębiorców może zdecydować, czy chce rozliczać podatek dochodowy i podatek VAT co miesiąc, czy co kwartał. System kwartalny nie zmienia sposobu naliczania podatku, a jedynie przesuwa termin zapłaty. Jakie zalety ma opłacanie podatków co kwartał i kto może skorzystać z takiego rozwiązania?
VAT i podatek dochodowy kwartalnie – podstawy
Zgodnie z art. 99 ust. 1 Ustawy o VAT, podstawową zasadą rozliczania VAT-u jest system miesięczny. Korzystając z niego, przedsiębiorca musi składać deklaracje podatkowe VAT-7 do 25 dnia każdego miesiąca. Nie jest to jednak jedyny sposób, gdyż przepisy dają części przedsiębiorców możliwość rozliczania VAT-u co kwartał. Osoby rozliczające się w ten sposób składają deklaracje podatkowe i dokonują płatności do urzędu skarbowego tylko cztery razy w roku, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. Istotną różnicą jest także rodzaj składanych deklaracji - przedsiębiorcy korzystający z VAT-u kwartalnego wypełniają deklarację VAT-7K lub VAT-7D.
W przypadku podatku dochodowego przedsiębiorca także może zdecydować, czy woli rozliczać się miesięcznie, czy kwartalnie. W systemie kwartalnym, zaliczki należy wpłacić do urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia każdego miesiąca następującego po danym kwartale, czyli:
- 20 kwietnia,
- 20 lipca,
- 20 października,
- 20 stycznia.
Niezależnie od stosowanych okresów rozliczania podatku dochodowego, przedsiębiorca nie wypełnia w ciągu roku żadnych dodatkowych formularzy związanych z tym podatkiem – wystarczy, że złoży deklarację roczną.
Zalety kwartalnego rozliczania podatków
Rozliczanie kwartalne VAT-u i podatku dochodowego może mieć poważne zalety. Przede wszystkim, system kwartalny sprawia, że przedsiębiorca ma do dyspozycji gotówkę, którą przy rozliczeniu miesięcznym musiałby wpłacić do urzędu skarbowego. Może ją wykorzystać w dowolny sposób.
Opłacając podatki co kwartał łatwiej jest utrzymać płynność finansową w sytuacji, w której kontrahenci spóźniają się z płatnościami. Jeśli zajdzie taka potrzeba, można nawet zaoferować klientom dłuższe terminy płatności, ponieważ istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że podatek trzeba będzie wpłacić mimo braku płatności ze strony klienta.
Zapasem gotówki można także obracać, choćby przeznaczając go na inwestycję (np. zakup dodatkowego towaru, materiałów, sprzętu firmowego). W najprostszej sytuacji zaś, pieniądze przeznaczone na podatki można ulokować na koncie oszczędnościowym lub lokacie krótkoterminowej. Jednorazowe zyski nie będą zapewne wysokie, ale w kontekście całego roku mogą okazać się znaczące.
Ponadto, kwartalne rozliczanie podatków może stanowić ułatwienie dla przedsiębiorców, których przychody i koszty rozkładają się w poszczególnych miesiącach nierównomiernie. Przedsiębiorca ma bowiem więcej czasu, aby zgromadzić faktury kosztowe (ma na to cały kwartał), dzięki czemu łatwiej zachować równowagę finansową.
Jako zaletę kwartalnego rozliczania VAT-u można także podać rzadsze kontakty z urzędem skarbowym. Deklaracje podatkowe składa się bowiem tylko 4 razy w roku, a nie 12. Oczywiście, ta kwestia dotyczy osób prowadzących księgowość samodzielnie.
Kwartalny VAT pozwala na skorzystanie z metody kasowej
Rozliczanie podatku VAT w systemie kwartalnym jest ściśle powiązane z prawem do skorzystania z metody kasowej. Innymi słowy, rozliczenie miesięczne wyklucza stosowanie metody kasowej. Kwestia ta dotyczy jednak tylko firm mających status małego podatnika (chodzi o przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT nie przekracza w ciągu roku podatkowego kwoty 1,2 mln euro).
