Obowiązki polskiego przedsiębiorcy, czyli o czym trzeba pamiętać prowadząc firmę

Polskie przepisy nakładają na przedsiębiorców liczne obowiązki formalne, które decydują o tym, czy firma prowadzona jest zgodnie z prawem. Wykonywanie niektórych formalności można zlecić biurom rachunkowym, ale zawsze pozostaną takie, których trzeba dopełniać osobiście. O czym szczególnie należy pamiętać prowadząc firmę?

Obowiązki polskich przedsiębiorców można podzielić na te, które wiążą się z opłacaniem podatków i składek ZUS oraz takie, które dotyczą właściwego sporządzania i przechowywania dokumentacji.

Obowiązki związane z podatkiem dochodowym

Przedsiębiorcy, który rozliczają podatek dochodowy na zasadach ogólnych lub korzystają z  podatku liniowego, płacą podatek dochodowy w postaci zaliczek obliczanych co miesiąc lub co kwartał. W obu przypadkach, zaliczkę należy wpłacić do 20 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie. W gestii przedsiębiorcy leży, aby do 20 dnia miesiąca zgromadzić wszystkie faktury przychodowe i kosztowe oraz wprowadzić je do KPiR. Tę czynność najczęściej zleca się biurom rachunkowym, które zwykle skracają ten termin, np. do 5 dnia danego miesiąca (aby zyskać więcej czasu na dokonanie rozliczeń).

Przedsiębiorcy mający status małego podatnika (wartość sprzedaży wraz z VAT-em nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 1,2 mln euro) mogą zmienić sposób wpłacania zaliczki na podatek dochodowy z miesięcznego na kwartalny lub odwrotnie. Tej czynności można dokonać tylko raz do roku, do 20 lutego. Najprostszy sposób przejścia, to odpowiednie wypełnienie wniosku CEIDG-1 z aktualizacją zmiany i złożenie go w urzędzie miasta lub gminy.

Czy istnieją inne obowiązki związane z podatkiem dochodowym? Obecnie nie trzeba ani sporządzać, ani składać w urzędzie skarbowym formularza potwierdzającego sposób wyliczenia zaliczki (PIT-5 lub PIT-5L). Przedsiębiorca ma jednak obowiązek drukować KPiR za dany okres, nie później niż do 20 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie. Tę czynność może oczywiście dokonywać w jego imieniu biuro rachunkowe. Szczegóły dotyczące sporządzania i przechowywania dokumentacji opisane są na końcu tego artykułu.

Obowiązki związane z VAT-em

Podczas zakładania firmy przedsiębiorca decyduje, czy chce zostać podatnikiem VAT. O zaletach i wadach bycia VAT-owcem pisaliśmy już wcześniej. Jedną z wad bycia VAT-owcem jest konieczność dopełniania dodatkowych obowiązków związanych z VAT-em.

Przedsiębiorcy będący VAT-owcami mają obowiązek opłacać VAT wyliczony na podstawie zapisów w rejestrach sprzedaży i zakupów do 25 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie. Podobnie jak w przypadku podatku dochodowego, okresem może być miesiąc lub kwartał. Różnica jest taka, że przejście z rozliczenia miesięcznego na kwartalne można dokonać 4 razy w roku – za każdym razem należy dokonać tego przed 25 dniem 2 miesiąca kwartału, od którego przedsiębiorca chce rozpocząć rozliczenia kwartalne.

Drugi niezwykle ważny obowiązek związany z VAT, to składanie deklaracji. Przedsiębiorcy wypełniają i składają w urzędzie skarbowym jedną z trzech deklaracji VAT:

• VAT-7 – dotyczy rozliczeń miesięcznych,
• VAT-7K – dotyczy rozliczeń kwartalnych – firmy ze statusem małych podatników,
• VAT-7D – dotyczy rozliczeń kwartalnych – firmy bez statusu małych podatników (deklarację VAT-7D składa się co kwartał, ale korzystając z niej, VAT należy płacić co miesiąc).