Jak działa metoda kasowa rozliczania VAT-u? Od 2013 r. sposób ten opiera się na dwóch zasadach. Po pierwsze – gdy przedsiębiorca handluje z firmą będącą podatnikiem VAT, płaci podatek dopiero po otrzymaniu zapłaty. Po drugie – jeżeli klientami firmy są osoby prywatne lub firmy zwolnione z VAT, obowiązek podatkowy powstaje w momencie zapłaty lub dopiero po 180 dniach (wówczas nie ma znaczenia, czy zapłata wpłynęła na konto przedsiębiorcy). Taki sposób rozliczania VAT-u ułatwia funkcjonowanie firm, których kontrahenci nie dokonują terminowych płatności.
Rozliczanie miesięczne – dla kogo korzystne?
Warto jednak zwrócić uwagę na to, że niekiedy rozliczenie miesięczne także może być korzystne. Chodzi zwłaszcza o przedsiębiorców, którzy występują o zwroty VAT-u. Termin zwrotu podatku liczony jest od daty złożenia deklaracji, dlatego częstsze rozliczanie się z urzędem skarbowym pozwala szybciej otrzymać należną gotówkę.
Istotną kwestią jest także to, że kwartalne rozliczanie podatków wymaga większej dyscypliny finansowej niż miesięczne, a zwłaszcza uważnego i roztropnego planowania wydatków. Przedsiębiorca bowiem musi co kwartał zgromadzić sporą sumę, aby wpłacić ją na konto urzędu skarbowego. Rozliczenie miesięczne może być pod tym względem łatwiejsze.
Kto może rozliczać się kwartalnie?
Z możliwości płacenia podatku VAT i zaliczek na podatek dochodowy co trzy miesiące mogą skorzystać:
- mali podatnicy (kryterium dla uzyskania statusu małego podatnika podane jest powyżej),
- osoby rozpoczynające działalność gospodarczą, które nie prowadziły firmy w ciągu dwóch lat poprzedzających założenie działalności gospodarczej.
Firmy, które utraciły status małego podatnika także mogą składać deklaracje VAT co kwartał. Wypełniają wtedy co 3 miesiące formularz VAT-7D, ale kwoty podatku muszą regulować co miesiąc.
Jak wybrać kwartalne podatki podczas zakładania firmy?
Podstawowy formularz służący do zakładania firmy to obecnie CEIDG-1. W tym wniosku można wybrać zarówno formę opodatkowania, jak i okresy, w których wpłacane są zaliczki na podatek dochodowy. A zatem wyboru kwartalnego podatku dochodowego dokonuje się po prostu podczas wypełniania CEIDG-1 – w punkcie 19 przedsiębiorca zaznacza, czy chce opłacać zaliczki co miesiąc, czy co kwartał.
Nieco inaczej jest w przypadku VAT-u. Przedsiębiorcy, którzy zakładając działalność gospodarczą rejestrują się jako podatnicy VAT, muszą zadecydować, czy chcą płacić VAT co miesiąc, czy co kwartał. Jeżeli chcą skorzystać z kwartalnego systemu rozliczeń, powinni wypełnić druk VAT-R i zaznaczyć pozycję 44 punkt 1 oraz pozycję 51. Złożenie tak wypełnionego VAT-R automatycznie daje nowemu przedsiębiorcy prawo do rozliczania VAT-u co kwartał.
Przejście na podatki kwartalne
Wybór kwartalnego sposobu rozliczania podatku dochodowego w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej także jest możliwe. Dokonuje się go na tym samym formularzu, który służy do zakładania firmy, czyli CEIDG-1. Jednak
zmiany okresów za które rozliczany jest podatek dochodowy można dokonać tylko raz w roku, do 20 lutego. W tym celu należy złożyć w urzędzie miasta lub gminy odpowiednio wypełniony wniosek CEIDG-1.
Przejście na VAT kwartalny jest możliwe 4 razy w ciągu roku. W tym celu należy złożyć wniosek VAT-R z aktualizacją danych do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który po raz pierwszy dokonane będzie rozliczenie kwartalne. Przedsiębiorca powinien dobrze przemyśleć tę decyzję, ponieważ powrót do miesięcznego rozliczania VAT-u jest możliwy dopiero po roku rozliczeń w systemie kwartalnym.
Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w
Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę
zakładania firmy bez wychodzenia z domu.
Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© pzAxe)