Deklaracje te należy składać w urzędzie skarbowym do 25 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie. Tego obowiązku można dokonać osobiście, pocztą lub przez Internet. Ta trzecia opcja jest szczególnie interesująca, ponieważ nie wymaga posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wystarczy podpis w postaci danych podatnika w połączeniu z kwotą przychodu z zeznania rocznego z roku o dwa lata wcześniejszego, niż rok, którego dotyczy składana deklaracja (np. dla deklaracji składanych w 2013 roku podaje się przychód z 2011 r.). W związku z VAT-em, należy także drukować i przechowywać rejestry zakupów i sprzedaży.

Zarówno sporządzanie dokumentacji związanej z VAT, jak i składanie deklaracji, można zlecić księgowym z biura rachunkowego i jest to częsta praktyka.

Składki ZUS trzeba opłacać co miesiąc

Każdy przedsiębiorca musi opłacać składki ZUS – nie może z nich zrezygnować i zdecydować się na usługi innego ubezpieczyciela. Obowiązkowej rejestracji w ZUS-ie należy dokonać w momencie uruchomienia działalności, składając formularz ZUS ZUA/ZZA. Natomiast składki ZUS należy opłacać w następujących terminach:

• 10 dzień miesiąca za miesiąc poprzedni – przedsiębiorcy opłacający składki tylko za siebie,
• 15 dzień miesiąca za miesiąc poprzedni – przedsiębiorcy opłacający składki za siebie i swoich pracowników.

Terminy te dotyczą zarówno przedsiębiorców na pełnym ZUS-ie, jak i tych, którzy opłacają tzw. mały ZUS – składki są wówczas obniżone o kilkaset złotych. Prawo do „małego ZUS-u” mają tylko ci przedsiębiorcy, którzy nie prowadzili firmy w ciągu ostatnich 5 lat i nie współpracują z firmą, w której pracowali na etacie w tym samym roku podatkowym lub w poprzednim. Preferencyjne składki ZUS można opłacać przez 24 pełne miesiące.

Oprócz tego, po pierwszym pełnym miesiącu prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca musi złożyć także deklarację ZUS DRA. Na jej podstawie określane są kwoty składek ZUS do zapłaty. ZUS DRA trzeba złożyć w terminie płatności składki. Osoby zatrudniające pracowników składają ZUS DRA co miesiąc, zaś pozostali przedsiębiorcy jednorazowo, o ile chcą opłacać najniższe możliwe składki ZUS.

Jak przechowywać dokumenty księgowe?

Dokonywanie rozliczeń i terminowe opłacanie podatków oraz składek ZUS to nie koniec obowiązków. Oprócz tego przedsiębiorca musi dbać o posiadanie poprawnej dokumentacji oraz właściwe przechowywanie jej.

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać następujące dokumenty (w taki sposób, aby w razie kontroli móc je udostępnić urzędnikom):

-        faktury przychodowe i kosztowe,

-        inne dokumenty kosztowe, np. dowody zapłaty, wyciągi z kont bankowych, itp.,

-        dokumentację kasy fiskalnej, w tym paragony i raporty dobowe,

-        dowody wewnętrzne przychodowe i kosztowe,

-        deklaracje VAT (np. VAT-7 – opisana powyżej),

-        rejestry VAT zakupów i sprzedaży,

-        ewidencję środków trwałych i / lub wyposażenia,

-        ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę),

-        oświadczenia (np. o przeniesieniu środka trwałego do majątku prywatnego).

Dokumenty te trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym zostały wystawione. Część dokumentów można przechowywać w formie elektronicznej (np. faktury), ale w trakcie kontroli urzędnicy mogą poprosić o ich wydrukowanie, więc przedsiębiorca musi brać to pod uwagę.

Oczywiście, biura rachunkowe przejmują odpowiedzialność za sporządzanie i przechowywanie dokumentacji, o ile zakres usługi księgowej to obejmuje. W związku z tym, klienci biur rachunkowych spisują niekiedy pełnomocnictwa z księgowymi, na mocy których  w razie kontroli podatkowej, urzędnicy zgłaszają się do biura rachunkowego, a nie do przedsiębiorcy.

Trzeba jednak pamiętać, że mimo tego to właściciel firmy odpowiada za poprawność posiadanej dokumentacji. Co za tym idzie, w razie zmiany biura rachunkowego, przedsiębiorca musi samodzielnie zadbać o odzyskanie dokumentów oraz sprawdzić, czy dokumentacja jest kompletna.

Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu. Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© bzyxx)